Básicos

Si queremos ser competitivos, debemos tener un manejo estratégico de costos. Necesitamos entender que nos impacta la estructura de costos y entender que el costo va mucho más allá del precio.  Para ello debemos entender claramente todo lo que impacta nuestros costos y nos permite tener una ventaja competitiva sostenible.

Para ello el profesional de compras debe conocer el ciclo de vida completo de los productos y servicios que compra. Además debe aplicar técnicas de manejo de costos relacionadas, mas no limitadas a Modelos de Costos, Estrategias de Precios e Inteligencia de Mercado. Este conocimiento le permitirá tener negociaciones basadas en información real. Lo que conducirá a relaciones entre proveedor y cliente, beneficiosas para ambas partes.

Existen distintos tipos de modelos de costos. Cada uno maneja una distribución de los costos diferente, dependiendo del proceso de manufactura o servicio asociado al mismo. Asimismo existe mucha reticencia de parte de los proveedores a compartir sus modelos de costos. Para obtener la información requerida, es importante que solo se requiera la información relevante del proceso.

Modelo de Costo Básico

Nos permite evaluar si el precio de compra es justo. En este evaluamos precios de distintos proveedores. Necesitamos conocer el proceso y su impacto para poder predecir los resultados esperados. Este modelo usualmente se requiere para nuevos productos o servicios. En el vemos la distribución de las siguientes partidas:

 

Perfil de Costos de la Industria

Este perfil es el que debemos utilizar con más frecuencia, ya que nos ofrece las tendencias de los mercados. Siempre y cuando compremos materias primas con un mínimo de proceso de transformación. Además nos permite poder compararnos globalmente. También es importante saber que las fuentes de información son en su mayoría bases de datos gubernamentales. Lo cual, en el caso de los países desarrollados nos ofrece transparencia en la información manejada.

Fuentes disponibles a considerar en Internet  son las siguientes:

RMAU – https://rmau.org/

Economic Census – www.census.gov

Propurchaser – www.propurchaser.com

Chinese Commodity Market – http://intl.sci99.com/

Análisis de Precios

Son útiles cuando el precio del producto o servicio es impulsado por el mercado o es estándar. Deben utilizarse en contratos para asegurar la veracidad de los precios y validar los modelos de costos. Dentro de las distintas formas de análisis de precios  esta la comparación de precios y los análisis de tendencias de mercado. Los distintos índices de precios nos dejan ver el histórico del comportamiento del producto o servicio en cuestión. Y evaluar a la vez los impulsores claves en el cambio de la demanda.

 

Costo Total de Propiedad (TCO)

Este tipo de análisis de costos considera el valor del ciclo completo de vida del producto. En el mismo se resalta la diferencia del precio de compra y el costo a largo plazo. Por lo tanto se evalúa mas como una inversión que simplemente como una compra. Las estrategias de compra asociadas a categorías deben iniciar con un análisis de propiedad. En él se capturan los costos de dinero y los costos de oportunidad. A fin de tomar la decisión más acertada para la empresa.

Para concluir, es importante que el comprador maneje los costos de sus productos críticos. Esto así porque son los que impactan de manera directa el flujo de efectivo de la empresa, la rotación de inventario y las oportunidades de reducción de costos. El comprador de hoy día debe tener habilidades financieras que le permitan analizar adecuadamente la adquisición de los productos y servicios que necesita en su proceso de manufactura. Las compras no se refieren más comprar barato sino al mejor costo.

¿Cómo ves tus proveedores como aliados o amenazas? ¿Qué tanto puedes obtener de ellos? ¿Estoy en una relación ganar-ganar con mi proveedor? ¿Veo a mi proveedor como un aliado estratégico?…  Nos pueden surgir muchas preguntas más respecto a este tópico. La verdad es que la respuesta dependerá de la cultura de la compañía y de la relación que se maneje con los proveedores.

Son nuestros proveedores solo parte de un proceso transaccional. Si es el caso, entonces nuestro enfoque debe cambiar. En el mundo de negocios actuales los proveedores deben ser aliados estratégicos. Esto así, porque nos permite trabajar con el proveedor en identificar oportunidades de mejora en nuestros productos. Además de hacer su costo más eficiente.

¿Por qué un Aliado Estratégico?

