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¿Qué características definen mis materiales?

La definición apropiada de los materiales que utilizamos, es lo que nos garantiza que siempre recibiremos lo mismo. La especificación debe contener los parámetros que son mandatorios para asegurar el desempeño del material. Además, de otros parámetros adicionales que también definen el material pero no afectan su desempeño.

Es importante que al momento de definir los parámetros técnicos del material se considere su funcionalidad. Que no se definan parámetros muy por encima o por debajo de lo necesario. Y más importante aún, es definir con el proveedor su capacidad para la repetitividad del proceso de manufactura. En ese sentido, es crítico trabajar con el proveedor para manejar las tolerancias y aclarar expectativas.

La variación en los parámetros será determinante para la aceptación del material y su posterior uso en el proceso de producción. Al definir el material, es importante mantener los estándares de la industria ya que esto nos garantiza la posibilidad de migrar de proveedor. Si manejamos especificaciones cerradas o muy sofisticadas, esto nos convierte en clientes cautivos del proveedor. Limita nuestra capacidad de negociación y el cambio de proveedor.

¿Quiénes son los expertos?

Dependiendo del tamaño de la empresa, el experto puede ser interno o externo. Hay empresas que tienen grupos de expertos relacionados a los productos que manufacturan y los materiales que utilizan. En otros casos, se descansa en la experiencia del proveedor y su conocimiento del uso del material y sus distintas aplicaciones. Muchos proveedores, tienen departamentos de desarrollo de nuevos productos que apoyan a los clientes y que le permiten al proveedor mantenerse a la vanguardia.

También están los laboratorios de calidad certificados para hacer pruebas. Los grupos de investigación de universidades. Empresas que manejan la parte de conceptualización de la idea del material o producto. Y grupos de consumidores que se prestan para estudios focalizados.

Para concluir, cabe decir que serán las especificaciones las que van a determinar el desempeño final del producto. Y que el desempeño unido a la aceptación del producto en el mercado, serán los que determinaran su éxito. Además de su posicionamiento y permanencia en el nicho en el que participe.

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La definición de la estructura de compras va a estar directamente relacionada con el tamaño de la empresa, la industria en la que participa y que tanta definición se le quiera dar al departamento. Considerando lo antes expuesto, podemos hablar de dos tipos de estructuras.

Estructura de Compras Simple

Estas estructuras están más asociadas a empresas pequeñas y medianas. Más bien por lo fácil que se percibe la gestión que por los volúmenes que se manejan.

En una estructura de compras pequeña, a menudo encontramos que quien hace la gestión de compras tiene la función compartida con otras “afines”. En este caso, no habría implicaciones mayores siempre y cuando los volúmenes en dinero que se manejen no sean significativos. Lo cual cambia si la empresa es una comercializadora.  Aquí la función del comprador es entonces negociar los productos que se ofrecen en la misma. Usualmente hay ausencia de políticas y procedimientos, y no se tiene una función de calidad definida. En la mayoría de los casos termina haciendo esta gestión el dueño.

En una estructura de compras mediana, se tiene un comprador y una persona en calidad. Sin embargo no necesariamente la persona de calidad realiza inspección al material que llega. Se manejan volúmenes significativos y si la empresa es familiar, en muchos casos las aprobaciones finales las da la gerencia. Pueden existir procedimientos básicos y proveedores claves, sin que estén aprobados.

En ambos casos, los controles en la gestión son leves o moderados. Y en ninguno de los casos se definen indicadores de desempeño. Por lo tanto, el impacto de la reducción de costos lograda en procesos de negociación no se mide. Como resultado, el comprador de este tipo de empresas ve su trabajo de forma mecánica; y no como una gestión estratégica.

Estructuras de Compras Robustas

Se refiere a estructuras de compras mucho más complejas, con niveles y roles definidos, altos presupuestos, políticas y procedimientos cerrados y un código de ética estricto. En este caso, el rol del comprador es estratégico y sus tareas están bien delimitadas. No se solapan los procesos y se definen controles para asegurar la transparencia de la gestión.

Dependiendo de la industria, puede tener bajo su estructura además de la Gestión de Compras, la Gestión de Calidad en Proveedor. Son estructuras claramente definidas, cuya línea de reporte es independiente de las demás áreas funcionales de la empresa. Aquí entra en escena la figura del CPO (Chief Purchasing Officer), quien determina las estrategias y el alcance de la gestión a nivel corporativo.

En conclusión, no hay una estructura de compras a medida. Usted escoge la que más acertada sea a sus necesidades y las de su negocio, los ajustes los hace en el camino.

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Una frase con historia…

Decía Peter Drucker que “lo que no se mide, no se puede controlar”, y esto aplica perfectamente a la administración del presupuesto. En la gestión de compras, es importante integrar el manejo del presupuesto al gasto ya que permite monitorear de manera efectiva las necesidades reales del proceso de manufactura.

¿Hay presupuesto?

Si seguimos con el concepto anterior, es bajo este esquema donde se valida el “yo quiero” versus el “yo necesito”. Y además se asegura el cubrir necesidades inmediatas con impacto en el proceso. Por tanto, el manejo del presupuesto le suma al comprador en el desarrollo de su capacidad de análisis y le aporta conocimientos financieros. En consecuencia, le permiten proyectar y evaluar el impacto de sus decisiones en el proceso de gestión de compras.

