Básicos

La evaluación de proveedores es clave para asegurar una gestión de compras con un mínimo de riesgo. El ambiente actual de gestión de las empresas requiere habilidades excepcionales para manejar los cambios en sus entornos. Habilidades que pueden ser interpersonales unas y técnicas otras. La rapidez de los cambios requiere estrategias de análisis que permitan modificar sobre la marcha la reacción de la empresa para asegurar su éxito en los negocios.

Las 5 fuerzas de Porter

En 1979, Michael Porter identifico cinco fuerzas claves que determinan el atractivo fundamental de un mercado o sector de mercado en el largo plazo. Es una herramienta simple pero poderosa, que permite entender donde reside el poder en una negociación o situación de negocios.

Teniendo esto claro es más fácil lograr lo siguiente: apoyarnos en nuestras fortalezas, mejorar una condición de debilidad y evitar tomar decisiones equivocadas. Esta herramienta asume que hay cinco fuerzas que determinan el poder de competencia en una situación de negocios.

Poder del proveedor

La necesidad de materia prima crea una relación comprador y vendedor, entre el mercado y los proveedores. La distribución del poder en esta relación varía dependiendo de quien tenga el control para definir los precios.

La cantidad de proveedores en el mercado, las reglas antimonopolio y la disponibilidad de la materia prima definen el comportamiento del mercado. De igual forma, la singularidad del producto o servicio requerido determinara la fuerza que tiene el proveedor sobre el comprador.

Poder del comprador

Como empresa debemos evaluar el alcance que tienen nuestros compradores para negociar los precios. Si el comprador tiene una posición de fuerza puede crear presión en el mercado. Con la finalidad de demandar mejoras en la calidad y precios de los productos o servicios recibidos.

En este caso, el alcance que tendrán los compradores también estará influenciado por lo bien organizados que estén. El grado en pueden manipular las fuerzas del mercado se verá influenciado por la importancia de sus compras en términos de los ingresos del proveedor. De igual forma también tendrán más poder de negociación si pueden transferir entre diferentes productos sin agregar ningún costo.

Rivalidad competitiva

¿Cuántos competidores tengo y cuáles son sus capacidades? Dependiendo de la cantidad y los productos que ofrezcan, se podría no tener mucha capacidad de negociación. Destacan en este caso cualidades en el proveedor que agreguen valor o que lo destaque de los demás dentro de la industria en la que participa.

Conocer nuestros competidores nos permite definir estrategias de mercadeo que nos ayuden a mantener nuestra posición y/o crecer en el sector que participamos. El crecimiento del mercado es clave para definir a su vez nuestras expectativas de crecimiento. Dependiendo del desarrollo del sector la competencia puede ser agresiva o permitir mantener un ritmo de crecimiento estable.

Amenaza de nuevos competidores entrantes

¿Qué tan fácil o difícil es entrar al mercado? Esto va a determinar la amenaza para los participantes actuales al entrar un nuevo competidor. En este caso es importante tener definido que nos diferencia como empresa y nos da ventaja competitiva.

Michael Porter determino 6 barreras que pueden actuar a nuestro favor. Las mismas son: economías de escala, diferenciación del producto, desventaja en costos, inversiones de capital, acceso a canales de distribución y políticas de gobierno. De las mismas podríamos decir que podemos controlar las primeras tres internamente y las restantes no dependen de nosotros. Porter nos dice que la barrera de uno puede ser la oportunidad del otro.

Amenaza de productos sustitutos

Si el producto o servicio que utilizamos puede ser fácilmente sustituido, perdemos poder de negociación. Aquellos productos que son genéricos y de uso diario tienen una lucha constante para mantener su posición de mercado. En este tipo de productos se manejan bajos márgenes de rentabilidad ya que la oferta es alta. Y aunque la demanda también es alta el cliente no tiene fidelidad a la marca del producto.

En caso de productos que manejan patentes o tienen un valor agregado que los diferencia es diferente. El cliente crea una fidelidad a la marca y está dispuesto a pagar por la misma. Este tipo de productos en muchos casos también se asocian al estatus social, por tanto marcan una diferencia en el usuario y su entorno.

Para finalizar, es importante destacar que este modelo no considera e gobierno en ninguna de las fuerzas. Lo cual debemos observar al momento de hacer un análisis del sector de negocios en el que se participe. Las regulaciones gubernamentales pueden afectar o beneficiar significativamente, y de no tomarse en cuenta pueden anular nuestra estrategia de negocios.

