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Crear, definir, separar, delimitar… es importante que la función de departamento de compras se maneje de manera independiente a otras áreas. Con esto me refiero, a que los roles y responsabilidades del área no deben solaparse con otros de naturaleza similar. Esta definición agrega valor, enfoque y un manejo ético adecuado.

¿Cuál es la responsabilidad del Departamento de Compras?

El departamento de Compras y/o el comprador, será responsable de crear sus procedimientos. Además, debe administrar una base de proveedores aprobados y confiables. También, es responsable de crear una gestión que ofrezca los niveles de servicio, calidad y precios esperados. Y no menos importante, es tener una gestión transparente, con altos niveles éticos.

El departamento de compras mantiene colaboración directa con el área de inventarios. Esto, a fin de garantizar la disponibilidad de los materiales, mejorando la planeación y reposición de los mismos. El departamento de compras no está solo para fiscalizar los ahorros. Esta para implementar controles y proponer nuevas alternativas. Así como asegurarse que sus procesos de negociación aporten beneficios tanto para la empresa como para el proveedor.

¿Cuál es el apoyo que brinda el Departamento de Compras al proveedor?

El departamento de compras tiene el poder de impactar al proveedor y guiarlo en su proceso de crecimiento. Además de fomentar relaciones estratégicas de negocios con impacto a corto, mediano y largo plazo. Es responsable de orientar al proveedor y alinearlo con las necesidades de la empresa.

En consecuencia, el comprador que conoce el proceso de producción del proveedor puede ofrecer alternativas que lo hagan más eficiente. Además de trabajar juntos para identificar oportunidades de reducción de costos. Mejoras en los tiempos de entrega y manejo eficiente de los inventarios. Optimización del tamaño de las órdenes y de las aprobaciones de nuevos productos.

Para finalizar, mientras más robusta sea la relación empresa proveedor, más beneficios podrán obtener ambas partes. Y por ende, garantizará la competitividad de ambos por más tiempo en los mercados que participen.

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Gestión de Compras

Sin entrar en definiciones elaboradas de Gestión de Compras, de libros y/o autores reconocidos… abordemos esta definición desde el punto de vista práctico. En este caso, les comparto lo que significa para mí.

La gestión de compras no es más que el hecho de adquirir bienes y servicios.  Todo esto con la finalidad de asegurar que el flujo productivo de la empresa no se detenga. Para ello, el comprador debe asegurarse de cubrir la necesidad en tiempo real. Luego, debe considerar la relación calidad-precio. Y finalmente, tener en cuenta que si no se hace de manera organizada nos hace incurrir en costos no planificados.

¿Qué hace efectiva y eficiente la gestión de compras?

Para que la gestión sea efectiva el comprador debe asegurarse de cubrir una batería de preguntas. Las mismas le van a permitir definir cómo abordar la necesidad de la forma más conveniente para la empresa. Ahora bien, el manejo de estas preguntas solo se alcanza con la experiencia del comprador y con el manejo que tenga sobre su proceso de producción.

Una gestión eficiente siempre estará asociada al conocimiento y control que tenga el comprador o el equipo de compras que la administre. Y a la consecución de las metas trazadas bajo el marco de tiempo previamente definido.

¿Cómo impacta la gestión de compras en otras áreas de la organización?

Pues la gestión de compras tiene relación estrecha con todas las áreas de la organización. Es quien provee todos los bienes y servicios que requiere la organización para su funcionamiento. Dicho de esta forma, tiene participación desde que se detecta la necesidad hasta que se satisface la necesidad del cliente interno o externo. Y hasta que se agota la vida útil del producto o servicio, en la mayoría de los casos.

¿Qué hace al área de compras diferente?

La verdad que un montón de cosas. Solo por mencionar algunas… Somos un área que tiene visibilidad y exposición en toda la cadena de suministros. Además, manejamos niveles de interacción alto con todas las áreas que forman la empresa. También, somos expertos en materializar ideas y optimizar los recursos a nuestra disposición. Tenemos el poder de detener el proceso de producción y afectar los resultados. Y nuestras alianzas con los proveedores determinaran la rapidez de respuesta que recibamos de los mismos.

¡Al final, para mí lo más importante… es que no tenemos miedo a comprometernos!