Básicos

La comunicación efectiva entre la empresa y el proveedor es crítica. Cuando asumimos el rol de cliente, olvidamos en ocasiones lo importante que es la relación entre la empresa y los proveedores. Como cualquier relación, la comunicación es la clave del éxito. Hablar con los proveedores de la manera correcta puede cambiar la calidad de esa relación, y afectar la relación de negocios.

Cuando se trata de mejorar el rendimiento de los proveedores, la comunicación tiene una importancia primordial. La mejora de la relación a través de la comunicación efectiva producirá un aumento los niveles de servicio y la satisfacción de los interesados. Por tanto, el comprador debe potenciarse a sí mismo a través de una negociación más efectiva. Que esté basada en una comprensión de las diferencias entre los enfoques de negociación competitiva y de colaboración.

Para lograrlo debe tener en cuenta lo siguiente:

Estar informado

La información es la clave para negociar descuentos, discutir inquietudes o saber qué preguntas hacer. Cuando hable con su proveedor, necesita saber dónde se encuentra su empresa y la mayor cantidad de información posible sobre el producto o servicio que tiene su proveedor.

Hablar directamente

Establezca el tono para la relación. Siempre recuerde que está hablando con una persona y cada interacción afectará las conversaciones futuras. Maneje un lenguaje prolijo, sea cortés y sea honesto.

Pregunte

El no saber algo y demostrar interés por aprender es bueno. Reconozca la experiencia de sus proveedores, quien mejor que ellos para enseñarle. Si está informado sobre lo que necesita, puede solicitar información sobre cómo el proveedor puede satisfacer esa necesidad.

Dele tiempo a su proveedor para responder

Cuando se formulan preguntas con cierto nivel de complejidad no se esperan respuestas inmediatas. Usted no quiere equivocarse, pues su proveedor tampoco. Para hacer bien su trabajo, usted necesita información precisa, así que no presione a sus proveedores para que lo hagan.

Cubrir el tema del dinero.

Esté abierto con sus proveedores sobre cuándo paga las facturas, cómo paga las facturas y por qué una factura está vencida si es así. Uno de los temas más delicados puede ser el dinero, así que asegúrese de abordar el tema con anticipación.

Establecer expectativas claras

Es difícil complacer a alguien cuando no se sabe lo que quiere. Ayude a sus proveedores a servirle mejor haciendo conocer sus expectativas. Dejar claro desde el principio lo que se espera ahorra tiempo.

Abordar los problemas

Dependiendo del tamaño del negocio de su proveedor, es posible que no se les haya informado que algo salió mal. Si no está satisfecho con la forma en que se manejó un pedido o la calidad del producto en un envío en particular, un buen proveedor desea saberlo. Los procesos productivos no son perfectos y las situaciones de producción son normales.

No pidas lo imposible

Si su proveedor generalmente tiene un plazo de entrega definido, no actúes de forma sorprendida cuando no puedan completar el mismo pedido antes. Pedir lo imposible con frecuencia nos expone, nos hace lucir desorganizados y nos hace perder credibilidad.

Reconozca

Cuando hable con sus proveedores, dígales cuándo sus productos o servicios impactaron positivamente los resultados. Este tipo de afirmación les ayudará a saber cómo continuar sirviéndole mejor.

Devolver llamadas y correos electrónicos

Asegúrese de responder a las llamadas y correos electrónicos de su proveedor de manera oportuna. Si los contesta de inmediato, será más probable que le muestren la misma cortesía. De igual forma si hay una oportunidad no se esconda. Su proveedor actuara en consonancia.

Sentido del negocio al hablar con los proveedores

Construir relaciones sólidas en los negocios es fundamental para el éxito. Hablar con los proveedores de la manera correcta ayudará a fortalecer esa conexión. Comprenda que la relación con los proveedores va en ambos sentidos. Usted como cliente apoya a su empresa y ellos, como su proveedor, contribuyen al éxito de la suya.

