ComprasMentor

Diariamente nos enfrentamos a la toma de decisiones. En la gestión de compras es parte de nuestro día a día. El sesgo cognitivo en las negociaciones se refiere a errores en la interpretación, que afectan nuestro procesamiento de la información. Nuestro cerebro los utiliza para agilizar el proceso de toma de decisiones, aunque a veces sea de forma equivocada.

Es fácil caer en estos sesgos, ya que son intuitivos y familiares. Por tal razón es importante conocerlos, a fin de minimizar su influencia en la toma de decisiones. Y además evitar que estos dominen nuestro pensamiento crítico. Las decisiones en compras deben ser tomadas de la forma más justa e imparcial posible. Siempre pensado en ganar-ganar para las partes involucradas.

Existen 9 efectos que impactan directamente en las negociaciones. Estaremos viendo 5 de ellos esta semana y la semana próxima concluiremos con este tema.

Efecto – Ancla

En este efecto otorgamos la mayor importancia a la primera información recibida. La misma se convierte en el ancla para referir toda información recibida posteriormente. En una negociación este efecto ocurre cuando el punto de partida establecido está a favor de quien la inicia. Para evitar el efecto, se debe conocer el mercado y manejar los costos del proveedor. También, tanto como sea posible establecer el punto de partida para la negociación. Esto así para minimizar impacto en los precios y en los términos de la negociación.

Efecto – Tamaño de muestra

Nuestro cerebro es perezoso. Este efecto nos llevara a generalizar sobre la base de experiencia limitada en un área en particular. Para evitar este sesgo, debemos reunir evidencia de distintas fuentes. Recopilar información y analizar los datos nos permitirá tener un mayor apoyo para nuestras recomendaciones. Además el hecho de evaluar distintas alternativas ampliara nuestras perspectivas. No debemos perder de vista nunca la realidad del mercado.

Efecto – Costos hundidos

Se refiere a los costos que se producen cuando se ha invertido tiempo, dinero u otros recursos en un proyecto, y que son irrecuperables. Sin embargo, para tomar decisiones más racionales estos costos deben ignorarse. Como compradores, podemos hacer que el sesgo de los costos hundidos funcione a nuestro favor. Al lograr que los proveedores comprometan recursos para un proyecto, ya que esto les proporciona un mayor incentivo para obtener resultados.

Efecto – Halo

El efecto halo llena los vacíos en nuestro conocimiento usando cosas que ya sabemos. Sean estas buenas o malas. En las organizaciones llenamos estos vacíos con las personas que la representan y extendiendo la percepción que tenemos de nuestro contacto a la empresa. Una forma de usar el efecto Halo a nuestro favor es garantizar que la comunicación con el proveedor esté estructurada para enviar el mensaje correcto. Otro ejemplo es planificar y ejecutar un plan de gestión profesional, bien organizado.

Efecto – Competitividad

La competitividad es el nivel de deseo de ganar que una persona tiene. Todos somos competitivos en mayor o menor grado. Y nuestras decisiones se ven altamente influenciadas por esto. Esas decisiones pueden o no ser lo mejor para una negociación en particular o para su organización. Evitar el sesgo de competitividad se trata de mantenerse disciplinado a las necesidades del negocio. Para ello, se debe fomentar un entorno donde el equipo se desafíe mutuamente. Usar el sesgo de competitividad a tu favor es hacer que los proveedores sepan que enfrentan competición dura. Que deben estar preparados para cerrar el trato y ofrecer el valor agregado que se espera.

Para concluir, podemos decir que la negociación es sobre concesiones. Debes estar dispuesto a hacer pequeñas concesiones. Primero, debe identificar qué es importante para el trato y centrarte en lograr ganancias en estos temas. Nunca debes decir no a una sugerencia. Si la otra persona no está ofreciendo exactamente lo que estás buscando, no rechaces la oferta. Gana tiempo para su evaluación y ver que más puedes obtener.

La semana próxima concluiremos con los cuatro sesgos de negociación restantes. Los cuales no garantizaran que obtendrás todo lo que esperas. Si no que obtendrás lo mejor dadas las circunstancias.

En muchas empresas la gestión de contratos de productos y servicios los maneja el departamento de compras. Sin embargo, en muchos casos el personal carece de las competencias y el tiempo para administrar los proveedores de manera efectiva. Usualmente la negociación de acuerdos se hace de manera adecuada y las fallas están en la ejecución.

