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La transformación digital en la gestión de aprovisionamiento

En un mundo donde constantemente estamos bombardeados por información digital, la inteligencia artificial, machine learning y el metaverso; es obvio que los procesos cotidianos se van a ir integrando a esta tendencia. 

La integración de la gestión de aprovisionamiento al mundo digital es un hecho que venimos viendo desde hace unos años atrás. El requerimiento de que las soluciones tecnológicas se ajusten cada vez más a las necesidades del consumidor, mejoren la eficiencia de la gestión y se trabaje mejor en equipo son claves, considerando además que se necesitará menos personal.

Integración de avances tecnológicos

La inteligencia artificial (IA) ha existido durante décadas y se utiliza en un amplio rango de industrias, sus mejoras hacen que cada vez sea más fácil que realice tareas de manera autónoma y aprenda en el proceso.

El uso de la IA en la cadena de aprovisionamiento permite un seguimiento automatizado, a la vez que se reducen los errores y se optimiza el flujo de la cadena. La IA se apoya en machine learning, lo que le permite aprender y poder tomar decisiones sin la guía de un ser humano.

Y si agregamos blockchain, tendremos transacciones más rápidas, más transparentes, con un entorno de seguridad mucho más alto y con un costo más bajo.  La blockchain tiene capacidad de verificar contratos inteligentes por sí misma, no sorprende por qué está conquistando la industria de la cadena de suministro y compras. Es una de las tecnologías actuales más progresivas.

¿Cómo hacerlo?

La transformación digital de la gestión de aprovisionamiento no se logra de la noche a la mañana. Se debe tener el compromiso de los grupos de interés para que el cambio se haga realidad. Y tomar en consideración las siguientes variables:

  • Definir el modelo que más se ajuste a la industria en que participamos.
  • Asegurarnos de que la estrategia definida encaje con la de la empresa. 
  • Contar con el compromiso de los grupos de interés.
  • Tener el soporte tecnológico adecuado.

Desarrollar una estrategia digital sólida se ha convertido en una necesidad y la clave del éxito en las compras.

Para concluir, a medida que se eficientizan los procesos productivos los beneficios para las empresas son notables. Los procesos son más transparentes y sus costos significativamente más bajos. La transformación digital nos reta como profesionales de compras a desarrollar nuevas habilidades, a integrarnos al mundo de la tecnología y poder ser administradores eficientes de este proceso, que ya es parte de las empresas.

El abastecimiento circular

Como vimos en el artículo anterior, el abastecimiento circular es una de las tendencias que se repite para este 2023. Vamos a aprender mientras contestamos preguntas relacionadas a esta nueva forma de manejar la cadena de abastecimiento y de hacer negocios. Que quizás no es tan nueva pero está marcando un nuevo rumbo por sus beneficios.

¿Qué tiene de especial esta tendencia que se mantiene?

La permanencia de esta tendencia en la gestión de compras y por ende en la cadena de abastecimiento, se debe a que se enfoca un ciclo continuo de uso de los materiales. Esto fue impulsado básicamente por el incremento continuo de los costos de los materiales. Por esta razón, es cada vez más importante que sus productos sean casi en su totalidad reusables. Creando así una reducción de la volatilidad relacionada a la disponibilidad de materia prima y componentes, así como también mantener los costos controlados.

¿Cuáles son los beneficios que presenta esta tendencia en los procesos asociados a la gestión de compras? 

La resiliencia destaca como una de las cualidades de las cadenas de abastecimiento que siguen este modelo. El abastecimiento circular elimina los desechos, reduce la contaminación y asegura el uso continuo de los recursos a nuestra disposición. Es un proceso sostenible, que garantiza el uso del material, componente o producto aun después de haber cumplido con su vida útil. 

En un sistema de abastecimiento circular los productos, componentes o materia prima se rediseñan, reúsan, reparan y reciclan con la finalidad de reducir el uso de material virgen o componentes nuevos. Esto impacta directamente la sostenibilidad del negocio.

 ¿ Cómo se benefician las empresas aplicando esta tendencia?