Para finalizar, podemos decir que nos necesitamos mutuamente. Que la forma de comunicarnos crea una relación. La cual debe ser positiva para ampliar nuestra red y generar más oportunidades.

 

Cuando se busca agregar valor a la cadena de abastecimiento, la gestión de compras es un área crucial. Es desde aquí donde se inicia un proceso que impacta toda la cadena. Una gestión apropiada de la misma no solo asegura el precio correcto, sino que optimiza el flujo de la cadena de abastecimiento.

Asegurar la eficiencia del proceso de compras crea una reacción positiva dentro de la organización. Se espera que el proceso cree un valor comercial significativo. Debemos asegurar nuestra posición como socios estratégicos de nuestros proveedores. Y en la empresa, como guardianes de los requerimientos de nuestros grupos de interés.

A continuación les comparto siete maneras en que podemos impulsar la eficiencia en nuestros equipos y en nuestra labor diaria:

Piensa cuidadosamente antes de comprar

Reducimos costos al comprar… ahora bien generar ordenes por cada necesidad no significa que estemos reduciendo nada. A menudo significa lo contrario. Solo validar continuamente los usos, la frecuencia y confirmar con el usuario hace que las compras sean eficientes.

Por tal razón en compras recurrentes recurrimos a contratos u órdenes abiertas. Estas permiten asegurar el precio, optimizar la producción en proveedor y calendarizar las entregas.

Construya buenas relaciones con sus proveedores.

Rodéese de proveedores confiables. Construya y mantenga buenas relaciones con su proveedor, sea justo en su gestión. Solo así recibirá apoyo de su proveedor cuando lo necesite. Esto hace que el proceso fluya y que el proveedor se convierta en su aliado. Recuerde que él es el experto en su industria y puede ayudarnos a mejorar nuestros productos.

Maneje procesos de negociación justos, detallados y directos. Colabore con el proveedor para mejorar costos. Deles la oportunidad de hacer propuestas de mejora del producto o de los procesos.

Expanda su red

Involucre a su grupo de interés interno, su retroalimentación es clave. Los aportes de otros departamentos amplían la perspectiva de los proveedores y hacen que los proyectos se completen más rápido. La creación de relaciones cercanas en toda la organización acelera los procesos, genera confianza y aumenta la eficiencia.

Con tantas nuevas herramientas de comunicación, involucrar a otras personas es más fácil que nunca. Tener una plataforma que permita a todos comunicarse acelerará el proceso y se asegurará de que todas las personas adecuadas estén incluidas.

Usa tus habilidades analíticas para tomar las decisiones correctas

La planificación de proyectos, examinar a los proveedores y las ofertas. Y luego pasar al proceso de negociación requiere habilidades analíticas de primer nivel. Tener una perspectiva completa de cada parte del proceso mantiene a los proyectos en marcha y a las finanzas bajo control. Tener un proceso de análisis definido hará que la recopilación de métricas y los informes sean simples y efectivos.

Afina tus habilidades de negociación

Parte de desarrollar buenas relaciones es negociar bien. Hacer un buen trato para tu organización mientras se mantiene contentos a los proveedores puede ser bueno. Sin embargo, desarrollar estrategias para hacer felices a ambas partes es vital para ser eficiente.

Las negociaciones en ocasiones implican un contrato, lo que significa enviar por correo electrónico documentos. La implementación de un sistema de gestión de contratos hará que la negociación sea mucho más sencilla, ya que ahora todos pueden editar y comentar en un solo lugar.

Piensa globalmente

La economía de hoy es global. A menudo, las mejores ofertas en el negocio se encuentran en un lugar inesperado. La creación de relaciones con socios globales aumenta la flexibilidad y las opciones para una organización. Las cadenas de suministro globales suelen ofrecer más opciones y mejores precios que limitar la búsqueda a ubicaciones cercanas.