Pues porque es el experto en el comportamiento del componente que nos provee. Por tal razón no podemos verlos como nuestros adversarios. El asociarnos con nuestros proveedores nos permite encontrar maneras de ayudarnos entre sí. También implica que ambos debemos conocer nuestros procesos, ya que solo así podemos identificar oportunidades de mejora. Y trabajar sobre ellas para beneficio de ambos, corregir procesos, eficientizar costos e identificar potenciales desperdicios en el proceso, marcaran la diferencia.

Desarrollar relaciones estratégicas con nuestros proveedores nos garantiza una base de proveedores más estable. Nos permite reducir costos y mejorar la calidad de los productos que recibimos. Y nos permite tener acceso a la parte de innovación del proveedor, la cual nos puede ayudar a mejorar nuestro producto.

¿Qué considerar al escoger un aliado estratégico?

Para considerar un proveedor como aliado estratégico debemos considerar lo siguiente:

1. El proveedor debe ser capaz de proveer trazabilidad de su proceso.
2. Debe ser un proveedor estable, ya que creamos una alta dependencia hacia él.
3. La innovación debe estar presente en la relación para la mejora de los productos actuales y desarrollo de productos a futuro.
4. Debe existir un alto sentido de confianza en la relación. Lo cual implica apertura en la información que se comparte.

Para concluir, podemos decir que el desarrollo de aliados estratégicos siempre creara cierto nivel de riesgo. Esto así por el nivel de dependencia asociado a este tipo de relación entre cliente y proveedor. En estos casos, es siempre oportuno identificar fuentes alternas e irlas desarrollando. A fin de minimizar los riesgos y el impacto en caso de fallas por parte de nuestro proveedor estratégico.

Los estándares de prueba de materiales surgen con la necesidad de las empresas de participar en un mundo globalizado. Movidas por la oportunidad de expandirse más allá de sus fronteras y crecer. E impulsadas por la necesidad de ajustarse a las exigencias de los distintos mercados. Dicho esto, veamos un poco más en detalle este tema.

¿Qué son las normas industriales?

Son las reglas que determinan las cualidades y propiedades que deben tener los materiales. Las normas crean confianza y dan prestigio a los proveedores que las hacen parte de sus procesos de manufactura. Crean confianza en el cliente y aseguran la repetitividad del proceso de manufactura.

Dentro de las normas industriales más conocidas, podemos mencionar las siguientes:

• ASTM: (American Society of Testing Materials ) Sociedad Americana para prueba de Materiales.
• ANSI: (American Nacional Standards Institute ) Instituto Nacional Americano de Estándares.
• BS: Instituto Británico de Estándares
• EN: Comité Europeo de Normalización
• ISO: Organización Internacional de Estandarización
• AENOR – Asociación Española de Normalización y Certificación

Es importante saber, que existen normas que regulan los distintos tipos de industria. Por tanto, los estándares y normas, serán más o menos conocidos dependiendo de su industria. Existen normas generales como ISO que se aplican a distintas industrias.

¿Qué impacto tienen las normas en las pruebas de materiales?

Las normas nos permitirán determinar si nuestros materiales cumplen con los requisitos y características establecidos en la especificación. Asimismo el método elegido debe ser adecuado para asegurar la exactitud de los resultados. Para ello, debemos asegurarnos que las pruebas se realicen de acuerdo a lo indicado en el estándar escogido.

Los métodos de análisis deben vigilarse constantemente y verificar el cumplimiento de los procesos de calidad asociados. Es importante también la experiencia del analista en la realización de las pruebas. Además de documentar que los principios establecidos mantienen su integridad en el proceso de ejecución de las pruebas.

Para concluir, podemos decir que todos los métodos de prueba implican cierta incertidumbre en sus resultados. Por esto la importancia en la selección del método. En este caso es importante que tanto el analista como el cliente estén seguros de que el método seleccionado es el óptimo para el material a probar y que la desviación de los resultados es aceptable en la industria en que participan.

El e-sourcing nos permite recibir las ofertas de los proveedores a través de un portal en línea. Se ha convertido en una herramienta clave que permite a las empresas identificar, depurar y conectar con una base de proveedores. Todo ello, independientemente de su localización geográfica. Es un proceso que utilizan los Gerentes de Categoría, ya que les proporciona en muchos casos mejores negociaciones que las tradicionales cara a cara.

