Básicos

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Una frase con historia…

Decía Peter Drucker que “lo que no se mide, no se puede controlar”, y esto aplica perfectamente a la administración del presupuesto. En la gestión de compras, es importante integrar el manejo del presupuesto al gasto ya que permite monitorear de manera efectiva las necesidades reales del proceso de manufactura.

¿Hay presupuesto?

Si seguimos con el concepto anterior, es bajo este esquema donde se valida el “yo quiero” versus el “yo necesito”. Y además se asegura el cubrir necesidades inmediatas con impacto en el proceso. Por tanto, el manejo del presupuesto le suma al comprador en el desarrollo de su capacidad de análisis y le aporta conocimientos financieros. En consecuencia, le permiten proyectar y evaluar el impacto de sus decisiones en el proceso de gestión de compras.

Le permite además, manejar compras relacionadas a proyectos de expansión e internalización de procesos de producción. Crea interacción estrecha con el área de impacto del proyecto que se esté trabajando.

¿Qué cuenta se verá afectada?

El manejo de las cuentas contables permite un control más estricto del presupuesto. Y por ende, crea la apertura para trabajar en equipo con el dueño de la cuenta. Considerando además que genera un aprendizaje del proceso general de la industria en la que se participa. Esta interacción permite afianzar e identificar las interconexiones existentes entre los distintos departamentos. Como se ven afectados y como minimizar el impacto de las decisiones. Todo esto a fin de evitar afectar la Cadena de Abastecimiento.

Finalmente, un comprador que conoce su proceso de manufactura entenderá mejor las interacciones entre las áreas. Si a esto sumamos,  que domine el uso en producción de los materiales que maneja. Entonces, tendrá una visión clara de su impacto  y de cómo potenciar su gestión para beneficio de la empresa y de proveedor.

El comprador será una pieza clave en el manejo de situaciones cuyo resultado final sea ganar-ganar.

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¿Cuál es la finalidad de la certificación de proveedores?

En la economía actual, todos los que generamos ingresos estamos sujetos al pago de impuestos. Unos más otros menos, y las excepciones son mínimas. En ese sentido, es importante completar un proceso de certificación de proveedores en el que la empresa valide que sus proveedores estén registrados para operar comercialmente. Debe ver bajo qué régimen fiscal operan y si su gestión impositiva está al día.

Esta validación nos asegura el establecimiento de relaciones comerciales saludables. Con proveedores que observen y demuestren unas normas de conducta empresarial transparentes. Esto garantiza al cliente el cuidado de su marca, al alinear los estándares de sus proveedores a los suyos.

¿Cómo se definen los requisitos para la certificación?

Los requisitos estarán definidos dependiendo del nivel de criticidad del producto o servicio que se reciba. Por tanto, para hacer una correcta clasificación de los proveedores primero se debe tener definida la criticidad de los productos que se manejan. Esta información es crítica para asignar el nivel a cada proveedor y definir el listado de requerimientos que debe cumplir.

Una vez asignado el nivel al proveedor, se inicia el proceso de comunicación de los requisitos y su posterior compilación. Se cubren todos los requerimientos legales de la empresa. De igual forma, se coordinan las auditorias de calidad para validar la documentación recibida.  Los resultados de las mismas determinarán si el proveedor está aprobado; o si debe realizar mejoras en sus procesos de manufactura y su sistema de calidad.

¿Cuáles podrían ser requisitos adicionales para proveedores con criticidad alta?

Dentro de los requerimientos que se pueden hacer a los proveedores críticos, podemos mencionar:

1. Certificaciones de Calidad (ISO, FDA, EN, AENOR, etc.).
2. Estructura de Investigación y Desarrollo
3. Laboratorio de Calidad Interno (Calibración de Equipos de pruebas).
4. Recursos Técnicos y Tecnológicos.
5. La naturaleza del proveedor (distribuidor o manufacturero).
6. Ubicación geográfica (presencia global).

Se definirán tantos requisitos sean necesarios, de acuerdo a la industria en la que se participe.

Para concluir, la finalidad del proceso de Certificación de Proveedores busca agregar confianza. Nos permite a nosotros, como clientes creer en el proceso de manufactura de nuestros proveedores. Y a la vez utilizar sus productos en los nuestros, para así cumplir con las expectativas del consumidor final.

