El ciclo de compras vs. el tiempo de entrega

 

Necesitamos recibir un material… ¿Cuál es el ciclo de compras? ¿Cuándo podemos tenerlo disponible en la empresa? ¿Cómo podemos agilizar el tiempo de producción? ¿Qué tipo de transporte nos conviene? Estas son solo algunas de las preguntas que surgen cuando detectamos una necesidad. Lo cual, en estructuras con alto nivel de madurez se convierte en parte del manejo diario y solo se revisita ante urgencias o imprevistos. De igual manera en estructuras pequeñas es parte del día a día.

Existe una diferencia entre el ciclo de compras y el tiempo de entrega. Veamos de que van estas diferencias para asegurarnos de tener un manejo apropiado de ambos conceptos.

El ciclo de compras

Se inicia con la detección de una necesidad, la búsqueda de alternativas para satisfacerla, asegurarnos de la disponibilidad de la alternativa escogida y su recepción en nuestros almacenes. Lo que quiere decir, que al tiempo de producción y entrega del proveedor se suma el tiempo del proceso interno de la empresa. En adición, cabe mencionar que el nivel de complejidad del ciclo de compras dependerá del producto o servicio requerido.

En el ciclo de compras se combina la parte estratégica con la transaccional. También, hay que considerar que según la estructura el rol lo desempeña una sola persona. En el ciclo de compras se debe evaluar lo siguiente:

• Buscar alternativas del producto o servicio requerido.
• Identificar el proveedor que más se ajuste a los requerimientos.
• Evaluación de precios.
• Negociación de términos y condiciones.
• Colocación de orden.
• Recibo de producto o servicio.
• Confirmación de pago.

El tiempo de entrega

Es parte del ciclo de compras, solo que el dueño de este tiempo es el proveedor. Este no es más que el tiempo que tarda el suplidor en poner el material a nuestra disposición. El mismo dependerá de si es un producto o servicio disponible para la venta de manera regular, si lleva un proceso de manufactura o es un servicio especializado. Además, debemos considerar que este proceso inicia casi siempre una vez se recibe la orden de compra. Por tanto es muy importante conocer los procesos de nuestros proveedores para poder entender que cubre el tiempo de entrega y como podemos hacerlo más eficiente de ser necesario.

En este caso se debe considerar lo siguiente:

• Disponibilidad de materia prima o recursos.
• Tiempo de producción o definición de servicio requerido.
• Tiempo de empaque.
• Transportación (terrestre, aérea o marítima).

Frecuentemente se tiende a confundir estos términos lo que resulta en una planificación inadecuada, ya que no evaluamos todos los factores involucrados en la compra. Esto al final se traduce directamente en un costo total del producto más elevado. El ciclo de compras debe contemplar el tiempo de entrega en adición a sus tiempos internos.

Para concluir,  es importante que los usuarios conozcan el proceso de gestión de compras interno y el tiempo de entrega de los suplidores. Esto así para que sus necesidades puedan ser cubiertas a tiempo y el Departamento de Compras les brinde un servicio eficiente y de calidad, actuando como un eslabón de comunicación dentro de la Cadena de Abastecimiento.