Básicos

¿Qué se espera de un profesional de compras?

Para ser una posición a la que muchos llegamos por coincidencia, los requisitos para ser un profesional de compras son muchos y muy variados. Los mismos van desde las habilidades que debemos tener, pasando por el conocimiento, hasta el estilo de trabajo. Y a nosotros nos toca aprender sobre la marcha, algunos con la ventaja de recibir un mínimo de formación y otros aprendiendo por el método tradicional de ensayo y error.

No existe un día típico en nuestra gestión, cada día trae su propio afán multiplicado por nuestros clientes internos. En consecuencia, cada día nos exige la puesta en práctica de todo lo que sabemos y requiere de toda nuestra inteligencia emocional.

Tipos de Perfiles

Como decimos comúnmente, a cada quien lo suyo. Así que cada posición dentro de la estructura tendrá requisitos definidos y metas diferentes, dependiendo de su alcance e impacto en la organización. Los requisitos de cada perfil también estarán definidos por la industria en la que se participe. Para referencia les comparto algunas características básicas por tipo de posición.

Gerente de Compras

Es responsable del manejo de la gestión de compras. Estandarizar el proceso de compra y de la certificación de los suplidores, generar nuevas opciones de compra que cumplan con los requisitos exigidos por la organización y el manejo de proyectos de compras. Liderar el proceso de identificación de iniciativas de reducción de costos. Apoyar y supervisar a los integrantes del Departamento de Compras en la realización de sus funciones. Concienciar a los clientes internos de su responsabilidad sobre el proceso de compras. Es responsable de mantener la relación con los proveedores locales e internacionales, según aplique. Debe asegurar la capacidad de respuesta de los proveedores para que se mantenga un flujo continuo de materiales y no afectar la cadena de abastecimiento.

Comprador

Realizar procesos compras de la planta. Manejar los procesos de cotizaciones, negociaciones, acuerdos y gestión del rendimiento y las relaciones con proveedores aprobados o potenciales. Generar nuevas opciones de compra que cumplan con los requisitos exigidos por la organización y el manejo de proyectos de compras. Identificar iniciativas de reducción de costos.  Asegurar que  todas las compras lleguen a los clientes internos en tiempo oportuno. Llevar los registros auxiliares de los gastos por cada cuenta de presupuesto.

En adición a las características antes mencionadas, no podemos dejar de resaltar que el profesional de compras debe ser analítico, organizado, tener habilidades matemáticas y contables. Así como conocimiento del entorno económico en el que se desenvuelve la industria en la que participa.

Para concluir, tener un perfil de compras atractivo al mercado laboral nos exige formarnos y mantenernos en continuo aprendizaje. Las industrias cambian, el entorno cambia y con ambos también nosotros debemos cambiar. Al final, eso es lo que determinará qué tan exitosos seremos en la carrera profesional que elegimos desarrollar.

¿Cuáles son los materiales indirectos?

Los materiales indirectos son aquellos que se utilizan en el proceso de producción, sin embargo no son directamente rastreables en el producto final. Son considerados como parte de los gastos generales de administración y al igual que los materiales directos son parte de los gastos variables. Usualmente son pequeños, baratos y comprados en grandes cantidades.

Están sujetos a los requerimientos de los distintos departamentos de la empresa. Y aunque no van directamente al producto, pueden impactar la producción si se descuida su reposición. También están muy asociados a situaciones de urgencias y en ocasiones su impacto afecta la totalidad de los empleados. Además se le conoce como compras MRO (Maintenance, Repairs and Operations).

Importancia de los Materiales Indirectos

Aunque los materiales indirectos no tienen impacto directo sobre el producto. Cabe mencionar, que de no reponerse a tiempo pueden detener la producción. La gestión de compras de indirectos asociada a mantenimiento tiene un alto impacto en operaciones. Es decir, el mantenimiento oportuno a la maquinaria y a la infraestructura es clave para asegurar el flujo continuo de producción.

De igual manera, los materiales indirectos asociados a recursos humanos también pueden tener un alto impacto. Esto así, porque usualmente están asociados a actividades orientadas a mejorar la productividad y a motivar los empleados.

En resumen, a pesar de no ir directamente al producto pueden afectar su manufactura.

¿Cómo se miden los materiales indirectos? 

Este tipo de materiales se puede medir financieramente de dos formas:

La primera es incluirlos en los gastos generales de fabricación. En este caso, se asignan al costo de los bienes vendidos y al inventario final. Esta información se actualiza mensualmente y se asigna a las cuentas que se determinen al crear el presupuesto.

La segunda es cargar estos gastos a las cuentas predeterminadas en la medida en la que se incurre en ellos.

El método más utilizado es el primero ya que se considera más preciso. Aunque si la cantidad de materiales indirectos es pequeña, entonces se asumen como gastos tan pronto se incurre en ellos.