Una parte importante de pensar globalmente es el tiempo.  En estos casos la gestión de planificación debe ser muy organizada. Se debe considerar el tamaño de la orden, el tiempo de producción y el tránsito. Todo esto con la finalidad de ordenar las cantidades que menos lastimen los indicadores de la cadena de abastecimiento.

Avanzar con la tecnología

La digitalización de procesos es una de las formas más rápidas de aumentar la eficiencia y tener éxito. Mover información a la nube es esencial para acelerar los procesos y convertirse en una empresa con visión de futuro. Contar con una plataforma eficiente para la planificación, colocación de órdenes, manejo de inventario y procesamiento de pagos hará más fácil las negociaciones. Tendremos acciones en tiempo real, firmas más rápidas y recordatorios automáticos para aumentar el cumplimiento.

Para concluir, podemos decir que las habilidades están ahí. Las herramientas están al alcance de la mano. Y seguir estos pasos ayudará a maximizar la eficiencia y hará que los departamentos de compras trabajen más rápido y de manera más inteligente.

La gestión de compras ha mantenido un proceso de constante transformación en los últimos años. El mercado va marcando las pautas y definiendo las tendencias. Este 2019 no es la excepción, veamos las tendencias que iniciaron en 2018 y que esperamos ver en este año también. Conocerlas nos permitirá prepararnos para lograr las metas propuestas.

Tener una “estrategia digital”

El auge de las tecnologías digitales y su impacto positivo en la gestión de compras se ha proyectado como una tendencia. Las tecnologías de compras cognitivas como Big Data Analytics, Machine Learning, Procesamiento del lenguaje natural, Inteligencia artificial y Automatización de procesos robóticos se han hecho necesarias. La transformación digital cambiara la forma en que se gestiona la compra de bienes y servicios en los próximos tres a cinco años.

Por lo tanto, las organizaciones deben dar el salto de la transformación manual a la digital con estrategia adecuada. Deben invertir en la infraestructura, los procesos y los recursos correctos. Todo lo anterior con una visión que este alineada con los objetivos de la organización a largo plazo.

Creación de un grupo de talentos para abarcar las tecnologías digitales

La gestión de compras debe pasar de generar ahorros de costos a brindar una ventaja estratégica. Para construir una cadena de suministro holística e impulsar las reducciones de costos en toda la empresa. La gestion de compras  debe utilizar el máximo valor de las tecnologías digitales.

Por consiguiente, en 2019, las organizaciones, deben centrarse en encontrar el talento adecuado y en preparar los recursos internos. Para ello debe tener programas de capacitación y desarrollo de habilidades especialmente diseñados. Los profesionales de compras tendrían que adquirir las habilidades críticas para tener éxito en un mundo digital y seguir siendo relevantes en el mercado.

Proveedores de pensamiento más allá del precio

La colaboración con los proveedores sigue siendo un enfoque crítico para todos estos años. Con la tecnología avanzada y el panorama cambiante de la gestión de proveedores, la función de compras ha demostrado el enorme alcance de mejorar la relación con los proveedores. Ahora, los compradores no pueden darse el lujo de comunicarse con los proveedores solo sobre el precio. Deben involucrarlos en decisiones más estratégicas en la fase inicial de planificación.

Los proveedores se convierten así en una parte integral de la cadena de suministro. Esto les permite desempeñar un papel fundamental en la creación/ruptura del proceso de contratación. En 2019 los proveedores tendrán visibilidad de todos los pasos en el ciclo de compras para ayudar a obtener el mejor precio y reducir el coeficiente de riesgo. Esta transparencia no solo ayudará a los proveedores a sentirse empoderados. Sino que también promoverá una competencia sana entre todos los proveedores que eventualmente beneficiarán a la organización.