Las nuevas tendencias de subcontratación, hace que las empresas sean más dependientes de sus proveedores. Por tanto, estos deben tener sistemas robustos de calidad, producción y manejo de costos. De igual forma la competitividad en los entornos económicos ha hecho que la gestión de contratos sea apropiada para garantizar el flujo de materiales. En esta actividad el comprador juega un papel clave ya que es el dueño de la relación con los proveedores.

Alcance de la gestión de contratos

La gestión de contratos abarca la implementación, ejecución y gestión del final del contrato.

1. En la implementación nos aseguramos que el nuevo proveedor esté en funcionamiento lo antes posible. Esto incluye la comunicación interna a los grupos de interés y agotar la fase de aprobación del mismo.
2. Una vez se inicien las entregas y el proceso sea consistente, se inicia el proceso de evaluación del proveedor de acuerdo a lo establecido en el contrato.
3. Pasado el tiempo de vigencia del contrato y en caso de que no haya renovación. Se definen los términos para hacer el cambio de proveedor sin afectar el flujo productivo.

Actividades principales en la gestión de contratos

Las actividades de la gestión de contratos se clasifican en tres áreas:

1. Gestión de las entregas

Se refiere al servicio de entregar una ejecución fluida del contrato. Los interesados deben ser informados de que la ejecución del contrato va por buen camino y los riesgos están bajo control y, de no ser así, cuál será el curso de acción. La gestión de la prestación de servicios abarca 3 actividades: medición del rendimiento, gestión de problemas y gestión de riesgos.

2. Gestión de la relación con el proveedor

El administrador de contratos tendrá que establecer relaciones sólidas con todas las partes interesadas relevantes. Estas son todas las personas que están afectadas por el contrato. Pueden ser partes interesadas internas o partes interesadas externas como proveedores o incluso la comunidad que vive cerca de la fábrica. La siguiente tabla ejemplar enumera algunas de las necesidades de las partes interesadas. Un administrador de contratos debe evaluar, y si es necesario negociar, si las necesidades están en línea con la estrategia de la cadena de suministro corporativa.

3. Administración del contrato

Se refiere al desarrollo de procedimientos apropiados y al archivar toda la documentación relevante. El administrador de contratos debe mantener registros escritos de todos los problemas, mediciones de desempeño, evaluaciones, informes, presentaciones, actualizaciones de contratos y procedimientos. Estos registros deben estar abiertos a consulta por todas las partes interesadas. La razón para documentar todo es asegurar que todas las partes entiendan quién hace qué, cuándo y cómo. Fomenta la consistencia y evita la ocurrencia de fallas similares.

Para concluir, podemos decir que el éxito de la gestión de contratos está altamente influenciado por lo que sucede en el proceso de selección del proveedor. Es donde se definen las obligaciones de las partes. En las cuales se incluyen los términos y condiciones, los indicadores de rendimiento y el tipo de relación.

La selección del proveedor / la fase de adjudicación del contrato y la fase de gestión del contrato deben considerarse como un proceso continuo. La transición entre estas fases debe ser lo más fluida posible para garantizar la máxima efectividad de los acuerdos contractuales.

¿Sabes cómo esta segmentada tu base de proveedores? ¿Cómo se relacionan las estrategias de gestión con el proveedor? ¿Cuáles dimensiones claves debemos considerar? ¿Quién tiene el poder de definir la negociación? Esta herramienta fue diseñada por Peter Kraljic en 1983. Su propósito es ayudar al comprador a minimizar el riesgo y asegurar la rentabilidad.

La estrategia de la gestión de compras hacia un proveedor está determinada por su posición en la cadena de suministro. Su ubicación dentro de la matriz determinara su impacto y su vulnerabilidad a la vez. Proporciona un enfoque de gestión de la base de proveedores. Identificando los mas importantes y definiendo la estrategia para gestionarlos, balanceando el poder de negociación.

Uso de la herramienta

Este modelo se enfoca en 4 categorías de producto que pueden medirse usando indicadores de desempeño. Cuyo propósito es maximizar la seguridad del suministro y reducir los costos, aprovechando el poder de compra. Entonces la evaluación se hace iniciando con el cuadrante más importante y continúa en orden de importancia descendente.

Productos estratégicos

Son aquellos que tienen un alto impacto en el gasto. Usualmente están relacionados con la diferenciación y beneficio de la empresa. Por consiguiente su oferta puede ser escasa y se debe tener un plan de contingencia. Suelen ser productos de alto valor.  Por lo tanto las estrategias de compra incluyen colaboración y asociación estratégica con el proveedor.

