Wendy Nunez

La comunicación efectiva entre la empresa y el proveedor es crítica. Cuando asumimos el rol de cliente, olvidamos en ocasiones lo importante que es la relación entre la empresa y los proveedores. Como cualquier relación, la comunicación es la clave del éxito. Hablar con los proveedores de la manera correcta puede cambiar la calidad de esa relación, y afectar la relación de negocios.

Cuando se trata de mejorar el rendimiento de los proveedores, la comunicación tiene una importancia primordial. La mejora de la relación a través de la comunicación efectiva producirá un aumento los niveles de servicio y la satisfacción de los interesados. Por tanto, el comprador debe potenciarse a sí mismo a través de una negociación más efectiva. Que esté basada en una comprensión de las diferencias entre los enfoques de negociación competitiva y de colaboración.

Para lograrlo debe tener en cuenta lo siguiente:

Estar informado

La información es la clave para negociar descuentos, discutir inquietudes o saber qué preguntas hacer. Cuando hable con su proveedor, necesita saber dónde se encuentra su empresa y la mayor cantidad de información posible sobre el producto o servicio que tiene su proveedor.

Hablar directamente

Establezca el tono para la relación. Siempre recuerde que está hablando con una persona y cada interacción afectará las conversaciones futuras. Maneje un lenguaje prolijo, sea cortés y sea honesto.

Pregunte

El no saber algo y demostrar interés por aprender es bueno. Reconozca la experiencia de sus proveedores, quien mejor que ellos para enseñarle. Si está informado sobre lo que necesita, puede solicitar información sobre cómo el proveedor puede satisfacer esa necesidad.

Dele tiempo a su proveedor para responder

Cuando se formulan preguntas con cierto nivel de complejidad no se esperan respuestas inmediatas. Usted no quiere equivocarse, pues su proveedor tampoco. Para hacer bien su trabajo, usted necesita información precisa, así que no presione a sus proveedores para que lo hagan.

Cubrir el tema del dinero.

Esté abierto con sus proveedores sobre cuándo paga las facturas, cómo paga las facturas y por qué una factura está vencida si es así. Uno de los temas más delicados puede ser el dinero, así que asegúrese de abordar el tema con anticipación.

Establecer expectativas claras

Es difícil complacer a alguien cuando no se sabe lo que quiere. Ayude a sus proveedores a servirle mejor haciendo conocer sus expectativas. Dejar claro desde el principio lo que se espera ahorra tiempo.

Abordar los problemas

Dependiendo del tamaño del negocio de su proveedor, es posible que no se les haya informado que algo salió mal. Si no está satisfecho con la forma en que se manejó un pedido o la calidad del producto en un envío en particular, un buen proveedor desea saberlo. Los procesos productivos no son perfectos y las situaciones de producción son normales.

No pidas lo imposible

Si su proveedor generalmente tiene un plazo de entrega definido, no actúes de forma sorprendida cuando no puedan completar el mismo pedido antes. Pedir lo imposible con frecuencia nos expone, nos hace lucir desorganizados y nos hace perder credibilidad.

Reconozca

Cuando hable con sus proveedores, dígales cuándo sus productos o servicios impactaron positivamente los resultados. Este tipo de afirmación les ayudará a saber cómo continuar sirviéndole mejor.

Devolver llamadas y correos electrónicos

Asegúrese de responder a las llamadas y correos electrónicos de su proveedor de manera oportuna. Si los contesta de inmediato, será más probable que le muestren la misma cortesía. De igual forma si hay una oportunidad no se esconda. Su proveedor actuara en consonancia.

Sentido del negocio al hablar con los proveedores

Construir relaciones sólidas en los negocios es fundamental para el éxito. Hablar con los proveedores de la manera correcta ayudará a fortalecer esa conexión. Comprenda que la relación con los proveedores va en ambos sentidos. Usted como cliente apoya a su empresa y ellos, como su proveedor, contribuyen al éxito de la suya.

Para finalizar, podemos decir que nos necesitamos mutuamente. Que la forma de comunicarnos crea una relación. La cual debe ser positiva para ampliar nuestra red y generar más oportunidades.

Cuando se busca agregar valor a la cadena de abastecimiento, la gestión de compras es un área crucial. Es desde aquí donde se inicia un proceso que impacta toda la cadena. Una gestión apropiada de la misma no solo asegura el precio correcto, sino que optimiza el flujo de la cadena de abastecimiento.

Asegurar la eficiencia del proceso de compras crea una reacción positiva dentro de la organización. Se espera que el proceso cree un valor comercial significativo. Debemos asegurar nuestra posición como socios estratégicos de nuestros proveedores. Y en la empresa, como guardianes de los requerimientos de nuestros grupos de interés.

