Las órdenes de compra

Las órdenes de compra son parte de la gestión transaccional de compra. Las mismas tienen peso legal, por ello la importancia de utilizarlas siempre. En ellas se define por escrito el compromiso entre el proveedor y la empresa para la entrega de un producto o servicio.

Es en las órdenes de compra donde se define la cantidad de producto  o tipo de servicio a necesitar. Las cantidades requeridas y el tiempo de entrega esperado. Los términos de pago y la forma de entrega. Contra los acuerdos plasmados en la misma es que se miden los niveles de servicio del proveedor. Y se completan las transacciones de trazabilidad a lo interno de la empresa.

Es un documento que interactúa con otras áreas de la empresa con distinto fin. Así en materiales se recibe la planificación y se hace el requerimiento de cantidad de producto o servicio y tiempo de entrega. En almacén se completa el recibo de la orden y se hace disponible para uso en manufactura. En contabilidad se confirma que la factura este de acuerdo a la orden para completar el pago.

Tipos de órdenes de compra

Por su tipo, tenemos varias opciones dependiendo de la necesidad de la empresa. Veremos estas a continuación.

Hecho contra orden (made to order)

En este tipo de órdenes el proveedor solo inicia su proceso de producción al momento de recibir la orden. Esto requiere que las cantidades a ordenar permitan un proceso de producción eficiente y evita que haya exposición de inventario en proveedor. La colocación a tiempo de las mismas es importante para manejar los tiempos de entrega sin afectar producción y minimizar las urgencias, e impactar los procesos internos en proveedor.

Para estas órdenes la medida del servicio es más estricta ya que demandan un proceso de planificación y organización robusto a lo interno de la empresa. Se utiliza mayormente en procesos de producción o servicios que manejan una demanda estable. Y por tanto permiten pronósticos de producción constantes. De igual forma, no generan ningún vinculo ni compromiso con el proveedor a largo plazo.

Hecho para guardar (make and hold)

En este tipo de órdenes se le coloca al proveedor una orden madre de la cual se emitirán órdenes de entrega según necesidad. En estas órdenes el proveedor debe producir la totalidad de la orden, lo que significa que una vez lista debe comunicar a la empresa para iniciar el proceso de órdenes de entrega según demanda de producción.

Estas órdenes cubren periodos de tiempo más largos. Crean una exposición de inventario en proveedor. Y  se pide al proveedor que debe mantener el inventario en su facilidad por lo menos por tres meses. Cumplido este tiempo se debe decidir qué hacer con el producto.

Con este proceso de orden tenemos la ventaja de que tenemos tiempos de entrega más cortos, ya que una vez disponible el inventario solo es hacer las órdenes de entrega. También mejora el manejo de flujo de efectivo ya que solo se generan pagos contra cada despacho. Sin embargo nos exponemos financieramente ya que somos responsables del producto aunque no esté en nuestra empresa. También corremos el riesgo de aumentar la obsolescencia de productos.

Ordenes abiertas (blanket order)

Este tipo de órdenes se coloca para cubrir periodos de un año. Con la finalidad de aprovechar un precio fijo y disponibilidad de materiales, productos o servicios. Permiten al proveedor invertir en insumos y definir una capacidad de producción fija en su planificación. Se utiliza en su mayoría para materiales y productos con consumo en grandes cantidades.

Este tipo de orden reduce los costos y aumenta el poder de negociación del comprador. Ya que permite consolidar volúmenes y garantizar precios. Mejora la eficiencia de producción en proveedor y los tiempos de entrega por su repetitividad. Facilita una operación más organizada y con mejor manejo de inventario por las entregas programadas.

Para concluir, cabe destacar que sin importar el tipo de orden que se escoja lo importante es que se ajuste a las necesidades de la empresa. Que se defina en las mismas los términos y condiciones de manera clara. Y que se establezcan condiciones de terminación de la misma ante cambios bruscos de demanda o de disponibilidad de materia prima. La orden es un vínculo con el proveedor que da formalidad a la relación de negocios y que debe ser monitoreada de acuerdo a lo establecido entre las partes.