Los proveedores en este cuadrante deben ser los primeros a enfocarse. Cualquier cambio en el proveedor o en la logística nos puede afectar. También debe ser monitoreada constantemente la industria a la que pertenece el producto en cuestión. La relación de interdependencia es alta.

Productos apalancados

Estos también tienen un alto impacto en el gasto de la organización. Sin embargo, a diferencia de los estratégicos, están disponibles en abundancia. En este caso es el comprador quien domina el mercado ya que hay mucha oferta y  se manejan altos volúmenes.

Se recomienda una alianza con el proveedor que garantice el suministro y este apoyada en un modelo de costos. Como resultado, con este tipo de productos se manejan relaciones con el proveedor de largo plazo. Una vez se completa un proceso inicial de licitación.

Productos cuello de botella

El impacto financiero de estos productos es bajo. Sin embargo su riesgo de suministro es alto. Es un producto o componente esencial para el proceso de producción y que es difícil de obtener. En este caso es el proveedor quien maneja el mercado y marca las tendencias de precio.

Este tipo de productos usualmente son especializados. Ya sea en su proceso de manufactura o en la tecnología que utilizan. La estrategia debe ser asegurar el suministro contractualmente, con cláusulas de penalización. Además de mantener un inventario de seguridad y buscar continuamente proveedores alternos.

Productos rutinarios

Su impacto financiero es bajo y su oferta es amplia. Como consecuencia tiende a descuidarse el costo de los mismos. En este caso es importante estandarizar los productos a utilizar. Son fáciles de comprar y existe un bajo nivel de interdependencia de las partes.

Igual se sugiere manejar contratos para reducir el tiempo de gestión y asegurar un flujo continuo. Lo más importante es reducir los costos y la complejidad logística.

Pasos a seguir en el proceso de compras

1. Analizar la base de proveedores
2. Determine los criterios de impacto y riesgo
3. Determine el nivel de detalle de su análisis
4. Complete la matriz
5. Analice los resultados
6. Determine la estrategia de compras y las acciones de mejora
7. Implemente y monitoree la estrategia

Esta guía le servirá para controlar la gestión. Ayuda a reducir el riesgo de obsolescencia y por tanto el exceso de suministros. Todo lo cual se reflejara en la reducción de los costos.

Para concluir, podemos decir que este modelo permite un manejo profesional de la gestión de compras. De igual forma, mejora su desempeño y genera una reducción de costos. Nos permite evitar riesgos innecesarios, al hacer una apropiada distribución de los proveedores. Y definir la estrategia por cuadrante, a fin de posicionar mejor los mismos.

La evaluación de proveedores es clave para cubrir los potenciales riesgos a los que nos enfrentamos en la gestión de compras. Esta semana, comparto con ustedes otra herramienta para la evaluación de los factores externos en el proveedor. La aplicación de la herramienta no garantiza los resultados, sin embargo nos permite delimitar el riesgo.

El análisis PESTLE (por su siglas en ingles Political, Economic, Social, Technological, Legal and Environment), nos permite definir un marco de referencia para investigar los factores externos. Se realizan preguntas orientadas a cubrir cada área y descartar las posibles implicaciones que tengan. Esta herramienta no es determinante y debe utilizarse en combinación con otras para mejores resultados. Veamos a continuación la pregunta base que podemos hacer para cada factor.

¿Cuáles son los factores Políticos clave?

En este factor se evalúan las potenciales implicaciones que pueden ser generadas por el ambiente político. Dentro de las mismas se deben evaluar: la estabilidad del gobierno, la ley del trabajo, las leyes operacionales de las empresas, el tipo de gobierno,  las reglas de exportación e importación, las regulaciones impositivas, los niveles de corrupción, la burocracia gubernamental y la estabilidad política de países circundantes.

Cada una de las implicaciones anteriores puede ser decisiva al momento de escoger nuestros proveedores. Existen distintas entidades que realizan estudios anuales orientados a definir la facilidad de hacer negocios según el país que se escoja.

¿Cuáles factores Económicos son importantes?

Aquí se evalúa el comportamiento de la economía y que la afecta. Debemos considerar en los factores económicos lo siguiente: la inflación, los impuestos, el acceso a financiamiento, las prácticas de trabajo, la tasa de cambio, el costo de la vida, PIB, ingreso per cápita y la globalización.

