Un elemento crítico para la gestión de compras es la planificación de los insumos. De esta dependen en gran medida los resultados de toda la cadena de abastecimiento. Decidir que comprar, cuando y de que fuente.
Todas tienen alcance en el gasto, la disponibilidad de material y el flujo de producción. La planificación de las compras puede desarrollarse para un requisito particular o para un proyecto específico. Para una o varias entidades en el sector público o privado.
La comunicación entre planificación y compras es critica para un buen manejo. El impacto alcanza el flujo de efectivo, operaciones y almacén. Una buena planificación de compras es esencial para optimizar y apoyar el logro de los objetivos generales de la organización.
¿Por qué es importante una buena planificación en la gestión de compras?
- Permite determinar si las expectativas son realistas. Sobre todo en lo que se refiere a tiempos de producción y entrega.
- Permite que los grupos de interés se reúnan para discutir los requisitos particulares de compra de materiales. Validar requisitos del material, disponibilidad en proveedor, vía de transporte y facilidad de almacenaje.
- Permite la creación de una estrategia de compras para que se cumpla con los requisitos esperados.
- Permite estimar el tiempo requerido para completar el proceso de compras y el contrato, si aplica.
- El soporte de los distintos grupos de interés aporta la experiencia técnica para desarrollar especificaciones y / o alcance del trabajo.
- Los planificadores pueden evaluar la posibilidad de combinar o dividir el volumen total de la orden de acuerdo a la necesidad y los proveedores disponibles.
¿Qué debemos considerar desde la gestión de compras?
- Validar los requisitos y/o especificaciones de la compra.
- Desarrolla el calendario de compras, para establecer los plazos para llevar a cabo cada paso del proceso hasta la adjudicación de la orden o del contrato y el cumplimiento del requisito.
- Permite consolidar requisitos similares bajo una misma orden de compras o en su defecto dividirlo en varias órdenes. Ya sea para aprovechar economías de escala o un mejor tiempo de producción y entrega.
- De la cantidad de requisitos definidos, el proveedor puede determinar de antemano cualquier necesidad de personal adicional, incluida la subcontratación con el fin de completar todos los requisitos enumerados la orden de compras.
- Permite el monitoreo del proceso para determinar cómo se compara el desempeño real con las actividades planificadas, y así alertar a los departamentos pertinentes y ajustar el plan de compras de ser necesario.
- Mejora la transparencia y la previsibilidad en la relación con el proveedor.
Podemos concluir diciendo, que el objetivo final de la planificación de las compras es la coordinación del recibo de insumos para satisfacer las necesidades de producción de la empresa. La comunicación entre planificación y compras es crítica para asegurar la adquisición de bienes, servicios u obras de manera oportuna y a un costo razonable.
También cabe resaltar, que la mayoría de los ahorros potenciales en el proceso de compras son impactados de manera favorable con una buena gestión de planificación. Incluso en situaciones de emergencia, se pueden tomar medidas proactivas para asegurar una planificación de contingencia y estar mejor preparados para abordar las próximas solicitudes de compras.