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Tendencias claves de la gestión de compras para el 2019

La gestión de compras ha mantenido un proceso de constante transformación en los últimos años. El mercado va marcando las pautas y definiendo las tendencias. Este 2019 no es la excepción, veamos las tendencias que iniciaron en 2018 y que esperamos ver en este año también. Conocerlas nos permitirá prepararnos para lograr las metas propuestas.

Tener una “estrategia digital”

El auge de las tecnologías digitales y su impacto positivo en la gestión de compras se ha proyectado como una tendencia. Las tecnologías de compras cognitivas como Big Data Analytics, Machine Learning, Procesamiento del lenguaje natural, Inteligencia artificial y Automatización de procesos robóticos se han hecho necesarias. La transformación digital cambiara la forma en que se gestiona la compra de bienes y servicios en los próximos tres a cinco años.

Por lo tanto, las organizaciones deben dar el salto de la transformación manual a la digital con estrategia adecuada. Deben invertir en la infraestructura, los procesos y los recursos correctos. Todo lo anterior con una visión que este alineada con los objetivos de la organización a largo plazo.

Creación de un grupo de talentos para abarcar las tecnologías digitales

La gestión de compras debe pasar de generar ahorros de costos a brindar una ventaja estratégica. Para construir una cadena de suministro holística e impulsar las reducciones de costos en toda la empresa. La gestion de compras  debe utilizar el máximo valor de las tecnologías digitales.

Por consiguiente, en 2019, las organizaciones, deben centrarse en encontrar el talento adecuado y en preparar los recursos internos. Para ello debe tener programas de capacitación y desarrollo de habilidades especialmente diseñados. Los profesionales de compras tendrían que adquirir las habilidades críticas para tener éxito en un mundo digital y seguir siendo relevantes en el mercado.

Proveedores de pensamiento más allá del precio

La colaboración con los proveedores sigue siendo un enfoque crítico para todos estos años. Con la tecnología avanzada y el panorama cambiante de la gestión de proveedores, la función de compras ha demostrado el enorme alcance de mejorar la relación con los proveedores. Ahora, los compradores no pueden darse el lujo de comunicarse con los proveedores solo sobre el precio. Deben involucrarlos en decisiones más estratégicas en la fase inicial de planificación.

Los proveedores se convierten así en una parte integral de la cadena de suministro. Esto les permite desempeñar un papel fundamental en la creación/ruptura del proceso de contratación. En 2019 los proveedores tendrán visibilidad de todos los pasos en el ciclo de compras para ayudar a obtener el mejor precio y reducir el coeficiente de riesgo. Esta transparencia no solo ayudará a los proveedores a sentirse empoderados. Sino que también promoverá una competencia sana entre todos los proveedores que eventualmente beneficiarán a la organización.

Gestión de riesgos – Preparación para lo inesperado

Desde el Brexit a guerras comerciales a precios fluctuantes del petróleo, las principales economías mundiales están prosperando continuamente para prepararse para lo inesperado. Con estas incertidumbres, la función de compras estaría a la vanguardia de una organización para la minimización de riesgos.

Las compras en 2019 deberán permanecer en la cima cuando se trata de minimizar los costos de la cadena de suministro. Requerirá traer innovación e interferencia de tecnología para ahorrar costos donde sea necesario. Además, las organizaciones siempre están luchando contra los riesgos internos que surgen debido a la falta de transparencia. Ser compatible con las normas legales no es suficiente en estos días. Las organizaciones deben ser muy cuidadosas cuando se trata de ética y cumplimiento.

Mayor enfoque en el gasto indirecto

El enfoque de las compras indirectas siempre ha estado en el radar de la función de adquisición, aunque recientemente cada vez más organizaciones están poniendo sus esfuerzos para controlarlo. Las compras indirectas siguen la regla 80/20, es decir, constituye el 20% del gasto de la organización e involucra al 80% de los proveedores.

Es por esta razón que los procesos bajo gastos indirectos deben seguir un proceso integral para evitar fugas, diversos términos de contratos, trámites y tratar con una gran parte de la información de los proveedores.

Sistemas de inteligencia artificial (AI)

AI no seguirá siendo solo una tendencia de adquisición en 2019 con más y más organizaciones que la adoptarán en sus procesos. Los equipos de compras diseñarán y entregarán robots inteligentes para completar la mayoría de las tareas de compras habituales con una intervención humana mínima.

Desde la gestión de grandes volúmenes de pedidos hasta la ejecución de eventos de abastecimiento repetitivos, desde la negociación con los proveedores de artículos de poco valor hasta la actualización de las listas de inventario. AI llevará a cabo todas estas actividades y pondrá las tareas cotidianas en modo piloto automático.

