La estructura de compras

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La definición de la estructura de compras va a estar directamente relacionada con el tamaño de la empresa, la industria en la que participa y que tanta definición se le quiera dar al departamento. Considerando lo antes expuesto, podemos hablar de dos tipos de estructuras.

Estructura de Compras Simple

Estas estructuras están más asociadas a empresas pequeñas y medianas. Más bien por lo fácil que se percibe la gestión que por los volúmenes que se manejan.

En una estructura de compras pequeña, a menudo encontramos que quien hace la gestión de compras tiene la función compartida con otras “afines”. En este caso, no habría implicaciones mayores siempre y cuando los volúmenes en dinero que se manejen no sean significativos. Lo cual cambia si la empresa es una comercializadora.  Aquí la función del comprador es entonces negociar los productos que se ofrecen en la misma. Usualmente hay ausencia de políticas y procedimientos, y no se tiene una función de calidad definida. En la mayoría de los casos termina haciendo esta gestión el dueño.

En una estructura de compras mediana, se tiene un comprador y una persona en calidad. Sin embargo no necesariamente la persona de calidad realiza inspección al material que llega. Se manejan volúmenes significativos y si la empresa es familiar, en muchos casos las aprobaciones finales las da la gerencia. Pueden existir procedimientos básicos y proveedores claves, sin que estén aprobados.

En ambos casos, los controles en la gestión son leves o moderados. Y en ninguno de los casos se definen indicadores de desempeño. Por lo tanto, el impacto de la reducción de costos lograda en procesos de negociación no se mide. Como resultado, el comprador de este tipo de empresas ve su trabajo de forma mecánica; y no como una gestión estratégica.

Estructuras de Compras Robustas

Se refiere a estructuras de compras mucho más complejas, con niveles y roles definidos, altos presupuestos, políticas y procedimientos cerrados y un código de ética estricto. En este caso, el rol del comprador es estratégico y sus tareas están bien delimitadas. No se solapan los procesos y se definen controles para asegurar la transparencia de la gestión.

Dependiendo de la industria, puede tener bajo su estructura además de la Gestión de Compras, la Gestión de Calidad en Proveedor. Son estructuras claramente definidas, cuya línea de reporte es independiente de las demás áreas funcionales de la empresa. Aquí entra en escena la figura del CPO (Chief Purchasing Officer), quien determina las estrategias y el alcance de la gestión a nivel corporativo.

En conclusión, no hay una estructura de compras a medida. Usted escoge la que más acertada sea a sus necesidades y las de su negocio, los ajustes los hace en el camino.