Esta herramienta fue creada a fin de analizar el atractivo y la rentabilidad de una industria o sector, sin embargo no debe excluir otras herramientas ni juicios de valor al momento de iniciar un proyecto de negocios.

¿Sabes lo que son consumibles o gastables? Son aquellos conocidos como bienes no duraderos o blandos. Los utilizamos en ambientes de manufactura y en la vida diaria. En su gran mayoría son bienes con una vida útil de corto plazo. Se utilizan de forma recurrente y su costo lo manejan los distintos gerentes de las áreas funcionales de la empresa. Los proveedores de este tipo de bienes y servicios tienden a ser menos formales que los de materiales directos de producción.

Su gestión de compras se mantiene separada de las compras de materiales directos. Su impacto se considera como parte del gasto de operaciones de las empresas. En muchos casos se manejan presupuestos fijos por departamento. La gestión de compras tiene un mayor reto por la fluctuación de precios y lo difícil del manejo de proyectos de reducción de costos.

Tipos de consumibles

Podemos hablar de dos tipos: recurrentes y desechables.

Los consumibles recurrentes se refieren a productos que los consumidores utilizan con cierta frecuencia. Entre ellos podemos mencionar los materiales de oficina y las piezas de máquinas. Aunque tienen una vida limitada y su tiempo de uso es relativamente corto, son bienes cuyo reemplazo no es diario o inmediato tras su uso.

Los consumibles desechables son un caso extremo de particular, ya que su vida útil se agota con el primer uso. En este caso tenemos los higiénicos, la comida y el agua. El costo de este tipo de productos fluctúa según la demanda de los consumidores y la calidad de los mismos.

Este tipo de bienes no tienen políticas de garantía ya que tendría un impacto sobre el costo de los mismos por la alta rotación de uso.

Diferencia entre Mercancía (Commodity) y Consumibles (Consumables)

A nivel financiero en una empresa la mercancía es parte de la inversión y el consumible es parte del gasto. Simplemente de uno recibo beneficio y el otro lo necesito para producir el producto que voy a comercializar. En ambos casos la atención financiera debe ser la misma ya que un descontrol en el gasto impacta el costo final de operaciones y por ende del producto.

Podemos concluir diciendo que ambos son importantes para una operación de manufactura. Ya que forman parte de la estructura de costos. De hecho si se consideran los servicios como parte de los consumibles, es crítico el seguimiento y cumplimiento de los mismos para con la gente, la infraestructura y la maquinaria, ya que pueden impactar directamente la productividad.

La gestión de compras en proyectos se refiere a la adquisición de bienes y servicios requeridos para cumplir con el objetivo del proyecto. Busca establecer y mantener relaciones con los proveedores durante el ciclo de vida del mismo. Es una parte esencial de la gestión del proyecto ya que es el enlace entre distintas áreas funcionales que dependen de su ejecución.

En esta gestión el gerente del proyecto debe trabajar conjuntamente con el departamento de compras en la planificación y gestión de las adquisiciones. Debe proveer a compras las informaciones de manera oportuna para lograr que la búsqueda de proveedores y materiales se cumpla según el plan de tiempo y dinero. La relación con los proveedores durante este tiempo puede manejarse de manera contractual mientras dure el proyecto.

Las 5 etapas de la gestión de compras en proyectos

El proceso de soporte de la gestión de compras en proyectos incluye las siguientes cinco etapas:

Especificaciones

Implica una comunicación con el gerente del proyecto a fin de revisar la lista de bienes y servicios requeridos. Validar las especificaciones de los mismos y remitirlos a los proveedores  escogidos para participar en el requerimiento de información (RFI). De necesitarse pruebas de validación de materiales debe especificarse los métodos y confirmar si deben hacerse en laboratorios certificados.

Selección

Una vez identificados los proveedores potenciales  se valida que puedan cumplir con las cantidades requeridas y con los costos esperados según el presupuesto. Se envían los requerimientos de cotización (RFQ). Y se establecen los criterios asociados a costos, calidad, tiempos de entrega y servicio al cliente.

Contratos

Hay proveedores que por la naturaleza del servicio brindado tangible o intangible, requieren una vinculación contractual.  El nivel del gasto también tendrá influencia sobre esta decisión. En el contrato se definen los tiempos que pueden afectar los tiempos de ejecución del proyecto. Se incluyen las fechas de entrega de las distintas etapas, las condiciones de pago y las penalizaciones en caso de falla. Se debe incluir un plan que esté aprobado por el gerente del proyecto y el gerente de compras.