Gestión efectiva de cambios

Los líderes de compras han acordado una y otra vez que la gestión del cambio es el mayor obstáculo para alcanzar los objetivos establecidos. Con la llegada de las tecnologías digitales, el trabajo transaccional en una función de compras se está automatizando. Como resultado, el tiempo extra disponible puede ser desplegado por recursos en actividades más estratégicas, que la empresa necesita. Pero la transición hacia la gestión del cambio no es fácil, ya que genera una sensación de inseguridad respecto del estado final y resistencia a emprender nuevas iniciativas.

En 2019, más organizaciones se centrarán en un plan de gestión de cambio sin problemas. Para lograrlo tendrán un mayor enfoque en la comunicación regular con los empleados. Con la finalidad de crear un sentido de compromiso con el proceso y brindándoles la capacitación y el apoyo adecuados.

Para concluir, podemos decir que cada vez más la gestión de compras adquiere importancia estratégica dentro de la organización. Con ello también aumentan las expectativas de esta función. Este año, la función de compras continuará brindando ahorros de costos tradicionales. A la vez que se enfoca en las tecnologías digitales y las sinergias de los proveedores. En general, 2019 luce ser un año prometedor lleno de desafíos y oportunidades para la gestión de compras.

Desarrollo de nuevos productos y la gestión de compras

El desarrollo de nuevos productos es vital para mantener la vigencia de las empresas. Hoy día es muy importante  que la gestión de compras este alineada con el desarrollo de nuevos productos. Porque va más allá de obtener mejores costos por los bienes y servicios que se utilizan. Esa es ya una actitud reactiva.

La participación de compras en el desarrollo de nuevos productos busca que el proceso sea eficiente. Que los materiales estén dentro de los estándares de industria. También busca que haya múltiples fuentes disponibles. Y ademas, que el precio a pagar sea justo. Sin olvidar que los plazos de entrega sean óptimos. Si se cumplen las anteriores, nos aseguraremos de colocar un producto nuevo al precio correcto en el mercado.

¿Cómo afecta manejar ambas gestiones de manera independiente?

Lo básico es que existe una desconexión entre los distintos grupos de interés. Durante el desarrollo de un producto nuevo no se validan los costos ni la manufacturabilidad. Y en muchas ocasiones, los materiales o componentes no tienen la especificación requerida para el producto. Por lo tanto, conducen a lo siguiente:

Mayor costo de materiales: porque se hace una gestión de compras sin experiencia. Generalmente agrega proveedores a la base de datos. Se terminan comprando materiales con especificaciones difíciles de replicar. Integrar los proveedores y hacerlos eficiente no siempre se logra.

Menor productividad: el no conocer el proveedor, ni el material afecta la productividad. El manejo del material fuera del laboratorio puede ser diferente. La facilidad de manejo para manufactura es crítico para la eficiencia del proceso productivo.

Mala visibilidad: los procesos manuales evitan la visibilidad del gasto y la selección del proveedor, los cuales son factores críticos para reducir los costos y racionalizar el gasto.

Mayor riesgo: además de entregas tardías, la falta de visibilidad de las compras puede aumentar los riesgos asociados con proveedores fraudulentos e ingredientes falsos, lo que crea problemas de cumplimiento adicionales.

¿Cómo impacta positivamente incluir la gestión de compras?

Pues es mejor un malo conocido que uno bueno por conocer… y compras maneja los expertos. A menos que el nuevo producto salga completamente de la línea actual de la compañía. Y aunque sea el caso… compras puede identificar los mejores proveedores. Además impacta en lo siguiente:

Apoyo para desarrollo de nuevos productos: como el proveedor nos conoce y tenemos una relación. Sus expertos, quienes desarrollan productos para ellos están a nuestra disposición. Y combinados con los nuestros hacen que el proceso de desarrollo sea más eficiente.

Costo apropiado: se asegura que se está pagando el precio justo. Como conoce al proveedor también ya tiene controlados los términos y condiciones.

Desarrollo de muestras: de igual forma el desarrollo de prototipos y las pruebas se agiliza. El proveedor es parte interesada, es otro producto que agregamos a nuestra cuenta como clientes.

Menor riesgo: tenemos más control porque conocemos al proveedor y podemos trabajar juntos para expeditar lo que haga falta.

Para concluir, podemos decir que esta interacción es crítica en las empresas que buscan moverse al siguiente nivel. Que quieren mantener su posición en el mercado y que quieren competir. Desarrollar un producto nuevo con la estructura de costos adecuada es una necesidad. Nos permitirá entrar a mercadear nuestro producto al precio justo para el cliente. Quien es al final la parte más importante de toda empresa de productos o servicios.

La planificación y la gestión de compras

Un elemento crítico para la gestión de compras es la planificación de los insumos. De esta dependen en gran medida los resultados de toda la cadena de abastecimiento. Decidir que comprar, cuando y de que fuente.