Para concluir, cabe mencionar que los materiales indirectos de producción usualmente no se manejan con un registro de inventario formal. En cambio, se utilizan sistemas informales de control para asegurar cuando reordenar estos materiales.

¿Cuáles son los materiales directos?

Los materiales directos son aquellos que se utilizan para la manufactura de un producto y que tienen trazabilidad. Estos están contenidos en la lista de materiales del producto. También la lista contiene el uso y el precio de los materiales para determinar el costo del producto. En algunos casos además se incluye algún cargo por gastos generales, aunque es atípico.

La clasificación de los mismos incluye los materiales que están físicamente en el producto, tanto material directo como sub-ensambles. Además, se considera también el desperdicio y desecho del proceso de manufactura. Por otro lado vale aclarar, que no se considera ningún material consumido como parte de los gastos generales necesarios para operar. Asimismo, son considerados como parte del gasto variable.

Importancia de los Materiales Directos

Los materiales directos usualmente representan un 50% del gasto de una empresa. Por tanto, su adecuada gestión es crítica para procesos de análisis de planeación y de finanzas. Tienen un alto impacto en el manejo de inventario y su falta detiene el proceso de producción. Lo que impacta directamente la labor directa.

Los materiales directos son identificables, medibles y se cargan directamente al costo de producción. Forman parte del producto final y su uso como factor de costos debe estar asociado a controles de uso de los mismos.

¿Cómo se miden los materiales directos?  

Los materiales directos usualmente se miden utilizando dos variantes, las cuales son:

Varianza del precio de compra: que se refiere a la diferencia entre el precio pagado (actual), para comprar un artículo y su precio estándar (costo), multiplicado por el número de unidades compradas en un periodo de tiempo específico.

Varianza del rendimiento de material: que se refiere a la diferencia entre la cantidad de material utilizado (actual) y la cantidad estándar que se espera usar (lista de materiales), multiplicada por el costo estándar de los materiales.

Para concluir, cabe mencionar que el seguimiento a los materiales directos es crítico. Esto así, porque su impacto en los resultados financieros de la empresa puede definir las ganancias o pérdidas de la misma.

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La gestión de compras puede darse en distintos escenarios, uno nacional o local, y otro internacional. La división va a estar asociada al tamaño de la empresa. O en su defecto a la disposición de recursos en la estructura de compras. También dependerá del nivel del gasto y de exigencia sobre el perfil del comprador.

Compras Locales

Esta gestión está limitada a la interacción solo con proveedores localizados en el país. Está más orientada a cubrir las necesidades de Mantenimiento, Operaciones y Reparaciones. Estas necesidades por su naturaleza requieren la disponibilidad y accesibilidad de proveedores locales. Y cubren la parte de bienes y servicios que son requeridos por la empresa para su funcionamiento diario. Este escenario se da con más frecuencia en empresas pequeñas y medianas que operan localmente.

La interacción con los proveedores no se limita solo a compras, sino que otras áreas funcionales mantienen contacto frecuente con proveedores claves. Esto así, para evitar triangular información y que el proveedor pueda ofrecer una respuesta rápida a los requerimientos que se le realizan.  Dentro de las áreas que manejan mayor contacto con proveedores podemos citar a Mantenimiento y Recursos Humanos.

La gestión de compras locales facilita la ejecución del proceso de compras y puede ser altamente eficiente. En ese sentido, las compras locales reducen los tiempos de entrega y el manejo de altos niveles de inventario. Hacen que el desarrollo de nuevos productos sea más fluido por la cercanía con el proveedor. La comunicación de cliente-proveedor es más efectiva por el manejo del mismo idioma. Y por último, la resolución de defectos de calidad es mucho más rápida.

Compras Internacionales

En la gestión de compras internacionales, como su nombre lo indica el comprador está expuesto a trabajar con proveedores en múltiples países. En ese sentido, el perfil que se exige al comprador es mucho más alto.  Comenzando por la necesidad del manejo de uno o varios idiomas adicionales, y el conocimiento de otras culturas. Por tanto, se espera un manejo emocional con un mayor nivel de madurez.

En muchos casos, en esta gestión es difícil ponerle rostro a la voz. Y aunque cada día, las redes sociales nos ayudan a cerrar esta brecha. Aun así, estas relaciones manejan niveles de interacción mucho menos cálidos que las compras locales. La gestión de compras internacionales, se maneja a un nivel más transaccional y menos emocional.  La relación de negocios se limita en la mayoría de los casos a la negociación de los términos y condiciones de la compra. Y al seguimiento de que lo pactado se cumpla en las fechas establecidas.

El manejo de los tiempos en esta gestión es mucho más cerrado, ya que está limitado por la distancia. Y el soporte que se recibe del proveedor es mínimo ante cualquier requerimiento o situación. Cabe mencionar, que estas situaciones se ven afectadas por los volúmenes de compra que se manejen.