Cuando manejamos un sistema de abastecimiento circular, el proveedor nos acompaña en el proceso. Esto permite que podamos negociar mejor los términos y condiciones de los materiales. Podemos generar una reducción de costos por el uso de menos material virgen y el reciclado de los materiales y productos que ya agotaron su ciclo. Así como repararlos y volverlos a colocar para venta a un precio menor.

El impacto en el medio ambiente y en el agotamiento de los recursos vírgenes es en mi opinión en mayor beneficio. Debemos cuidar el planeta y sus recursos porque son finitos.

¿Cuáles estrategias propone esta tendencia?

El abastecimiento circular propone tres estrategias, según un artículo de Harvard Business Review. Estas no aplican para todos los negocios, sin embargo es bueno conocerlas y se las describo a continuación.

Conservar la propiedad del producto, donde se cambia el enfoque de venta del producto por el alquiler del mismo. Garantizando que al final de su uso el cliente lo retornara. 

Extender la vida útil del producto, este enfoque está orientado a la creación de productos  con una mayor duración a la general, abriendo así las posibilidades al mercado de productos usados. 

Diseñado para el reciclaje, los fabricantes que aplican esta estrategia buscan maximizar la recuperabilidad de los materiales involucrados para su uso en nuevos productos.

Como profesionales de la gestión de compras es importante que estemos claros que no todo lo que está en tendencia aplicará a la industria en la que estemos participando. Hay empresas que son exitosas aplicando este modelo, para otras simplemente no funciona. Y ahí está lo interesante en lo diferente, en la distancia entre una industria y otra, y en esa inquietud incansable del ser humano de ser y hacer las cosas de la mejor forma posible.

Tendencias de aprovisionamiento 2023

Uno de los afanes del ser humano es predecir el futuro, ese deseo de adelantarnos a los acontecimientos y prepararnos para una adecuada respuesta o reacción. Los cambios constantes y agudizados que nos han dejado los últimos tres años se mantienen, y con ello la necesidad de prepararnos ante lo desconocido. 

Dentro de las tendencias claves de la gestión de aprovisionamiento para este 2023, se repiten algunas tendencias del 2022 como veremos a continuación:

El abastecimiento circular

Esta tendencia que se repite para este año, nos enfatiza el reemplazo del sistema lineal de abastecimiento por el circular en atención a mejorar la sostenibilidad, los costos y reducir el desperdicio. Ayuda a los negocios a mejorar el gasto de los materiales y estar de esta forma, más cerca de alcanzar sus metas de sostenibilidad.

A esto se suman las reglas gubernamentales que son cada vez más estrictas en lo que se refiere al reciclaje y al manejo de desechos sólidos. De igual manera, el cliente está cada vez más informado sobre los productos que utiliza y muestra cada vez más interés en cómo se fabrican los mismos y que desechos generan.

El abastecimiento circular permite al manufacturero  responder más rápido a los requerimientos y reclamos de los clientes, a la vez que los productos mantienen su máxima utilidad y valor.

La transformación digital en la gestión de aprovisionamiento

Ya sea por el uso del internet de las cosas, de un software de manejo de las relaciones con los proveedores, del manejo de contratos, del análisis de datos, entre otros. Lo que se busca con esta transformación digital es reducir los tiempos de procesamiento, minimizar los márgenes de error y hacer el proceso de aprovisionamiento mucho más eficiente.

En estos tiempos las empresas requieren una gestión de aprovisionamiento digitalizada, a fin de que las soluciones estén más cerca de lo que quiere el consumidor, que mejoren la eficiencia del negocio y permitan una colaboración más estrecha con los grupos de interés internos, a la vez que requieren menos personal para su ejecución.

Sostenibilidad

En este año las palabras deben pasar a la acción en lo que se refiere a sostenibilidad. Este proceso inicia con la evaluación de los proveedores y más visibilidad en los proveedores de primer y segundo nivel, para garantizar que las prácticas de sostenibilidad se mantengan en todos los proveedores.

Las necesidades y los  comportamientos de los consumidores son más diversos que nunca. Por ello es importante elegir proveedores que se preocupen por la sociedad y el medio ambiente, que tengan objetivos de sostenibilidad definidos a largo plazo. El consumidor quiere ver el impacto de sus compras y entregas y poder tomar la mejor decisión al respecto.

