Cuando se busca agregar valor a la cadena de abastecimiento, la gestión de compras es un área crucial. Es desde aquí donde se inicia un proceso que impacta toda la cadena. Una gestión apropiada de la misma no solo asegura el precio correcto, sino que optimiza el flujo de la cadena de abastecimiento.
Asegurar la eficiencia del proceso de compras crea una reacción positiva dentro de la organización. Se espera que el proceso cree un valor comercial significativo. Debemos asegurar nuestra posición como socios estratégicos de nuestros proveedores. Y en la empresa, como guardianes de los requerimientos de nuestros grupos de interés.
A continuación les comparto siete maneras en que podemos impulsar la eficiencia en nuestros equipos y en nuestra labor diaria:
Piensa cuidadosamente antes de comprar
Reducimos costos al comprar… ahora bien generar ordenes por cada necesidad no significa que estemos reduciendo nada. A menudo significa lo contrario. Solo validar continuamente los usos, la frecuencia y confirmar con el usuario hace que las compras sean eficientes.
Por tal razón en compras recurrentes recurrimos a contratos u órdenes abiertas. Estas permiten asegurar el precio, optimizar la producción en proveedor y calendarizar las entregas.
Construya buenas relaciones con sus proveedores.
Rodéese de proveedores confiables. Construya y mantenga buenas relaciones con su proveedor, sea justo en su gestión. Solo así recibirá apoyo de su proveedor cuando lo necesite. Esto hace que el proceso fluya y que el proveedor se convierta en su aliado. Recuerde que él es el experto en su industria y puede ayudarnos a mejorar nuestros productos.
Maneje procesos de negociación justos, detallados y directos. Colabore con el proveedor para mejorar costos. Deles la oportunidad de hacer propuestas de mejora del producto o de los procesos.
Expanda su red
Involucre a su grupo de interés interno, su retroalimentación es clave. Los aportes de otros departamentos amplían la perspectiva de los proveedores y hacen que los proyectos se completen más rápido. La creación de relaciones cercanas en toda la organización acelera los procesos, genera confianza y aumenta la eficiencia.
Con tantas nuevas herramientas de comunicación, involucrar a otras personas es más fácil que nunca. Tener una plataforma que permita a todos comunicarse acelerará el proceso y se asegurará de que todas las personas adecuadas estén incluidas.
Usa tus habilidades analíticas para tomar las decisiones correctas
La planificación de proyectos, examinar a los proveedores y las ofertas. Y luego pasar al proceso de negociación requiere habilidades analíticas de primer nivel. Tener una perspectiva completa de cada parte del proceso mantiene a los proyectos en marcha y a las finanzas bajo control. Tener un proceso de análisis definido hará que la recopilación de métricas y los informes sean simples y efectivos.
Afina tus habilidades de negociación
Parte de desarrollar buenas relaciones es negociar bien. Hacer un buen trato para tu organización mientras se mantiene contentos a los proveedores puede ser bueno. Sin embargo, desarrollar estrategias para hacer felices a ambas partes es vital para ser eficiente.
Las negociaciones en ocasiones implican un contrato, lo que significa enviar por correo electrónico documentos. La implementación de un sistema de gestión de contratos hará que la negociación sea mucho más sencilla, ya que ahora todos pueden editar y comentar en un solo lugar.
Piensa globalmente
La economía de hoy es global. A menudo, las mejores ofertas en el negocio se encuentran en un lugar inesperado. La creación de relaciones con socios globales aumenta la flexibilidad y las opciones para una organización. Las cadenas de suministro globales suelen ofrecer más opciones y mejores precios que limitar la búsqueda a ubicaciones cercanas.
Una parte importante de pensar globalmente es el tiempo. En estos casos la gestión de planificación debe ser muy organizada. Se debe considerar el tamaño de la orden, el tiempo de producción y el tránsito. Todo esto con la finalidad de ordenar las cantidades que menos lastimen los indicadores de la cadena de abastecimiento.
Avanzar con la tecnología
La digitalización de procesos es una de las formas más rápidas de aumentar la eficiencia y tener éxito. Mover información a la nube es esencial para acelerar los procesos y convertirse en una empresa con visión de futuro. Contar con una plataforma eficiente para la planificación, colocación de órdenes, manejo de inventario y procesamiento de pagos hará más fácil las negociaciones. Tendremos acciones en tiempo real, firmas más rápidas y recordatorios automáticos para aumentar el cumplimiento.
Para concluir, podemos decir que las habilidades están ahí. Las herramientas están al alcance de la mano. Y seguir estos pasos ayudará a maximizar la eficiencia y hará que los departamentos de compras trabajen más rápido y de manera más inteligente.