Para finalizar, es importante recalcar que tanto las compras locales como las internacionales son críticas en el desempeño de la empresa. En ocasiones coexisten dentro de la misma estructura como funciones separadas. Y en otros casos, están fusionadas en un solo individuo. Sin que esto sea meramente un detalle estructural, la gestión de compras y su complejidad siempre presentara un reto para el profesional que la ejerza. Sobre todo, si quien la ejecuta está orientado al logro de metas y objetivos.

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¿Qué características definen mis materiales?

La definición apropiada de los materiales que utilizamos, es lo que nos garantiza que siempre recibiremos lo mismo. La especificación debe contener los parámetros que son mandatorios para asegurar el desempeño del material. Además, de otros parámetros adicionales que también definen el material pero no afectan su desempeño.

Es importante que al momento de definir los parámetros técnicos del material se considere su funcionalidad. Que no se definan parámetros muy por encima o por debajo de lo necesario. Y más importante aún, es definir con el proveedor su capacidad para la repetitividad del proceso de manufactura. En ese sentido, es crítico trabajar con el proveedor para manejar las tolerancias y aclarar expectativas.

La variación en los parámetros será determinante para la aceptación del material y su posterior uso en el proceso de producción. Al definir el material, es importante mantener los estándares de la industria ya que esto nos garantiza la posibilidad de migrar de proveedor. Si manejamos especificaciones cerradas o muy sofisticadas, esto nos convierte en clientes cautivos del proveedor. Limita nuestra capacidad de negociación y el cambio de proveedor.

¿Quiénes son los expertos?

Dependiendo del tamaño de la empresa, el experto puede ser interno o externo. Hay empresas que tienen grupos de expertos relacionados a los productos que manufacturan y los materiales que utilizan. En otros casos, se descansa en la experiencia del proveedor y su conocimiento del uso del material y sus distintas aplicaciones. Muchos proveedores, tienen departamentos de desarrollo de nuevos productos que apoyan a los clientes y que le permiten al proveedor mantenerse a la vanguardia.

También están los laboratorios de calidad certificados para hacer pruebas. Los grupos de investigación de universidades. Empresas que manejan la parte de conceptualización de la idea del material o producto. Y grupos de consumidores que se prestan para estudios focalizados.

Para concluir, cabe decir que serán las especificaciones las que van a determinar el desempeño final del producto. Y que el desempeño unido a la aceptación del producto en el mercado, serán los que determinaran su éxito. Además de su posicionamiento y permanencia en el nicho en el que participe.

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La definición de la estructura de compras va a estar directamente relacionada con el tamaño de la empresa, la industria en la que participa y que tanta definición se le quiera dar al departamento. Considerando lo antes expuesto, podemos hablar de dos tipos de estructuras.

Estructura de Compras Simple

Estas estructuras están más asociadas a empresas pequeñas y medianas. Más bien por lo fácil que se percibe la gestión que por los volúmenes que se manejan.

En una estructura de compras pequeña, a menudo encontramos que quien hace la gestión de compras tiene la función compartida con otras “afines”. En este caso, no habría implicaciones mayores siempre y cuando los volúmenes en dinero que se manejen no sean significativos. Lo cual cambia si la empresa es una comercializadora.  Aquí la función del comprador es entonces negociar los productos que se ofrecen en la misma. Usualmente hay ausencia de políticas y procedimientos, y no se tiene una función de calidad definida. En la mayoría de los casos termina haciendo esta gestión el dueño.

En una estructura de compras mediana, se tiene un comprador y una persona en calidad. Sin embargo no necesariamente la persona de calidad realiza inspección al material que llega. Se manejan volúmenes significativos y si la empresa es familiar, en muchos casos las aprobaciones finales las da la gerencia. Pueden existir procedimientos básicos y proveedores claves, sin que estén aprobados.

En ambos casos, los controles en la gestión son leves o moderados. Y en ninguno de los casos se definen indicadores de desempeño. Por lo tanto, el impacto de la reducción de costos lograda en procesos de negociación no se mide. Como resultado, el comprador de este tipo de empresas ve su trabajo de forma mecánica; y no como una gestión estratégica.

Estructuras de Compras Robustas

Se refiere a estructuras de compras mucho más complejas, con niveles y roles definidos, altos presupuestos, políticas y procedimientos cerrados y un código de ética estricto. En este caso, el rol del comprador es estratégico y sus tareas están bien delimitadas. No se solapan los procesos y se definen controles para asegurar la transparencia de la gestión.

Dependiendo de la industria, puede tener bajo su estructura además de la Gestión de Compras, la Gestión de Calidad en Proveedor. Son estructuras claramente definidas, cuya línea de reporte es independiente de las demás áreas funcionales de la empresa. Aquí entra en escena la figura del CPO (Chief Purchasing Officer), quien determina las estrategias y el alcance de la gestión a nivel corporativo.

En conclusión, no hay una estructura de compras a medida. Usted escoge la que más acertada sea a sus necesidades y las de su negocio, los ajustes los hace en el camino.