Control

En esta etapa se monitorean los procesos de entrega y pagos. Se mantiene comunicación constante con los proveedores para asegurar su cumplimiento. La falla en las entregas puede retrasar la entrega del proyecto y afectar el presupuesto negativamente. En esta etapa un constante seguimiento y monitoreo es crucial, esto incluye inspección de obras físicas y maquinarias. Por lo tanto, se deben agendar reuniones de seguimiento con el proveedor para anticipar eventualidades.

Medición

Se refiere a los indicadores de desempeño del proyecto. Medidas para monitorear la eficacia y éxito del proyecto. La tabla de indicadores la desarrolla el gerente del proyecto y compras debe utilizarla para su medición. Se deben monitorear periódicamente a fin de evaluar las entregas por etapas, el desempeño de los compradores y el cumplimiento de las especificaciones. En este proceso se trabajan las desviaciones de materiales y los cambios de fecha de ser necesarios.

Podemos concluir diciendo que la interacción entre proyectos y compras, marcara el ritmo del proyecto. Donde el intercambio de información oportuna es clave para el desarrollo del mismo. La interacción entre las distintas áreas que impactan la ejecución del proyecto debe estar afinada. Y cada área debe entender su valor dentro del proceso. Una gestión de compras apropiada para un proyecto es responsabilidad de la organización. Sin embargo el conocimiento del proceso es responsabilidad del gerente del proyecto.

En el ambiente productivo una mercancía (commodity) se refiere a un bien básico, que puede ser intercambiable con otras mercancías del mismo tipo. Las mercancías pueden tener una fungibilidad total o sustancial. Las mismas se utilizan para la producción de otros bienes o servicios. Donde la calidad de este bien básico puede ser el diferenciador de una manufacturero a otro.

Este tipo de mercancía puede ser negociado en bolsa de valores. Para ello deben cumplir con estándares mínimos, que también se conocen como calificación básica. Aun así, debe existir poca diferencia entre los productores del mismo. Dentro de los ejemplos tradicionales de este tipo de mercancía podemos mencionar: metales (oro, plata, níquel), granos (maíz, soya, trigo), petróleo y sus derivados, entre otros.

La comercialización de estos productos en bolsa de valores usualmente se hace en mercados futuros. Por tanto, la venta está asociada a las cosechas y hace que este sea un mercado con cierta volatilidad. Estando la misma asociada al comportamiento de la naturaleza y el resultado final de la cosecha.

¿Cómo se determina su precio?

Se determina como una función del mercado en su conjunto. Impacta en este caso la oferta y demanda. Al ser productos básicos sus márgenes de ganancia son muy bajos y factores como la marca no tienen ninguna influencia.

Se dividen en mercancías suaves y duras. Ofreciendo esta clasificación una idea también del manejo de los precios. Las mercancías suaves son las cosechas o elementos vivos, cuyo precio varía dependiendo de la bonanza de la misma. Las mercancías duras están asociadas a la minería, cuyas fuentes pueden ser finitas hasta cierto punto, lo que hace que el comportamiento de precios este más orientado a la tendencia de disponibilidad del material y sus usos en la industria en la actualidad.

Índice de precios de mercancías (commodity Price index)

Es un índice de peso fijo o un promedio ponderado de precios que puede estar basado en precios a futuro o precios de contado. Este índice debe ser representativo de las distintas clases de activos o un conjunto específico de productos básicos. Busca informar a los inversionistas del desempeño de estos productos a nivel global y su comportamiento en las bolsas de valores en las que participan. La tendencia que puedan tener depende de su uso en productos subyacentes.

Finalmente podemos decir que para el comprador es importante conocer, entender y seguir el comportamiento de la materia prima asociada a su producto final. Un seguimiento apropiado puede preparar al comprador en sus procesos de negociación. Puede además permitirle anticipar incrementos de precios y incluso hacer planificación de presupuestos a futuro. Conocer las tendencias de las materias primas y el mercado en el que se participa es clave en la gestión actual de compras.

En la gestión de compras la precisión de los datos es crítica para poder tomar decisiones de manera acertada. La misma tiene un impacto directo en los indicadores de desempeño de la gestión. En la recopilación y análisis es crítica la precisión de los datos porque de ella depende la toma de decisiones.

En ese sentido, es importante que los departamentos críticos estén alineados. Debe haber una relación estrecha entre finanzas y compras, ya que uno depende de la información del otro. Hay que considerar no solo las compras de materiales directos, sino también las de indirectos. Estas últimas porque se manejan de forma menos estricta y pueden elevar el número de excepciones.