Gestión de riesgos – Preparación para lo inesperado

Desde el Brexit a guerras comerciales a precios fluctuantes del petróleo, las principales economías mundiales están prosperando continuamente para prepararse para lo inesperado. Con estas incertidumbres, la función de compras estaría a la vanguardia de una organización para la minimización de riesgos.

Las compras en 2019 deberán permanecer en la cima cuando se trata de minimizar los costos de la cadena de suministro. Requerirá traer innovación e interferencia de tecnología para ahorrar costos donde sea necesario. Además, las organizaciones siempre están luchando contra los riesgos internos que surgen debido a la falta de transparencia. Ser compatible con las normas legales no es suficiente en estos días. Las organizaciones deben ser muy cuidadosas cuando se trata de ética y cumplimiento.

Mayor enfoque en el gasto indirecto

El enfoque de las compras indirectas siempre ha estado en el radar de la función de adquisición, aunque recientemente cada vez más organizaciones están poniendo sus esfuerzos para controlarlo. Las compras indirectas siguen la regla 80/20, es decir, constituye el 20% del gasto de la organización e involucra al 80% de los proveedores.

Es por esta razón que los procesos bajo gastos indirectos deben seguir un proceso integral para evitar fugas, diversos términos de contratos, trámites y tratar con una gran parte de la información de los proveedores.

Sistemas de inteligencia artificial (AI)

AI no seguirá siendo solo una tendencia de adquisición en 2019 con más y más organizaciones que la adoptarán en sus procesos. Los equipos de compras diseñarán y entregarán robots inteligentes para completar la mayoría de las tareas de compras habituales con una intervención humana mínima.

Desde la gestión de grandes volúmenes de pedidos hasta la ejecución de eventos de abastecimiento repetitivos, desde la negociación con los proveedores de artículos de poco valor hasta la actualización de las listas de inventario. AI llevará a cabo todas estas actividades y pondrá las tareas cotidianas en modo piloto automático.

Gestión efectiva de cambios

Los líderes de compras han acordado una y otra vez que la gestión del cambio es el mayor obstáculo para alcanzar los objetivos establecidos. Con la llegada de las tecnologías digitales, el trabajo transaccional en una función de compras se está automatizando. Como resultado, el tiempo extra disponible puede ser desplegado por recursos en actividades más estratégicas, que la empresa necesita. Pero la transición hacia la gestión del cambio no es fácil, ya que genera una sensación de inseguridad respecto del estado final y resistencia a emprender nuevas iniciativas.

En 2019, más organizaciones se centrarán en un plan de gestión de cambio sin problemas. Para lograrlo tendrán un mayor enfoque en la comunicación regular con los empleados. Con la finalidad de crear un sentido de compromiso con el proceso y brindándoles la capacitación y el apoyo adecuados.

Para concluir, podemos decir que cada vez más la gestión de compras adquiere importancia estratégica dentro de la organización. Con ello también aumentan las expectativas de esta función. Este año, la función de compras continuará brindando ahorros de costos tradicionales. A la vez que se enfoca en las tecnologías digitales y las sinergias de los proveedores. En general, 2019 luce ser un año prometedor lleno de desafíos y oportunidades para la gestión de compras.

El desarrollo de nuevos productos es vital para mantener la vigencia de las empresas. Hoy día es muy importante  que la gestión de compras este alineada con el desarrollo de nuevos productos. Porque va más allá de obtener mejores costos por los bienes y servicios que se utilizan. Esa es ya una actitud reactiva.

La participación de compras en el desarrollo de nuevos productos busca que el proceso sea eficiente. Que los materiales estén dentro de los estándares de industria. También busca que haya múltiples fuentes disponibles. Y ademas, que el precio a pagar sea justo. Sin olvidar que los plazos de entrega sean óptimos. Si se cumplen las anteriores, nos aseguraremos de colocar un producto nuevo al precio correcto en el mercado.

¿Cómo afecta manejar ambas gestiones de manera independiente?