Empatía en la negociación

Los días en que solo una de las partes obtiene el mayor beneficio en una negociación se acabaron. Para tener negociaciones exitosas hay que tener empatía, ponerse en el lugar del otro, conocer y entender el proceso de manufactura del proveedor y hacer peticiones justas.

El estilo de negociación empático permite conocer el punto de vista de la otra parte. Si conoce los valores de su proveedor, qué lo impulsa, qué quiere lograr y cuáles son sus intereses y valores fundamentales, obtendrá mejores resultados en su negociación.

Todos queremos ser escuchados más hoy en día, ocúpese de conocer a su proveedor y su representante para tener una mejor idea de como irá la negociación. Tome tiempo para pensar y hacer preguntas acertadas, luego reafirma su postura y encuentren un punto favorable para ambos.

El nuevo rol del CPO (Chief Procurement Officer)

Como todo cambia, este rol no es la excepción. La gestión de aprovisionamiento ya no es operativa, es estratégica. Es una función que ayuda a dar forma al negocio, especialmente en tiempos difíciles.

La pandemia dejó al descubierto las debilidades de las empresas en sus procesos, políticas, cadenas de suministro y resiliencia. El rol del CPO debe enfocarse en impulsar la innovación tecnológica para mejorar la confiabilidad, la transparencia y la eficiencia en las cadenas de suministro.

Deben estar más centrados en crear actividades de valor agregado que generen oportunidades para el desarrollo comercial, a la vez que se prepara para el futuro.

A estas tendencias podríamos continuar agregando muchas más, dependiendo de la industria que se mire. El mundo sigue su curso de cambios, mientras el ser humano demuestra su capacidad de reinventarse y la resiliencia de seguir adelante. Nos toca a cada uno seguir desaprendiendo,  aprendiendo y adaptándonos a los retos que nos presenta el camino.

Tendencias de compras para 2022

No hay nada constante, aun así, nos arriesgamos a predecir el futuro. Aunque no sin haber calculado el riesgo. En los últimos dos años lo único predecible e impredecible a la vez ha sido la pandemia. Sin embargo, los cambios que ha traído consigo me atrevo a decir que nos han sorprendido a todos. Sobre todo, en la demostración de que el ser humano es resiliente, adaptable y un luchador incansable.

El área de compras siempre en constante evolución presenta más retos y cambios que nunca. Veamos algunas de las tendencias que esperan algunos expertos para este 2022.

 El abastecimiento circular – Donna Wilczek, SVP Strategy & Innovation, Coupa Software

Con la necesidad de manejar negocios sostenibles, es cada vez más importante que las empresas se enfoquen en la reutilización de bienes y materiales al máximo. Sacar el máximo provecho a las cadenas de abastecimiento en pos de ayudar al planeta. El abastecimiento circular presenta un reto en sí mismo ya que hay limitación para dar seguimiento y ubicar materiales alternativos o de reciclaje en el momento de reabastecernos.

El trabajo conjunto entre desarrolladores de softwares y clientes es clave para que el abastecimiento circular sea algo normal dentro de la gestión. La exposición de eventos y dar a conocer la comunidad empresarial que maneje productos reutilizados es clave. La circularidad más que una tendencia impulsará las empresas e impactará su rendimiento y rentabilidad.

La transformación digital en compras – Jack Macfarlane, CEO and Founder of DeepStream

Necesitamos respaldar un proceso de abastecimiento más ecológico. Una forma de lograrlo es la transformación digital, considerando las siguientes como las más importantes: integrar API’s a las tecnologías actuales, el aprendizaje automático/IA para aprovechar la data de la red; y los productos basados en el usuario.

 Si vamos brevemente sobre cada una podemos decir lo siguiente:

  • Las API’s ofrecen tecnología holística para los usuarios empresariales. Ofrecen un valor tangible al integrarse con empresas afines que priorizan el producto y ofrecen una experiencia integral.
  • Las técnicas de aprendizaje automático que aprovechan los datos de la red están avanzando. Esto tiene un impacto crítico en la capacidad del software para dividir datos no estructurados en campos observables.
  • La tecnología que se enfoca en la experiencia del usuario en lugar de una funcionalidad alta (y a menudo redundante). La filosofía que impera es la facilidad de uso del software.