Entorno económico

A nivel global, los cambios en los mercados son constantes. La precisión de los datos es la guía del comprador para hacer pronósticos. Los mismos pueden estar orientados a: oferta y demanda de materia prima, comportamiento de precios, costos de labor y transportación, y manejo de riesgos. Debemos tener siempre en cuenta que una empresa invierte en compras alrededor de un 60% de su presupuesto. En las compras de materia prima es importante manejar información acertada y a tiempo.

Se le exige al profesional de compras reducir el gasto en ocasiones hasta en un 20%. Ahora más que nunca es visible en las organizaciones el impacto de la gestión de compras en su rentabilidad y desempeño.

Optimización del gasto

La optimización del gasto está asociada a un manejo de información acertada. La disponibilidad de inventario, el acceso a modelos de costo del proveedor, tener control sobre los gastos de transportación y la más importante el control de uso de materiales en el proceso de manufactura, impactan directamente en la rentabilidad de la empresa. La identificación de proveedores en países de costo óptimo y que puedan retar nuestras especificaciones en base al uso, hace que la gestión de compras sea efectiva.

Un sistema de planificación (ERP) que no sea robusto impacta la gestión. Si los datos no son acertados y tenemos números de productos duplicados, identificadores de productos obsoletos y descripciones de elementos inconsistentes, afectamos todos los niveles de la operación. Los datos que produce el sistema influyen en las decisiones que se toman, desde la planificación estratégica a largo plazo hasta las operaciones diarias.

En conclusión, la precisión de los datos es el corazón del proceso de análisis de compras. Un sistema con información errada nos llevara a tomar decisiones erradas. Retrasara los procesos de negociación, pondrá en duda ante los proveedores nuestro control de la información. Y hará más difícil alcanzar las metas trazadas. Un sistema robusto que abarque las funciones de la cadena de abastecimiento es crítico para una gestión efectiva y eficiente.

¿Qué hace que un proveedor sea preferido? ¿Es un proveedor preferido un proveedor estratégico? ¿Qué marca la diferencia?… Un proveedor es preferido cuando se habla de condiciones que no necesariamente están relacionadas al costo o al servicio.

Un proveedor preferido debe ofrecer un valor agregado a la empresa. Se espera que pueda trabajar con la empresa en la mejora o innovación de los productos o servicios que esta ofrece al público. La vinculación de estos proveedores atada a contratos con tiempos de vigencia predefinidos por las partes. De igual forma hay una relación entre los departamentos de desarrollo de nuevos productos de ambas partes… cliente y proveedor.

¿Qué hace a un proveedor preferido?

Pues  podríamos decir que una característica es el conocimiento de la industria en la que participa. A esta se suman sus capacidades de desarrollo de nuevos productos. El manejo de un sistema de calidad robusto. Tienen una cadena de abastecimiento madura y modelos de costos de los productos o servicios que manufactura. Se espera que sea un proveedor que pueda proveer respuestas oportunas y a tiempo. Por ultimo, debe manejar un programa de mitigación de riesgos que asegure el cumplimiento de las entregas.

¿Es un proveedor preferido un proveedor estratégico?

No necesariamente, un proveedor es estratégico por la singularidad del producto o servicio que nos provea. Sin que esto quiera decir que producto o servicio en cuestión cumpla con los requisitos mencionados anteriormente. Un proveedor puede ser estratégico simplemente por el nivel de gasto, sin que el producto o servicio ofrecido tenga un alto nivel de criticidad. Así pues, los requisitos para considerar un proveedor estratégico difieren de los de un proveedor preferido. Sin embargo, debemos monitorear constantemente nuestra clasificación de proveedores para poder migrarlos de una condición a otra en caso de ser necesario.

¿Qué aspectos debemos monitorear constantemente?

Debemos entender su modelo de planificación, ver qué tipo soporte y el grado de compromiso que nos ofrecen ante situaciones que pueden afectar nuestros resultados, conocer cuál es el impacto de nuestro negocio en su cartera de clientes, monitorear los avances en el desarrollo de una relación de negocios que conlleve una mayor cooperación e interacción entre las partes, validar si ambas partes se benefician de la relación de negocios y lo más importante , conocer nuestra base de datos de proveedores para tomar decisiones acertadas para la empresa.

Para finalizar, debemos enfocarnos en definir y clasificar correctamente nuestros proveedores nos permite agregar valor a la empresa.  Y a nosotros como departamento de compras nos ayuda a determinar nuevas formas de reducir costos, consolidar productos y servicio, y obtener ideas de los expertos (proveedores). El enfoque colaborativo en la relación con los proveedores ofrece relaciones de negocios más estables y resultados tangibles en el largo plazo.