Le permite además, manejar compras relacionadas a proyectos de expansión e internalización de procesos de producción. Crea interacción estrecha con el área de impacto del proyecto que se esté trabajando.

¿Qué cuenta se verá afectada?

El manejo de las cuentas contables permite un control más estricto del presupuesto. Y por ende, crea la apertura para trabajar en equipo con el dueño de la cuenta. Considerando además que genera un aprendizaje del proceso general de la industria en la que se participa. Esta interacción permite afianzar e identificar las interconexiones existentes entre los distintos departamentos. Como se ven afectados y como minimizar el impacto de las decisiones. Todo esto a fin de evitar afectar la Cadena de Abastecimiento.

Finalmente, un comprador que conoce su proceso de manufactura entenderá mejor las interacciones entre las áreas. Si a esto sumamos,  que domine el uso en producción de los materiales que maneja. Entonces, tendrá una visión clara de su impacto  y de cómo potenciar su gestión para beneficio de la empresa y de proveedor.

El comprador será una pieza clave en el manejo de situaciones cuyo resultado final sea ganar-ganar.

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¿Cuál es la finalidad de la certificación de proveedores?

En la economía actual, todos los que generamos ingresos estamos sujetos al pago de impuestos. Unos más otros menos, y las excepciones son mínimas. En ese sentido, es importante completar un proceso de certificación de proveedores en el que la empresa valide que sus proveedores estén registrados para operar comercialmente. Debe ver bajo qué régimen fiscal operan y si su gestión impositiva está al día.

Esta validación nos asegura el establecimiento de relaciones comerciales saludables. Con proveedores que observen y demuestren unas normas de conducta empresarial transparentes. Esto garantiza al cliente el cuidado de su marca, al alinear los estándares de sus proveedores a los suyos.

¿Cómo se definen los requisitos para la certificación?

Los requisitos estarán definidos dependiendo del nivel de criticidad del producto o servicio que se reciba. Por tanto, para hacer una correcta clasificación de los proveedores primero se debe tener definida la criticidad de los productos que se manejan. Esta información es crítica para asignar el nivel a cada proveedor y definir el listado de requerimientos que debe cumplir.

Una vez asignado el nivel al proveedor, se inicia el proceso de comunicación de los requisitos y su posterior compilación. Se cubren todos los requerimientos legales de la empresa. De igual forma, se coordinan las auditorias de calidad para validar la documentación recibida.  Los resultados de las mismas determinarán si el proveedor está aprobado; o si debe realizar mejoras en sus procesos de manufactura y su sistema de calidad.

¿Cuáles podrían ser requisitos adicionales para proveedores con criticidad alta?

Dentro de los requerimientos que se pueden hacer a los proveedores críticos, podemos mencionar:

1. Certificaciones de Calidad (ISO, FDA, EN, AENOR, etc.).
2. Estructura de Investigación y Desarrollo
3. Laboratorio de Calidad Interno (Calibración de Equipos de pruebas).
4. Recursos Técnicos y Tecnológicos.
5. La naturaleza del proveedor (distribuidor o manufacturero).
6. Ubicación geográfica (presencia global).

Se definirán tantos requisitos sean necesarios, de acuerdo a la industria en la que se participe.

Para concluir, la finalidad del proceso de Certificación de Proveedores busca agregar confianza. Nos permite a nosotros, como clientes creer en el proceso de manufactura de nuestros proveedores. Y a la vez utilizar sus productos en los nuestros, para así cumplir con las expectativas del consumidor final.

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Crear, definir, separar, delimitar… es importante que la función de departamento de compras se maneje de manera independiente a otras áreas. Con esto me refiero, a que los roles y responsabilidades del área no deben solaparse con otros de naturaleza similar. Esta definición agrega valor, enfoque y un manejo ético adecuado.

¿Cuál es la responsabilidad del Departamento de Compras?

El departamento de Compras y/o el comprador, será responsable de crear sus procedimientos. Además, debe administrar una base de proveedores aprobados y confiables. También, es responsable de crear una gestión que ofrezca los niveles de servicio, calidad y precios esperados. Y no menos importante, es tener una gestión transparente, con altos niveles éticos.

El departamento de compras mantiene colaboración directa con el área de inventarios. Esto, a fin de garantizar la disponibilidad de los materiales, mejorando la planeación y reposición de los mismos. El departamento de compras no está solo para fiscalizar los ahorros. Esta para implementar controles y proponer nuevas alternativas. Así como asegurarse que sus procesos de negociación aporten beneficios tanto para la empresa como para el proveedor.

¿Cuál es el apoyo que brinda el Departamento de Compras al proveedor?

El departamento de compras tiene el poder de impactar al proveedor y guiarlo en su proceso de crecimiento. Además de fomentar relaciones estratégicas de negocios con impacto a corto, mediano y largo plazo. Es responsable de orientar al proveedor y alinearlo con las necesidades de la empresa.

En consecuencia, el comprador que conoce el proceso de producción del proveedor puede ofrecer alternativas que lo hagan más eficiente. Además de trabajar juntos para identificar oportunidades de reducción de costos. Mejoras en los tiempos de entrega y manejo eficiente de los inventarios. Optimización del tamaño de las órdenes y de las aprobaciones de nuevos productos.

Para finalizar, mientras más robusta sea la relación empresa proveedor, más beneficios podrán obtener ambas partes. Y por ende, garantizará la competitividad de ambos por más tiempo en los mercados que participen.