Tiempo de vigencia de contratos – Andy Wishart, CPO, Agiloft

La disponibilidad de un software que gestione el tiempo de vigencia de los contratos se establecerá como una función crítica para el negocio en la empresa. Impulsar la eficiencia de las adquisiciones, al tiempo que mejora el compromiso con los proveedores y las partes interesadas clave del negocio para mejorar los resultados y reducir el riesgo. 2022 también verá el auge de las operaciones de contrato profesionales, ya que se necesita una nueva generación de profesionales internos para manejar los procesos y la tecnología utilizados para gestionar los contratos y la información que ofrecen.

Blockchain – www.procurementtactics.com

Los profesionales de la cadena de suministro y adquisiciones continuarán experimentando con blockchain en 2022. La tecnología promete proteger la información confidencial y mejorar la transparencia de la cadena de suministro, al mismo tiempo que reduce las interrupciones y brinda un servicio más confiable al cliente final. Aun así, el uso de blockchain se mantendrá sólo como una prueba de concepto.

Manejo de contingencias – www.procurementtactics.com

Seguimos en pandemia y no luce que vaya a irse a ningún lado en 2022, tenemos que vivir con ella. Si bien los expertos creen que el año aún está lejos de que la economía mundial vuelva a su fase normal, las empresas de adquisiciones continúan realizando planes de contingencia y reuniones para evitar cualquier forma de crisis durante los procesos de contratación.

Globalización de la fuerza laboral y desafíos – www.procurementtactics.com

Dado que las empresas aún prefieren el trabajo remoto en la actualidad, la fuerza laboral tradicional está llegando a su fin lentamente. Las empresas pueden esperar cambios importantes en el componente laboral de la mayoría de las cadenas de suministro. Un estudio predijo inicialmente que el 80 % de los fabricantes tendrían operaciones en varios países para 2020. Sin embargo, con la pandemia, este crecimiento puede haberse visto afectado y tal vez retrasado algunos años.

La escasez de empleados que trabajen en la división de logística también seguirá siendo un problema. La causa raíz es de alguna manera la falta de interés en estos trabajos. Por lo tanto, también existe la expectativa de que las empresas ofrezcan más beneficios a los gerentes de almacenes y cadenas de suministro.

Para concluir, podemos afirmar que hay muchas más tendencias. Mismas que serán definidas por la industria en la que se participe. Lo común a todas, la pandemia del COVID que ha venido a cambiarnos la salud, la vida, las empresas, la economía y la forma de ver el mundo. La ventaja, la resiliencia del ser humano y su capacidad de adaptarse y cambiar.

Cuídense mucho y manténganse sanos.

¿Qué lenguaje de compras hablas?

¿Cuál es tu lenguaje de compras? En una conversación con uno de los miembros de mi equipo surgió esta pregunta y sumado a esta… otras. Muchas veces tenemos problemas de comunicación y nos quejamos porque no nos comprendemos. En este punto el mensaje no llega, entonces surgen la frustración y el disgusto. Asumimos respuestas y leemos cosas entre líneas que no necesariamente son ciertas.

Como en todo, entendemos y respondemos como somos. Las preguntas llegan con respuestas erradas y se generan situaciones que retrasan la resolución de oportunidades. Para mí fue un momento “Ajá”, porque verbalice algo que ya sabía. Para que la comunicación fluya debemos ser capaces de hablar el mismo lenguaje.

¿Hablas tú el lenguaje del proveedor?

Cada industria maneja sus palabras propias, cada una define acrónimos con significados particulares. Más aun cada empresa tiene una jerga interna que es desconocida para los de fuera.

Así mismo cada proveedor maneja un lenguaje técnico asociado a su industria. Lenguaje que será tan complejo como el proceso productivo del que se trate. Y que varía dependiendo del área con la que se interactúe a lo interno del proveedor.

Procesos productivos con diferentes nombres, métricas distintas, lenguaje de calidad diferente, uso de múltiples unidades de medida. Para mencionar solo algunos de los retos que son intrínsecos del proceso. Si a eso le pones las emociones de los individuos… pues definitivamente el reto es mayor.

¿Eres multilingüe en compras?

