Auditorías a proveedores

Las auditorías a proveedores nos ayudan a reducir los riesgos que pueden existir en los procesos internos del proveedor. Este proceso busca garantizar que el proveedor cumpla con los requerimientos de los productos o servicios que se le solicitan. Y que en ocasiones están asociados a certificaciones y estándares similares a los de la empresa que los audita.

Los procesos de auditoria exigen al proveedor que provea acceso al cliente a sus records de producción, controles de calidad, trazabilidad, manejo del producto o servicio ofrecido y gestión medioambiental. La auditoría será más o menos estricta dependiendo de la industria en la que se participe.

La periodicidad de las mismas estará asociada al nivel de criticidad de los productos o servicios ofrecidos. Por tanto, pueden programarse anualmente o cada tres años según se requiera. De igual forma, la periodicidad puede variar de presentarse situaciones de calidad o servicio recurrentes.

A continuación veremos la diferencia entre las auditorias físicas, las auditorias de escritorio y los cambios de estatus en proveedor. Considerando que un proveedor puede ser aprobado, rechazado o colocado en prueba.

Auditorías Físicas

Las auditorias físicas se requieren para todo proveedor nuevo de materiales críticos. En la auditoría inicial se validan las certificaciones del proveedor si las tiene. Se evalúan sus procesos de manera detallada y se compara la ejecución física con la que indica su manual de calidad. Estas auditorías requieren un recorrido por la planta de producción o el área de servicios de parte del auditor, previo a la validación de documentos.

En estas auditorías se evalúa todo el proceso del proveedor, desde el recibo de materia prima y componentes, producción, empaque y despacho. Dependiendo de los estándares de calidad que tenga el proveedor, se exigirán más o menos evidencias como soporte a la auditoria. La duración de las mismas puede tomar uno o dos días, a menos que el proceso requiera mas tiempo.

Auditorías de Escritorio

Las mismas se realizan como su nombre lo indica vía electrónica, sin interacción física entre el cliente y el proveedor. Este tipo de auditorías se realiza para productos o servicios que representan niveles de riesgo bajo para el producto o servicio que recibimos del proveedor. Para proveedores de productos o servicios críticos, no puede hacerse para la primera aprobación del proveedor. Sin embargo una vez aprobados, la siguiente auditoria puede manejarse bajo este esquema.

Este tipo de auditorías se puede aplicar a productos de empaque, manejo de servicios y a consultores. Se toma como parámetro para validar la aplicación de las mismas el desempeño del proveedor para entregas a tiempo y nivel de defectos. Ante casos de faltas recurrentes a cualquiera de estos indicadores, este tipo de auditoria queda descartada y se procede con la auditoria física.

Estatus del proveedor en la auditoria

Aprobado – en este estatus el proveedor pasa a formar parte de la lista oficial de la empresa de proveedores aprobados. En el caso de empresas con presencia global, esta lista permite a otras localidades utilizar el proveedor sin tener que realizar procesos de auditoria y validación de proveedores independiente.

Rechazado – en este estatus el proveedor no entra a la lista de proveedores aprobados. Si por alguna circunstancia ya teníamos una relación con el proveedor, se le notifica, se cubren los pendientes y se inactiva el proveedor o se saca de la lista. Para cambiar el estatus hace falta completar el proceso de auditoria física.

A prueba – este estatus se asocia a la cantidad y tipo de observaciones encontradas en la auditoria. Así un proveedor con una observación mayor cae automáticamente a prueba por un periodo de seis meses. Hasta que corrija la observación, de no hacerlo queda fuera de la lista de proveedores aprobado. Con observaciones menores se debe enviar un plan de acción y el tiempo de cierre depende de la constancia de las acciones.

Para concluir, las auditorías a proveedores son parte importante para tener una base de suplidores certificados. Donde el cumplimiento de procedimientos se lleve a cabo según lo establecido. Esto para garantizar que nuestros productos, componentes o servicios cumplan con los requerimientos y expectativas de nuestro cliente final.