A continuación les comparto siete maneras en que podemos impulsar la eficiencia en nuestros equipos y en nuestra labor diaria:

Piensa cuidadosamente antes de comprar

Reducimos costos al comprar… ahora bien generar ordenes por cada necesidad no significa que estemos reduciendo nada. A menudo significa lo contrario. Solo validar continuamente los usos, la frecuencia y confirmar con el usuario hace que las compras sean eficientes.

Por tal razón en compras recurrentes recurrimos a contratos u órdenes abiertas. Estas permiten asegurar el precio, optimizar la producción en proveedor y calendarizar las entregas.

Construya buenas relaciones con sus proveedores.

Rodéese de proveedores confiables. Construya y mantenga buenas relaciones con su proveedor, sea justo en su gestión. Solo así recibirá apoyo de su proveedor cuando lo necesite. Esto hace que el proceso fluya y que el proveedor se convierta en su aliado. Recuerde que él es el experto en su industria y puede ayudarnos a mejorar nuestros productos.

Maneje procesos de negociación justos, detallados y directos. Colabore con el proveedor para mejorar costos. Deles la oportunidad de hacer propuestas de mejora del producto o de los procesos.

Expanda su red

Involucre a su grupo de interés interno, su retroalimentación es clave. Los aportes de otros departamentos amplían la perspectiva de los proveedores y hacen que los proyectos se completen más rápido. La creación de relaciones cercanas en toda la organización acelera los procesos, genera confianza y aumenta la eficiencia.

Con tantas nuevas herramientas de comunicación, involucrar a otras personas es más fácil que nunca. Tener una plataforma que permita a todos comunicarse acelerará el proceso y se asegurará de que todas las personas adecuadas estén incluidas.

Usa tus habilidades analíticas para tomar las decisiones correctas

La planificación de proyectos, examinar a los proveedores y las ofertas. Y luego pasar al proceso de negociación requiere habilidades analíticas de primer nivel. Tener una perspectiva completa de cada parte del proceso mantiene a los proyectos en marcha y a las finanzas bajo control. Tener un proceso de análisis definido hará que la recopilación de métricas y los informes sean simples y efectivos.

Afina tus habilidades de negociación

Parte de desarrollar buenas relaciones es negociar bien. Hacer un buen trato para tu organización mientras se mantiene contentos a los proveedores puede ser bueno. Sin embargo, desarrollar estrategias para hacer felices a ambas partes es vital para ser eficiente.

Las negociaciones en ocasiones implican un contrato, lo que significa enviar por correo electrónico documentos. La implementación de un sistema de gestión de contratos hará que la negociación sea mucho más sencilla, ya que ahora todos pueden editar y comentar en un solo lugar.

Piensa globalmente

La economía de hoy es global. A menudo, las mejores ofertas en el negocio se encuentran en un lugar inesperado. La creación de relaciones con socios globales aumenta la flexibilidad y las opciones para una organización. Las cadenas de suministro globales suelen ofrecer más opciones y mejores precios que limitar la búsqueda a ubicaciones cercanas.

Una parte importante de pensar globalmente es el tiempo.  En estos casos la gestión de planificación debe ser muy organizada. Se debe considerar el tamaño de la orden, el tiempo de producción y el tránsito. Todo esto con la finalidad de ordenar las cantidades que menos lastimen los indicadores de la cadena de abastecimiento.

Avanzar con la tecnología

La digitalización de procesos es una de las formas más rápidas de aumentar la eficiencia y tener éxito. Mover información a la nube es esencial para acelerar los procesos y convertirse en una empresa con visión de futuro. Contar con una plataforma eficiente para la planificación, colocación de órdenes, manejo de inventario y procesamiento de pagos hará más fácil las negociaciones. Tendremos acciones en tiempo real, firmas más rápidas y recordatorios automáticos para aumentar el cumplimiento.

Para concluir, podemos decir que las habilidades están ahí. Las herramientas están al alcance de la mano. Y seguir estos pasos ayudará a maximizar la eficiencia y hará que los departamentos de compras trabajen más rápido y de manera más inteligente.

La gestión de compras ha mantenido un proceso de constante transformación en los últimos años. El mercado va marcando las pautas y definiendo las tendencias. Este 2019 no es la excepción, veamos las tendencias que iniciaron en 2018 y que esperamos ver en este año también. Conocerlas nos permitirá prepararnos para lograr las metas propuestas.

Tener una “estrategia digital”

El auge de las tecnologías digitales y su impacto positivo en la gestión de compras se ha proyectado como una tendencia. Las tecnologías de compras cognitivas como Big Data Analytics, Machine Learning, Procesamiento del lenguaje natural, Inteligencia artificial y Automatización de procesos robóticos se han hecho necesarias. La transformación digital cambiara la forma en que se gestiona la compra de bienes y servicios en los próximos tres a cinco años.

Por lo tanto, las organizaciones deben dar el salto de la transformación manual a la digital con estrategia adecuada. Deben invertir en la infraestructura, los procesos y los recursos correctos. Todo lo anterior con una visión que este alineada con los objetivos de la organización a largo plazo.