Lo básico es que existe una desconexión entre los distintos grupos de interés. Durante el desarrollo de un producto nuevo no se validan los costos ni la manufacturabilidad. Y en muchas ocasiones, los materiales o componentes no tienen la especificación requerida para el producto. Por lo tanto, conducen a lo siguiente:

Mayor costo de materiales: porque se hace una gestión de compras sin experiencia. Generalmente agrega proveedores a la base de datos. Se terminan comprando materiales con especificaciones difíciles de replicar. Integrar los proveedores y hacerlos eficiente no siempre se logra.

Menor productividad: el no conocer el proveedor, ni el material afecta la productividad. El manejo del material fuera del laboratorio puede ser diferente. La facilidad de manejo para manufactura es crítico para la eficiencia del proceso productivo.

Mala visibilidad: los procesos manuales evitan la visibilidad del gasto y la selección del proveedor, los cuales son factores críticos para reducir los costos y racionalizar el gasto.

Mayor riesgo: además de entregas tardías, la falta de visibilidad de las compras puede aumentar los riesgos asociados con proveedores fraudulentos e ingredientes falsos, lo que crea problemas de cumplimiento adicionales.

¿Cómo impacta positivamente incluir la gestión de compras?

Pues es mejor un malo conocido que uno bueno por conocer… y compras maneja los expertos. A menos que el nuevo producto salga completamente de la línea actual de la compañía. Y aunque sea el caso… compras puede identificar los mejores proveedores. Además impacta en lo siguiente:

Apoyo para desarrollo de nuevos productos: como el proveedor nos conoce y tenemos una relación. Sus expertos, quienes desarrollan productos para ellos están a nuestra disposición. Y combinados con los nuestros hacen que el proceso de desarrollo sea más eficiente.

Costo apropiado: se asegura que se está pagando el precio justo. Como conoce al proveedor también ya tiene controlados los términos y condiciones.

Desarrollo de muestras: de igual forma el desarrollo de prototipos y las pruebas se agiliza. El proveedor es parte interesada, es otro producto que agregamos a nuestra cuenta como clientes.

Menor riesgo: tenemos más control porque conocemos al proveedor y podemos trabajar juntos para expeditar lo que haga falta.

Para concluir, podemos decir que esta interacción es crítica en las empresas que buscan moverse al siguiente nivel. Que quieren mantener su posición en el mercado y que quieren competir. Desarrollar un producto nuevo con la estructura de costos adecuada es una necesidad. Nos permitirá entrar a mercadear nuestro producto al precio justo para el cliente. Quien es al final la parte más importante de toda empresa de productos o servicios.

Un elemento crítico para la gestión de compras es la planificación de los insumos. De esta dependen en gran medida los resultados de toda la cadena de abastecimiento. Decidir que comprar, cuando y de que fuente.

Todas tienen alcance en el gasto, la disponibilidad de material y el flujo de producción. La planificación de las compras puede desarrollarse para un requisito particular o para un proyecto específico. Para una o varias entidades en el sector público o privado.

La comunicación entre planificación y compras es critica para un buen manejo. El impacto alcanza el flujo de efectivo, operaciones y almacén. Una buena planificación de compras es esencial para optimizar y apoyar el logro de los objetivos generales de la organización.

¿Por qué es importante una buena planificación en la gestión de compras?

1. Permite determinar si las expectativas son realistas. Sobre todo en lo que se refiere a tiempos de producción y entrega.
2. Permite que los grupos de interés se reúnan para discutir los requisitos particulares de compra de materiales. Validar requisitos del material, disponibilidad en proveedor, vía de transporte y facilidad de almacenaje.
3. Permite la creación de una estrategia de compras para que se cumpla con los requisitos esperados.
4. Permite estimar el tiempo requerido para completar el proceso de compras y el contrato, si aplica.
5. El soporte de los distintos grupos de interés aporta la experiencia técnica para desarrollar especificaciones y / o alcance del trabajo.
6. Los planificadores pueden evaluar la posibilidad de combinar o dividir el volumen total de la orden de acuerdo a la necesidad y los proveedores disponibles.

