La comunicación efectiva entre la empresa y el proveedor es crítica. Cuando asumimos el rol de cliente, olvidamos en ocasiones lo importante que es la relación entre la empresa y los proveedores. Como cualquier relación, la comunicación es la clave del éxito. Hablar con los proveedores de la manera correcta puede cambiar la calidad de esa relación, y afectar la relación de negocios.
Cuando se trata de mejorar el rendimiento de los proveedores, la comunicación tiene una importancia primordial. La mejora de la relación a través de la comunicación efectiva producirá un aumento los niveles de servicio y la satisfacción de los interesados. Por tanto, el comprador debe potenciarse a sí mismo a través de una negociación más efectiva. Que esté basada en una comprensión de las diferencias entre los enfoques de negociación competitiva y de colaboración.
Para lograrlo debe tener en cuenta lo siguiente:
Estar informado
La información es la clave para negociar descuentos, discutir inquietudes o saber qué preguntas hacer. Cuando hable con su proveedor, necesita saber dónde se encuentra su empresa y la mayor cantidad de información posible sobre el producto o servicio que tiene su proveedor.
Hablar directamente
Establezca el tono para la relación. Siempre recuerde que está hablando con una persona y cada interacción afectará las conversaciones futuras. Maneje un lenguaje prolijo, sea cortés y sea honesto.
Pregunte
El no saber algo y demostrar interés por aprender es bueno. Reconozca la experiencia de sus proveedores, quien mejor que ellos para enseñarle. Si está informado sobre lo que necesita, puede solicitar información sobre cómo el proveedor puede satisfacer esa necesidad.
Dele tiempo a su proveedor para responder
Cuando se formulan preguntas con cierto nivel de complejidad no se esperan respuestas inmediatas. Usted no quiere equivocarse, pues su proveedor tampoco. Para hacer bien su trabajo, usted necesita información precisa, así que no presione a sus proveedores para que lo hagan.
Cubrir el tema del dinero.
Esté abierto con sus proveedores sobre cuándo paga las facturas, cómo paga las facturas y por qué una factura está vencida si es así. Uno de los temas más delicados puede ser el dinero, así que asegúrese de abordar el tema con anticipación.
Establecer expectativas claras
Es difícil complacer a alguien cuando no se sabe lo que quiere. Ayude a sus proveedores a servirle mejor haciendo conocer sus expectativas. Dejar claro desde el principio lo que se espera ahorra tiempo.
Abordar los problemas
Dependiendo del tamaño del negocio de su proveedor, es posible que no se les haya informado que algo salió mal. Si no está satisfecho con la forma en que se manejó un pedido o la calidad del producto en un envío en particular, un buen proveedor desea saberlo. Los procesos productivos no son perfectos y las situaciones de producción son normales.
No pidas lo imposible
Si su proveedor generalmente tiene un plazo de entrega definido, no actúes de forma sorprendida cuando no puedan completar el mismo pedido antes. Pedir lo imposible con frecuencia nos expone, nos hace lucir desorganizados y nos hace perder credibilidad.
Reconozca
Cuando hable con sus proveedores, dígales cuándo sus productos o servicios impactaron positivamente los resultados. Este tipo de afirmación les ayudará a saber cómo continuar sirviéndole mejor.
Devolver llamadas y correos electrónicos
Asegúrese de responder a las llamadas y correos electrónicos de su proveedor de manera oportuna. Si los contesta de inmediato, será más probable que le muestren la misma cortesía. De igual forma si hay una oportunidad no se esconda. Su proveedor actuara en consonancia.
Sentido del negocio al hablar con los proveedores
Construir relaciones sólidas en los negocios es fundamental para el éxito. Hablar con los proveedores de la manera correcta ayudará a fortalecer esa conexión. Comprenda que la relación con los proveedores va en ambos sentidos. Usted como cliente apoya a su empresa y ellos, como su proveedor, contribuyen al éxito de la suya.
Para finalizar, podemos decir que nos necesitamos mutuamente. Que la forma de comunicarnos crea una relación. La cual debe ser positiva para ampliar nuestra red y generar más oportunidades.