Usualmente son negociaciones en vivo donde el comprador y un grupo de proveedores participan de un proceso dinámico. Este proceso se da en línea donde ellos compiten entre si para lograr ganar la aprobación de su oferta por parte del comprador.

¿Cuáles son los beneficios del e-sourcing?

Pues con las tendencias actuales de las comunicaciones por voz y video en línea, es claro que este es uno de los beneficios. Además podemos citar, los siguientes:

1. La reducción de costos, ya que permite llegar a mas proveedores a la vez y fomenta la competitividad entre los mismos.
2. Acelera el proceso de la identificación y selección de proveedores.
3. Mejora las relaciones con los proveedores al fomentar un estilo de negociación transparente y abierta. También ofrece retroalimentación oportuna.
4. Reduce las distancias o los límites geográficos.
5. Ofrece más control sobre los procesos de subasta y crea la base para un proceso de auditorías regulatorias.

En definitiva, la herramienta que se escoja para apoyar este proceso también nos ayuda en la creación de una base de datos de proveedores. Y nos permite además capturar información para completar procesos de análisis.

¿Cuál es la diferencia entre e-sourcing y e-procurement?

Aunque los términos sourcing y procurement se utilizan indistintamente, el alcance de cada uno es diferente. Y con su versión “e” no es diferente, por tanto… ¿cuáles son esas diferencias?

Sourcing, analiza el ciclo de vida completo de la gestión de compras. Esto incluye el conocimiento del mercado, el uso de los activos, la identificación de oportunidades de reducción de costos, las necesidades de la empresa y el manejo de los contratos. El e-sourcing se encarga de casi todo lo anterior de manera automática. Se encarga de consolidar la información y agilizar el proceso de manejo y análisis de la misma, para facilitar la toma de decisiones.

Procurement, que se refiere más a la parte transaccional del proceso. La gestión de cotizaciones, aprobaciones, compras, recibos y pagos de los materiales. El e-procurement es el equilibrio del e-sourcing donde se inicia el proceso de compras una vez completado el proceso de toma de decisión.

Para concluir podemos decir que ambas son partes de un todo. Que utilizamos e-sourcing de manera estratégica para garantizar las mejores condiciones en nuestro contrato. Mientras e-procurement asegura que nuestro flujo de compras y servicios sea optimo en función de lo estipulado en nuestro contrato.

Toda empresa define las reglas que van a regir su modo de operación. Las mismas están claramente definidas a fin de asegurar continuidad en los procesos. Además de implementar controles destinados a facilitar el proceso de toma de decisiones y la transparencia de las mismas. En ese sentido compras no es la excepción. Por tal razón tiene dentro de la organización sus propias políticas y procedimientos. Los cuales están orientados a garantizar un proceso eficiente y que fluya.

Las Políticas de Compras

Dentro de las políticas de compras se define el alcance de las decisiones y su impacto en el negocio. Y aunque en ocasiones estas políticas inician en otras áreas nos impactan de manera directa. Dentro de las más conocidas podemos mencionar las siguientes:

• La definición de tiempo de cobertura de inventario, nos da un horizonte de colocación de órdenes de compras basado en la cobertura.
• La política de firma de órdenes según el monto, nos indica quien tiene que aprobar la orden y que tan detallado debe ser el expediente de compras.
• Los términos y condiciones de pago, están asociados directamente al manejo del flujo de efectivo que desea lograr la empresa.
• La definición de la política para gastos de capital y la medición del retorno de la inversión.
• Y las compras en mercados a futuro.

Las políticas antes mencionadas son solo algunas de ellas y pueden variar de acuerdo a la naturaleza de la empresa. A su tamaño y al mercado en el que participe.

Los Procedimientos de Compras

Los procedimientos están creados para definir la gestión transaccional del proceso. Cubren el flujo de las distintas actividades que se realizan en el departamento y definen sus responsables. Los procedimientos son documentos vivos que se actualizan en la medida de lo necesario. Si la empresa tiene alguna certificación, los mismos pasan a ser documentos controlados.