Afecta de manera directa la inflación y el costo de la vida, ya que ambas empujan a que se incrementen los salarios. De igual forma beneficia la fluctuación de la tasa de cambio. Sobre todo cuando la moneda del país en evaluación se devalúa. Esto impactara también el costo de los bienes y servicios que se adquieren.

¿Cuáles aspectos Sociales son más importantes?

Los factores sociales son un tanto más delicados. Hoy día con la globalización una mala decisión se convierte en viral en segundos. Dentro de los mismos debemos considerar: el estilo de vida, la religión predominante, la educación, la distribución demográfica, los niveles éticos, la historia y la comunicación y/o apertura a otras culturas.

Sumado a estos factores es importante considerar el crecimiento de la población, la calidad de vida y la expectativa de vida. La capacidad de comunicación y de trabajar con otras culturas también jugara un papel determinante. Muchas veces un precio atractivo no es suficiente al momento de escoger el proveedor, la comunicación debe fluir.

¿Cuáles avances Tecnológicos se esperan?

Los factores del momento, cambian a una velocidad impresionante. Lo que hoy está de moda en un año es viejo. Los saltos en la tecnología impactan a las empresas y los usuarios por igual. Todos queremos tener tecnología de punta… la pregunta es por cuanto tiempo.

Dentro de estos factores debemos considerar: la rapidez de los cambios, el uso de terceros, la inversión en investigación y desarrollo, el conocimiento de sistemas, el cuello de botella, la cobertura de redes, la eficiencia de la producción, calidad y precio, propiedad intelectual, patentes y licencias, y la legislación sobre este renglón.

La tecnología nos lleva a pensar que lo que hoy nos parece imposible, mañana puede ser nuestra realidad. ¿Esta nuestro proveedor al día con los cambios tecnológicos? ¿Lo necesita la industria que represento?

¿Podría haber cambios en la Legislación de la industria?

Los cambios en la legislación pueden ser detractores en nuestra decisión de negocios. Están asociados a los siguientes elementos: estructura impositiva, empleo, consumidor, publicidad, importación y exportación, salud y seguridad, cumplimiento y entidades regulatorias.

Se debe considerar cuidadosamente cada factor actual, como leyes en proceso de aprobación. De igual forma se deben tomar en cuenta potenciales cambios en países vecinos.  El incremento en los organismos reguladores impacta las organizaciones. Estos tienen implicaciones en los costos operacionales que deben considerarse al establecer la estrategia de selección del proveedor.

¿Debemos considerar el impacto al Medio Ambiente?

La necesidad del cuidado medio ambiental es en este momento un tópico con mucha fuerza. El ejercicio de concienciar a la población para cuidar el planeta está dando frutos. Y por tal razón las empresas deben tomar este factor en consideración para llegar al consumidor. Cada vez más la población se inclina por empresas que cuidan el medio ambiente y tienen programas orientados a reducir su impacto al mismo.

En ese sentido se deben tomar en cuenta: la infraestructura, los cambios climáticos, la energía y su costo, las implicaciones sociales, la disposición de desechos, las consecuencias ecológicas, las leyes y la contaminación. Las acciones que afectan el medio ambiente están siendo monitoreadas y reguladas en la actualidad. Las empresas deben cuidar su impacto al medio ambiente. Este puede hacerles perder credibilidad en los mercados que participan de no hacerlo. ¿Tiene mi proveedor prácticas amigables con el medio ambiente?

¿Qué busco en mi proveedor?

El análisis PESTLE permite evaluar factores que no podemos controlar. Factores que pueden impactar la localización de nuestro proveedor. Aun así no debe ser la única herramienta que utilicemos. El impacto de cada factor dependerá directamente de la industria en que participemos y nuestro blanco de público. Al escoger un proveedor debemos observar que cumpla con los mismos valores que exhibimos como empresa.

Nos permite ver a gran escala los riesgos potenciales y cómo podríamos mitigarlos. Es una herramienta genérica que nos ofrece cierta orientación.  Además de formar al comprador en las áreas claves a considerar al momento de elegir un proveedor. Las mismas serán más o menos importantes dependiendo de la criticidad del material y de la cantidad de proveedores disponibles para proveerlo.

La evaluación de proveedores es clave para asegurar una gestión de compras con un mínimo de riesgo. El ambiente actual de gestión de las empresas requiere habilidades excepcionales para manejar los cambios en sus entornos. Habilidades que pueden ser interpersonales unas y técnicas otras. La rapidez de los cambios requiere estrategias de análisis que permitan modificar sobre la marcha la reacción de la empresa para asegurar su éxito en los negocios.