Creación de un grupo de talentos para abarcar las tecnologías digitales

La gestión de compras debe pasar de generar ahorros de costos a brindar una ventaja estratégica. Para construir una cadena de suministro holística e impulsar las reducciones de costos en toda la empresa. La gestion de compras  debe utilizar el máximo valor de las tecnologías digitales.

Por consiguiente, en 2019, las organizaciones, deben centrarse en encontrar el talento adecuado y en preparar los recursos internos. Para ello debe tener programas de capacitación y desarrollo de habilidades especialmente diseñados. Los profesionales de compras tendrían que adquirir las habilidades críticas para tener éxito en un mundo digital y seguir siendo relevantes en el mercado.

Proveedores de pensamiento más allá del precio

La colaboración con los proveedores sigue siendo un enfoque crítico para todos estos años. Con la tecnología avanzada y el panorama cambiante de la gestión de proveedores, la función de compras ha demostrado el enorme alcance de mejorar la relación con los proveedores. Ahora, los compradores no pueden darse el lujo de comunicarse con los proveedores solo sobre el precio. Deben involucrarlos en decisiones más estratégicas en la fase inicial de planificación.

Los proveedores se convierten así en una parte integral de la cadena de suministro. Esto les permite desempeñar un papel fundamental en la creación/ruptura del proceso de contratación. En 2019 los proveedores tendrán visibilidad de todos los pasos en el ciclo de compras para ayudar a obtener el mejor precio y reducir el coeficiente de riesgo. Esta transparencia no solo ayudará a los proveedores a sentirse empoderados. Sino que también promoverá una competencia sana entre todos los proveedores que eventualmente beneficiarán a la organización.

Gestión de riesgos – Preparación para lo inesperado

Desde el Brexit a guerras comerciales a precios fluctuantes del petróleo, las principales economías mundiales están prosperando continuamente para prepararse para lo inesperado. Con estas incertidumbres, la función de compras estaría a la vanguardia de una organización para la minimización de riesgos.

Las compras en 2019 deberán permanecer en la cima cuando se trata de minimizar los costos de la cadena de suministro. Requerirá traer innovación e interferencia de tecnología para ahorrar costos donde sea necesario. Además, las organizaciones siempre están luchando contra los riesgos internos que surgen debido a la falta de transparencia. Ser compatible con las normas legales no es suficiente en estos días. Las organizaciones deben ser muy cuidadosas cuando se trata de ética y cumplimiento.

Mayor enfoque en el gasto indirecto

El enfoque de las compras indirectas siempre ha estado en el radar de la función de adquisición, aunque recientemente cada vez más organizaciones están poniendo sus esfuerzos para controlarlo. Las compras indirectas siguen la regla 80/20, es decir, constituye el 20% del gasto de la organización e involucra al 80% de los proveedores.

Es por esta razón que los procesos bajo gastos indirectos deben seguir un proceso integral para evitar fugas, diversos términos de contratos, trámites y tratar con una gran parte de la información de los proveedores.

Sistemas de inteligencia artificial (AI)

AI no seguirá siendo solo una tendencia de adquisición en 2019 con más y más organizaciones que la adoptarán en sus procesos. Los equipos de compras diseñarán y entregarán robots inteligentes para completar la mayoría de las tareas de compras habituales con una intervención humana mínima.

Desde la gestión de grandes volúmenes de pedidos hasta la ejecución de eventos de abastecimiento repetitivos, desde la negociación con los proveedores de artículos de poco valor hasta la actualización de las listas de inventario. AI llevará a cabo todas estas actividades y pondrá las tareas cotidianas en modo piloto automático.

Gestión efectiva de cambios

Los líderes de compras han acordado una y otra vez que la gestión del cambio es el mayor obstáculo para alcanzar los objetivos establecidos. Con la llegada de las tecnologías digitales, el trabajo transaccional en una función de compras se está automatizando. Como resultado, el tiempo extra disponible puede ser desplegado por recursos en actividades más estratégicas, que la empresa necesita. Pero la transición hacia la gestión del cambio no es fácil, ya que genera una sensación de inseguridad respecto del estado final y resistencia a emprender nuevas iniciativas.

En 2019, más organizaciones se centrarán en un plan de gestión de cambio sin problemas. Para lograrlo tendrán un mayor enfoque en la comunicación regular con los empleados. Con la finalidad de crear un sentido de compromiso con el proceso y brindándoles la capacitación y el apoyo adecuados.

Para concluir, podemos decir que cada vez más la gestión de compras adquiere importancia estratégica dentro de la organización. Con ello también aumentan las expectativas de esta función. Este año, la función de compras continuará brindando ahorros de costos tradicionales. A la vez que se enfoca en las tecnologías digitales y las sinergias de los proveedores. En general, 2019 luce ser un año prometedor lleno de desafíos y oportunidades para la gestión de compras.