Todas tienen alcance en el gasto, la disponibilidad de material y el flujo de producción. La planificación de las compras puede desarrollarse para un requisito particular o para un proyecto específico. Para una o varias entidades en el sector público o privado.

La comunicación entre planificación y compras es critica para un buen manejo. El impacto alcanza el flujo de efectivo, operaciones y almacén. Una buena planificación de compras es esencial para optimizar y apoyar el logro de los objetivos generales de la organización.

¿Por qué es importante una buena planificación en la gestión de compras?

  1. Permite determinar si las expectativas son realistas. Sobre todo en lo que se refiere a tiempos de producción y entrega.
  2. Permite que los grupos de interés se reúnan para discutir los requisitos particulares de compra de materiales. Validar requisitos del material, disponibilidad en proveedor, vía de transporte y facilidad de almacenaje.
  3. Permite la creación de una estrategia de compras para que se cumpla con los requisitos esperados.
  4. Permite estimar el tiempo requerido para completar el proceso de compras y el contrato, si aplica.
  5. El soporte de los distintos grupos de interés aporta la experiencia técnica para desarrollar especificaciones y / o alcance del trabajo.
  6. Los planificadores pueden evaluar la posibilidad de combinar o dividir el volumen total de la orden de acuerdo a la necesidad y los proveedores disponibles.

¿Qué debemos considerar desde la gestión de compras?

  1. Validar los requisitos y/o especificaciones de la compra.
  2. Desarrolla el calendario de compras, para establecer los plazos para llevar a cabo cada paso del proceso hasta la adjudicación de la orden o del contrato y el cumplimiento del requisito.
  3. Permite consolidar requisitos similares bajo una misma orden de compras o en su defecto dividirlo en varias órdenes. Ya sea para aprovechar economías de escala o un mejor tiempo de producción y entrega.
  4. De la cantidad de requisitos definidos, el proveedor puede determinar de antemano cualquier necesidad de personal adicional, incluida la subcontratación con el fin de completar todos los requisitos enumerados la orden de compras.
  5. Permite el monitoreo del proceso para determinar cómo se compara el desempeño real con las actividades planificadas, y así alertar a los departamentos pertinentes y ajustar el plan de compras de ser necesario.
  6. Mejora la transparencia y la previsibilidad en la relación con el proveedor.

Podemos concluir diciendo, que el objetivo final de la planificación de las compras es la coordinación del recibo de insumos para satisfacer las necesidades de producción de la empresa. La comunicación entre planificación y compras es crítica para asegurar la adquisición de bienes, servicios u obras de manera oportuna y a un costo razonable.

También cabe resaltar, que la mayoría de los ahorros potenciales en el proceso de compras son impactados de manera favorable con una buena gestión de planificación. Incluso en situaciones de emergencia, se pueden tomar medidas proactivas para asegurar una planificación de contingencia y estar mejor preparados para abordar las próximas solicitudes de compras.

La adquisición de mejor valor (Best Value Procurement – BVP)

La adquisición de mejor valor es un sistema de adquisición se enfoca en el análisis de factores.  Aquellos distintos al precio, como la calidad y la experiencia, al seleccionar proveedores o contratistas. Este sistema se desarrolló en Estados Unidos de América para uso en proyectos y en el gobierno. Y ha sido implementado por otros gobiernos tales como Reino Unido y Países Bajos.

En este sistema se realiza una comparación de costos y beneficios de los bienes adquiridos. Está basado en la convicción de minimizar o eliminar los riesgos. Cuando la información asignada se utiliza efectivamente para una elección adecuada el proceso de toma de decisiones es mas fácil. Esto significa que cuanta más información esté disponible y mejor se utilice; mejor se puede predecir el futuro y se deben tomar menos decisiones o riesgos.

¿Qué considera el sistema?

Este sistema es beneficioso porque necesita menos toma de decisiones. Se prepara para el futuro y minimiza el riesgo. Incluso contempla el control o gestión de riesgos de manera efectiva. Uno de los aspectos más importantes de la adquisición de mejor valor es mirar el desempeño pasado.

Se analizan las transacciones y se mide la trayectoria de desempeño. En este sistema se asignan factores de ponderación a características como el precio, el rendimiento pasado, el programa,  y la visión, entre otros. Una vez colectada la información se tabulan los valores obtenidos para cada proveedor o contratista potencial. Una vez analizada la data solo uno de ellos obtendrá la puntuación más alta. Los profesionales de adquisiciones son los responsables de elegir los factores más relevantes para su consideración.

En este proceso se siguen cuatro fases: preparación, selección, clarificación y ejecución. El proceso de elegir los factores para guiar la adquisición hacia el mejor valor tiene tres etapas: identificar las posibilidades, elegir los factores relevantes y asignar valores o «ponderaciones».