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Crear, definir, separar, delimitar… es importante que la función de departamento de compras se maneje de manera independiente a otras áreas. Con esto me refiero, a que los roles y responsabilidades del área no deben solaparse con otros de naturaleza similar. Esta definición agrega valor, enfoque y un manejo ético adecuado.

¿Cuál es la responsabilidad del Departamento de Compras?

El departamento de Compras y/o el comprador, será responsable de crear sus procedimientos. Además, debe administrar una base de proveedores aprobados y confiables. También, es responsable de crear una gestión que ofrezca los niveles de servicio, calidad y precios esperados. Y no menos importante, es tener una gestión transparente, con altos niveles éticos.

El departamento de compras mantiene colaboración directa con el área de inventarios. Esto, a fin de garantizar la disponibilidad de los materiales, mejorando la planeación y reposición de los mismos. El departamento de compras no está solo para fiscalizar los ahorros. Esta para implementar controles y proponer nuevas alternativas. Así como asegurarse que sus procesos de negociación aporten beneficios tanto para la empresa como para el proveedor.

¿Cuál es el apoyo que brinda el Departamento de Compras al proveedor?

El departamento de compras tiene el poder de impactar al proveedor y guiarlo en su proceso de crecimiento. Además de fomentar relaciones estratégicas de negocios con impacto a corto, mediano y largo plazo. Es responsable de orientar al proveedor y alinearlo con las necesidades de la empresa.

En consecuencia, el comprador que conoce el proceso de producción del proveedor puede ofrecer alternativas que lo hagan más eficiente. Además de trabajar juntos para identificar oportunidades de reducción de costos. Mejoras en los tiempos de entrega y manejo eficiente de los inventarios. Optimización del tamaño de las órdenes y de las aprobaciones de nuevos productos.

Para finalizar, mientras más robusta sea la relación empresa proveedor, más beneficios podrán obtener ambas partes. Y por ende, garantizará la competitividad de ambos por más tiempo en los mercados que participen.

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Gestión de Compras

Sin entrar en definiciones elaboradas de Gestión de Compras, de libros y/o autores reconocidos… abordemos esta definición desde el punto de vista práctico. En este caso, les comparto lo que significa para mí.

La gestión de compras no es más que el hecho de adquirir bienes y servicios.  Todo esto con la finalidad de asegurar que el flujo productivo de la empresa no se detenga. Para ello, el comprador debe asegurarse de cubrir la necesidad en tiempo real. Luego, debe considerar la relación calidad-precio. Y finalmente, tener en cuenta que si no se hace de manera organizada nos hace incurrir en costos no planificados.

¿Qué hace efectiva y eficiente la gestión de compras?

Para que la gestión sea efectiva el comprador debe asegurarse de cubrir una batería de preguntas. Las mismas le van a permitir definir cómo abordar la necesidad de la forma más conveniente para la empresa. Ahora bien, el manejo de estas preguntas solo se alcanza con la experiencia del comprador y con el manejo que tenga sobre su proceso de producción.

Una gestión eficiente siempre estará asociada al conocimiento y control que tenga el comprador o el equipo de compras que la administre. Y a la consecución de las metas trazadas bajo el marco de tiempo previamente definido.

¿Cómo impacta la gestión de compras en otras áreas de la organización?

Pues la gestión de compras tiene relación estrecha con todas las áreas de la organización. Es quien provee todos los bienes y servicios que requiere la organización para su funcionamiento. Dicho de esta forma, tiene participación desde que se detecta la necesidad hasta que se satisface la necesidad del cliente interno o externo. Y hasta que se agota la vida útil del producto o servicio, en la mayoría de los casos.

¿Qué hace al área de compras diferente?

La verdad que un montón de cosas. Solo por mencionar algunas… Somos un área que tiene visibilidad y exposición en toda la cadena de suministros. Además, manejamos niveles de interacción alto con todas las áreas que forman la empresa. También, somos expertos en materializar ideas y optimizar los recursos a nuestra disposición. Tenemos el poder de detener el proceso de producción y afectar los resultados. Y nuestras alianzas con los proveedores determinaran la rapidez de respuesta que recibamos de los mismos.

Al final, para mí lo más importante… es que no tenemos miedo a comprometernos!