Hello… habla español :). Pues es tan importante como ser multilingüe en varios idiomas.

Cuando en una conversación con tu proveedor ajustas tu lenguaje al suyo la comunicación cambia. Hay una mayor disposición de parte del proveedor a buscar soluciones, los procesos de negociación son más fluidos y se crea una base para una relación de negocios más sólida.

De parte del proveedor hay una sensación de satisfacción porque ve tu interés en su proceso. Hay más cautela al momento de hacer promesas o compromisos. Y el proveedor sabe que debe justificar mejor cualquier requerimiento. Solo porque hablas su idioma.

De parte del comprador se siente una confianza dada por el conocimiento. La seguridad de tener la capacidad de negociar tiempos, procesos y precios. Así como también el poder aportar ideas o comentarios de mejoras a los procesos del proveedor.

El camino al éxito tiene sus bemoles. Crecer como profesional requiere el deseo genuino de crecer y evolucionar. No se crece haciendo más de lo mismo. Que no es fácil, si lo sabré yo. Cuando me dicen usted sabe mucho, no cuantifica el significado de ello.

Despertar cada día con la intención de ser mejor persona, de evolucionar y de aprender requiere compromiso. Modificar conductas y cambiar hábitos cuesta. Yo asumí el reto… Y tú, ¿estás dispuesto a comprometerte contigo?

La gestión de compras y el COVID-19

Mucho se ha hablado sobre este tema y lo que vengo a decir no es nada nuevo. La afección de la salud, el confinamiento y el cierre de fronteras han creado caos. Mismo que se ha reflejado a lo interno de los hogares, los gobiernos y las empresas. Y no es diferente en la gestión de compras.

Un cese de operaciones forzado ha puesto en jaque a las economías de los países del mundo. Y con estas a los empresarios de todos los tamaños e industrias. Todo lo que no impacta el sector salud ha pasado a un segundo plano. Excepto la gestión de compras, que recibe en este momento una presión adicional a la acostumbrada.

Y aun los que han logrado mantener sus operaciones activas, se enfrentan a la pérdida de mano de obra afectada por el virus. La disrupción en la cadena de abastecimiento impactada en todos los sentidos.

¿Cuál debe ser el enfoque de la gestión de compras?

En este tiempo se hace mucho más crítico en la gestión de compras enfocarse en lo siguiente:

Mantener comunicación constante con el proveedor

A fin de manejar tiempos de respuesta reales. En este tiempo el comprador debe interesarse no solo por su material; sino por la gestión humana, por las restricciones asociadas al confinamiento y los cierres de frontera.

Monitorear las implicaciones de las restricciones impuestas

En los países de sus proveedores y en el suyo propio. Ya que su gestión se puede ver afectada por la suspensión del tráfico comercial desde y hacia países con alta incidencia de casos de COVID.

Gestión de pagos a sus proveedores

En vista de las limitaciones que afectan la productividad. Es importante que no limitemos la capacidad de pago, si estamos en una posición que nos permita seguir cumpliendo los compromisos financieros adquiridos. Con una gestión de pagos a tiempo, estamos contribuyendo a que empresas más pequeñas puedan seguir operando y superar este tiempo de incertidumbre.

Sincerar los tiempos de entrega

Con las restricciones y limitaciones en personal, y con tiempo hábil de producción. Es importante que a lo interno de nuestra organización manejemos las expectativas para evitar retrasos en producción.

Apoyarnos

En este tiempo de incertidumbre debemos cuidar y cuidarnos. Demostrar empatía y calidez en nuestras relaciones interpersonales es en este momento crucial. Ya que más allá de la gestión comercial que nos une, somos seres humanos cuya vulnerabilidad está más expuesta que nunca en este momento.

En este tiempo sé positivo, optimista, escucha más, comunica más. En este momento de tu gestión de compras lo que marcará la diferencia es el manejo de tu relación interpersonal. Es transmitir calidez y preocupación por alguien que quizás nunca has visto, que no conoces… y que sin embargo es tan humano como tú.

Esperemos que de esta crisis salgamos más fortalecidos como personas y como profesionales. Recuerda que, aunque tu gestión sea impecable, el recuerdo siempre serás tú como persona.

#quedateencasa #staysafe

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