En la gestión de compras la precisión de los datos es crítica para poder tomar decisiones de manera acertada. La misma tiene un impacto directo en los indicadores de desempeño de la gestión. En la recopilación y análisis es crítica la precisión de los datos porque de ella depende la toma de decisiones.
En ese sentido, es importante que los departamentos críticos estén alineados. Debe haber una relación estrecha entre finanzas y compras, ya que uno depende de la información del otro. Hay que considerar no solo las compras de materiales directos, sino también las de indirectos. Estas últimas porque se manejan de forma menos estricta y pueden elevar el número de excepciones.
Entorno económico
A nivel global, los cambios en los mercados son constantes. La precisión de los datos es la guía del comprador para hacer pronósticos. Los mismos pueden estar orientados a: oferta y demanda de materia prima, comportamiento de precios, costos de labor y transportación, y manejo de riesgos. Debemos tener siempre en cuenta que una empresa invierte en compras alrededor de un 60% de su presupuesto. En las compras de materia prima es importante manejar información acertada y a tiempo.
Se le exige al profesional de compras reducir el gasto en ocasiones hasta en un 20%. Ahora más que nunca es visible en las organizaciones el impacto de la gestión de compras en su rentabilidad y desempeño.
Optimización del gasto
La optimización del gasto está asociada a un manejo de información acertada. La disponibilidad de inventario, el acceso a modelos de costo del proveedor, tener control sobre los gastos de transportación y la más importante el control de uso de materiales en el proceso de manufactura, impactan directamente en la rentabilidad de la empresa. La identificación de proveedores en países de costo óptimo y que puedan retar nuestras especificaciones en base al uso, hace que la gestión de compras sea efectiva.
Un sistema de planificación (ERP) que no sea robusto impacta la gestión. Si los datos no son acertados y tenemos números de productos duplicados, identificadores de productos obsoletos y descripciones de elementos inconsistentes, afectamos todos los niveles de la operación. Los datos que produce el sistema influyen en las decisiones que se toman, desde la planificación estratégica a largo plazo hasta las operaciones diarias.
En conclusión, la precisión de los datos es el corazón del proceso de análisis de compras. Un sistema con información errada nos llevara a tomar decisiones erradas. Retrasara los procesos de negociación, pondrá en duda ante los proveedores nuestro control de la información. Y hará más difícil alcanzar las metas trazadas. Un sistema robusto que abarque las funciones de la cadena de abastecimiento es crítico para una gestión efectiva y eficiente.