Para concluir podemos decir, que todo proceso de adquisición o gestión de compras debe buscar la mejor opción para la empresa. Es responsabilidad de compras identificar las posibilidades, sopesar los factores críticos y tomar decisiones acertadas. Las cuales deben cumplir con los requerimientos de la empresa. Todo esto con el fin de garantizar una gestión eficiente y que sume valor.

2019! ComprasMentor

Hace un año inicie este proyecto. El reto, escribir un artículo todas las semanas. Aportar información sobre mi área de formación. Y en el proceso ayudar a otros. Educarme para poder compartir esa mezcla de conocimiento técnico, experiencia y estilo de liderazgo único para cada individuo.

Este año continúan los planes de seguir trabajando en este proyecto. De ofrecer contenido fresco y actualizado. De incursionar en otros medios a parte de la escritura. Y al final no sé qué pasara, lo que si se es que hare mi mejor esfuerzo para ofrecerles a ustedes lo mejor.

Mi frase favorita es: “El conocimiento es el único bien que se multiplica e incrementa su valor cuando se comparte”.

Y no se ustedes pero yo seguiré compartiendo y desarrollando esta idea, para ser útil a aquellos que lo necesiten. Y que juntos podamos crear una comunidad de compras que sume y aporte a sus miembros. Y a todo aquel que escoja como área de formación la gestión de compras.

Gracias a mi mentor por su apoyo, por creer, por empujarme a dar más…

Gracias a mi amiga y asistente por creer que ahora es que falta…

2019 inicia hoy y con él un nuevo libro de 365 páginas para hacer crecer a ComprasMentor.

Feliz Año Nuevo! ¿Y tú? ¿Qué escribirás en tu libro nuevo?

Sesgo cognitivo en las negociaciones – II

En este artículo concluiremos con los 4 sesgos cognitivos en las negociaciones que tenemos pendientes. La toma de decisiones es un proceso complejo, que aunque ejercemos a diario no se simplifica. La rapidez en el proceso estará asociada al impacto de los resultados de la decisión tomada.

En los procesos de negociación es crítica una preparación previa. La definición del resultado esperado permite minimizar sorpresas en el proceso. Conocer la contraparte también ayudara a definir las concesiones y negaciones en la negociación. La finalidad… obtener el mejor resultado para ambas partes.

Efecto – Pagos anticipados

En este efecto se refresca el concepto de que tomamos decisiones que producen placer o dolor. Nos causa dolor hacer pagos sobre bienes o productos que ya hemos recibido. El pago anticipado nos permite proyectar el gasto y sentirnos más organizados. En el caso de los proveedores resentirán el tener que invertir temprano, aunque luego tendrán el placer de obtener las ganancias.

Efecto – Atribución

Este efecto nos hace sentir que hemos causado resultados exitosos. Los proveedores utilizan mucho este sesgo contra los compradores. Se apoyan en frases como: “usted es un negociador muy difícil”. Esta frase permite sentir al comprador que está logrando su objetivo y dejara de presionar para obtener más beneficios a favor. Para evitarlo es importante tener claros cuales resultados se esperan de la negociación y usar este sesgo a favor al ofrecer al proveedor ciertas concesiones. En ambos casos se debe ser cauteloso ya que la parte que recibe bajará la guardia en el proceso de negociación.

Efecto – Confirmación

Nuestro cerebro está sometido a una carga sensorial extremadamente alta. Por tanto, no puede procesarla toda al mismo tiempo. Para manejarla utiliza filtros que le ayudan a administrar la información. Uno de esos filtros es la confirmación de creencias existentes, olvidando lo que la contradice. Para evitar este sesgo debemos estar conscientes de su existencia y asegurar un proceso de toma de decisiones basado en hechos e información. Además se recomienda verificar las afirmaciones de los miembros del equipo que sustentan la decisión tomada.

Efecto – Encuadre

Se refiere al marco o forma en la que se presenta un problema. Nuestro cerebro en muchos casos no sabe si la información recibida es buena, mala o promedio. Aun siendo la información equivalente y lo que cambie sea la forma de presentarla. En un proceso de negociación debe evitar sesgos al investigar qué es bueno, malo y promedio. Los proveedores utilizaran este sesgo para que su propuesta parezca excelente. En tal caso, el comprador debe tener respuesta para lo que el proveedor pueda ofertar. El comprador debe enmarcar la negociación mientras la prepara. Y también durante la negociación misma.

Podemos concluir diciendo que los sesgos cognitivos forman parte de nuestras creencias y formación. Son los que determinan nuestras inclinaciones al momento de procesar información y tomar decisiones. Por tanto es crucial conocerlos, saber ante cuales somos más débiles. Esto con la finalidad de desarrollar habilidades para manejarlos y de esta forma minimizar errores en los procesos de negociación.

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