Un procedimiento bien estructurado consta de las siguientes partes: propósito, objetivo, responsables, flujograma, descripción del proceso, documentos y formas anexas, e historial de revisión. Debe estar escrito en un lenguaje llano, ser claros, precisos y concisos, atendiendo al impacto que tienen en finanzas e inventarios. Por tal razón, es muy importante que cada integrante del área los conozca, ya que los mismos definen el alcance de la gestión.

Para concluir, las políticas y procedimientos definen y facilitan la gestión. Y en el caso de empresas multinacionales garantizan la estandarización en el manejo de áreas críticas que requieren niveles de control estrictos.

¿Son necesarias las visitas a proveedores? ¿Es necesario conocer su proceso de manufactura? ¿Influye de alguna manera en la relación con el proveedor? ¿Tiene algún impacto en mi gestión?…

Podríamos generar muchas preguntas más alrededor de este tema. Y abrir contenidos distintos al contestar cada una de ellas. Para al final determinar que es crucial conocer nuestros proveedores, visitar sus operaciones y poner rostro a la voz. Definitivamente hay un impacto no solo para la empresa sino para nosotros como expertos de compras. Por tal razón les invito a contestar las preguntas anteriores, y ver a donde nos llevan las respuestas que les ofrezco en base a la experiencia que he logrado acumular hasta ahora.

¿Por qué debo visitar a mis proveedores?

Lo primero es para fortalecer la relación de negocios. Nunca un correo o una llamada telefónica podrán sustituir el intercambio físico. Es en la interacción física donde se evidencia la forma de gestión, donde se crea empatía y además se define la disposición real de desarrollar una relación de negocios a largo plazo. Es donde se da la apertura para el intercambio profesional y personal que crea compromiso para ambas partes. Y donde identificamos oportunidades de mejora en los procesos y en el producto. Conocer en persona a nuestros proveedores nos permite definir relaciones de negocios a largo plazo.

¿Es necesario conocer su proceso de manufactura?

Definitivamente,  porque son los expertos en el producto que nos suplen y conocen como cualquier cambio requerido impacta en el desempeño de mismo. Son los que ante cualquier falla, pueden determinar en qué parte del proceso de manufactura hubo una variación. Es por ello que visitarles y entender a grandes rasgos su proceso de manufactura nos va a permitir entender el lenguaje del proveedor.

Además, a la vez nos permite acumular conocimiento técnico y experiencia. Y nos da la propiedad para manejar temas técnicos a lo interno de la empresa y poder explicar a nuestros clientes la situación.  También nos permite trabajar en conjunto con el proveedor para minimizar el impacto en nuestras operaciones. El conocer el proceso de manufactura del producto nos permite ofrecer a nuestro proveedor ideas de mejora y soporte técnico si hace falta. Para esto último, apoyándonos en otras áreas funcionales de la empresa.

¿Influye de alguna manera en la relación con el proveedor?

En la medida en que se fortalezca la relación con el proveedor, este se sentirá más cómodo al retroalimentarnos. De igual forma, nos permitirá a nosotros entender cuando hacemos un requerimiento si el mismo es factible o no. Nos mantendremos informados ante cambios a lo interno del proveedor y podremos de igual forma alertarles ante cambios en nuestros procesos. Esto minimiza riesgos en el servicio y entrega, y permite crear planes de contingencia de ser necesarios.

¿Tiene algún impacto en mi gestión?

Sin ninguna duda, claro que lo tiene. El impacto en la gestión se verá claramente ante la respuesta y el compromiso del proveedor ante necesidades inmediatas del negocio. En su disposición a cooperar con iniciativas de reducción de costos. En la transparencia en el manejo de su costeo de producto. Y sobre todo en la disposición a crecer juntos y crear relaciones de negocios a largo plazo. Podemos verlo incluso en la gestión de manufactura de productos socialmente responsable y en su disposición a cooperar con la comunidad en la que operan.

Para concluir, es importante conocer a nuestros proveedores. Porque así como nosotros queremos apoyar a nuestros clientes, también ellos quieren apoyarnos a nosotros y crear una cadena de abastecimiento sostenible. Al final, terminamos siendo uno reflejo del otro en nuestra forma de accionar y de operar. Con la finalidad de cumplir responsablemente con el buen uso de nuestros recursos humanos, de nuestra infraestructura y de nuestro planeta.