En muchas empresas la gestión de contratos de productos y servicios los maneja el departamento de compras. Sin embargo, en muchos casos el personal carece de las competencias y el tiempo para administrar los proveedores de manera efectiva. Usualmente la negociación de acuerdos se hace de manera adecuada y las fallas están en la ejecución.
Las nuevas tendencias de subcontratación, hace que las empresas sean más dependientes de sus proveedores. Por tanto, estos deben tener sistemas robustos de calidad, producción y manejo de costos. De igual forma la competitividad en los entornos económicos ha hecho que la gestión de contratos sea apropiada para garantizar el flujo de materiales. En esta actividad el comprador juega un papel clave ya que es el dueño de la relación con los proveedores.
Alcance de la gestión de contratos
La gestión de contratos abarca la implementación, ejecución y gestión del final del contrato.
- En la implementación nos aseguramos que el nuevo proveedor esté en funcionamiento lo antes posible. Esto incluye la comunicación interna a los grupos de interés y agotar la fase de aprobación del mismo.
- Una vez se inicien las entregas y el proceso sea consistente, se inicia el proceso de evaluación del proveedor de acuerdo a lo establecido en el contrato.
- Pasado el tiempo de vigencia del contrato y en caso de que no haya renovación. Se definen los términos para hacer el cambio de proveedor sin afectar el flujo productivo.
Actividades principales en la gestión de contratos
Las actividades de la gestión de contratos se clasifican en tres áreas:
- Gestión de las entregas
Se refiere al servicio de entregar una ejecución fluida del contrato. Los interesados deben ser informados de que la ejecución del contrato va por buen camino y los riesgos están bajo control y, de no ser así, cuál será el curso de acción. La gestión de la prestación de servicios abarca 3 actividades: medición del rendimiento, gestión de problemas y gestión de riesgos.
- Gestión de la relación con el proveedor
El administrador de contratos tendrá que establecer relaciones sólidas con todas las partes interesadas relevantes. Estas son todas las personas que están afectadas por el contrato. Pueden ser partes interesadas internas o partes interesadas externas como proveedores o incluso la comunidad que vive cerca de la fábrica. La siguiente tabla ejemplar enumera algunas de las necesidades de las partes interesadas. Un administrador de contratos debe evaluar, y si es necesario negociar, si las necesidades están en línea con la estrategia de la cadena de suministro corporativa.
- Administración del contrato
Se refiere al desarrollo de procedimientos apropiados y al archivar toda la documentación relevante. El administrador de contratos debe mantener registros escritos de todos los problemas, mediciones de desempeño, evaluaciones, informes, presentaciones, actualizaciones de contratos y procedimientos. Estos registros deben estar abiertos a consulta por todas las partes interesadas. La razón para documentar todo es asegurar que todas las partes entiendan quién hace qué, cuándo y cómo. Fomenta la consistencia y evita la ocurrencia de fallas similares.
Para concluir, podemos decir que el éxito de la gestión de contratos está altamente influenciado por lo que sucede en el proceso de selección del proveedor. Es donde se definen las obligaciones de las partes. En las cuales se incluyen los términos y condiciones, los indicadores de rendimiento y el tipo de relación.
La selección del proveedor / la fase de adjudicación del contrato y la fase de gestión del contrato deben considerarse como un proceso continuo. La transición entre estas fases debe ser lo más fluida posible para garantizar la máxima efectividad de los acuerdos contractuales.