¿Qué debemos considerar desde la gestión de compras?

1. Validar los requisitos y/o especificaciones de la compra.
2. Desarrolla el calendario de compras, para establecer los plazos para llevar a cabo cada paso del proceso hasta la adjudicación de la orden o del contrato y el cumplimiento del requisito.
3. Permite consolidar requisitos similares bajo una misma orden de compras o en su defecto dividirlo en varias órdenes. Ya sea para aprovechar economías de escala o un mejor tiempo de producción y entrega.
4. De la cantidad de requisitos definidos, el proveedor puede determinar de antemano cualquier necesidad de personal adicional, incluida la subcontratación con el fin de completar todos los requisitos enumerados la orden de compras.
5. Permite el monitoreo del proceso para determinar cómo se compara el desempeño real con las actividades planificadas, y así alertar a los departamentos pertinentes y ajustar el plan de compras de ser necesario.
6. Mejora la transparencia y la previsibilidad en la relación con el proveedor.

Podemos concluir diciendo, que el objetivo final de la planificación de las compras es la coordinación del recibo de insumos para satisfacer las necesidades de producción de la empresa. La comunicación entre planificación y compras es crítica para asegurar la adquisición de bienes, servicios u obras de manera oportuna y a un costo razonable.

También cabe resaltar, que la mayoría de los ahorros potenciales en el proceso de compras son impactados de manera favorable con una buena gestión de planificación. Incluso en situaciones de emergencia, se pueden tomar medidas proactivas para asegurar una planificación de contingencia y estar mejor preparados para abordar las próximas solicitudes de compras.

La adquisición de mejor valor es un sistema de adquisición se enfoca en el análisis de factores.  Aquellos distintos al precio, como la calidad y la experiencia, al seleccionar proveedores o contratistas. Este sistema se desarrolló en Estados Unidos de América para uso en proyectos y en el gobierno. Y ha sido implementado por otros gobiernos tales como Reino Unido y Países Bajos.

En este sistema se realiza una comparación de costos y beneficios de los bienes adquiridos. Está basado en la convicción de minimizar o eliminar los riesgos. Cuando la información asignada se utiliza efectivamente para una elección adecuada el proceso de toma de decisiones es mas fácil. Esto significa que cuanta más información esté disponible y mejor se utilice; mejor se puede predecir el futuro y se deben tomar menos decisiones o riesgos.

¿Qué considera el sistema?

Este sistema es beneficioso porque necesita menos toma de decisiones. Se prepara para el futuro y minimiza el riesgo. Incluso contempla el control o gestión de riesgos de manera efectiva. Uno de los aspectos más importantes de la adquisición de mejor valor es mirar el desempeño pasado.

Se analizan las transacciones y se mide la trayectoria de desempeño. En este sistema se asignan factores de ponderación a características como el precio, el rendimiento pasado, el programa,  y la visión, entre otros. Una vez colectada la información se tabulan los valores obtenidos para cada proveedor o contratista potencial. Una vez analizada la data solo uno de ellos obtendrá la puntuación más alta. Los profesionales de adquisiciones son los responsables de elegir los factores más relevantes para su consideración.

En este proceso se siguen cuatro fases: preparación, selección, clarificación y ejecución. El proceso de elegir los factores para guiar la adquisición hacia el mejor valor tiene tres etapas: identificar las posibilidades, elegir los factores relevantes y asignar valores o «ponderaciones».

Para concluir podemos decir, que todo proceso de adquisición o gestión de compras debe buscar la mejor opción para la empresa. Es responsabilidad de compras identificar las posibilidades, sopesar los factores críticos y tomar decisiones acertadas. Las cuales deben cumplir con los requerimientos de la empresa. Todo esto con el fin de garantizar una gestión eficiente y que sume valor.