Las 5 fuerzas de Porter

En 1979, Michael Porter identifico cinco fuerzas claves que determinan el atractivo fundamental de un mercado o sector de mercado en el largo plazo. Es una herramienta simple pero poderosa, que permite entender donde reside el poder en una negociación o situación de negocios.

Teniendo esto claro es más fácil lograr lo siguiente: apoyarnos en nuestras fortalezas, mejorar una condición de debilidad y evitar tomar decisiones equivocadas. Esta herramienta asume que hay cinco fuerzas que determinan el poder de competencia en una situación de negocios.

Poder del proveedor

La necesidad de materia prima crea una relación comprador y vendedor, entre el mercado y los proveedores. La distribución del poder en esta relación varía dependiendo de quien tenga el control para definir los precios.

La cantidad de proveedores en el mercado, las reglas antimonopolio y la disponibilidad de la materia prima definen el comportamiento del mercado. De igual forma, la singularidad del producto o servicio requerido determinara la fuerza que tiene el proveedor sobre el comprador.

Poder del comprador

Como empresa debemos evaluar el alcance que tienen nuestros compradores para negociar los precios. Si el comprador tiene una posición de fuerza puede crear presión en el mercado. Con la finalidad de demandar mejoras en la calidad y precios de los productos o servicios recibidos.

En este caso, el alcance que tendrán los compradores también estará influenciado por lo bien organizados que estén. El grado en pueden manipular las fuerzas del mercado se verá influenciado por la importancia de sus compras en términos de los ingresos del proveedor. De igual forma también tendrán más poder de negociación si pueden transferir entre diferentes productos sin agregar ningún costo.

Rivalidad competitiva

¿Cuántos competidores tengo y cuáles son sus capacidades? Dependiendo de la cantidad y los productos que ofrezcan, se podría no tener mucha capacidad de negociación. Destacan en este caso cualidades en el proveedor que agreguen valor o que lo destaque de los demás dentro de la industria en la que participa.

Conocer nuestros competidores nos permite definir estrategias de mercadeo que nos ayuden a mantener nuestra posición y/o crecer en el sector que participamos. El crecimiento del mercado es clave para definir a su vez nuestras expectativas de crecimiento. Dependiendo del desarrollo del sector la competencia puede ser agresiva o permitir mantener un ritmo de crecimiento estable.

Amenaza de nuevos competidores entrantes

¿Qué tan fácil o difícil es entrar al mercado? Esto va a determinar la amenaza para los participantes actuales al entrar un nuevo competidor. En este caso es importante tener definido que nos diferencia como empresa y nos da ventaja competitiva.

Michael Porter determino 6 barreras que pueden actuar a nuestro favor. Las mismas son: economías de escala, diferenciación del producto, desventaja en costos, inversiones de capital, acceso a canales de distribución y políticas de gobierno. De las mismas podríamos decir que podemos controlar las primeras tres internamente y las restantes no dependen de nosotros. Porter nos dice que la barrera de uno puede ser la oportunidad del otro.

Amenaza de productos sustitutos

Si el producto o servicio que utilizamos puede ser fácilmente sustituido, perdemos poder de negociación. Aquellos productos que son genéricos y de uso diario tienen una lucha constante para mantener su posición de mercado. En este tipo de productos se manejan bajos márgenes de rentabilidad ya que la oferta es alta. Y aunque la demanda también es alta el cliente no tiene fidelidad a la marca del producto.

En caso de productos que manejan patentes o tienen un valor agregado que los diferencia es diferente. El cliente crea una fidelidad a la marca y está dispuesto a pagar por la misma. Este tipo de productos en muchos casos también se asocian al estatus social, por tanto marcan una diferencia en el usuario y su entorno.

Para finalizar, es importante destacar que este modelo no considera e gobierno en ninguna de las fuerzas. Lo cual debemos observar al momento de hacer un análisis del sector de negocios en el que se participe. Las regulaciones gubernamentales pueden afectar o beneficiar significativamente, y de no tomarse en cuenta pueden anular nuestra estrategia de negocios.

Esta herramienta fue creada a fin de analizar el atractivo y la rentabilidad de una industria o sector, sin embargo no debe excluir otras herramientas ni juicios de valor al momento de iniciar un proyecto de negocios.

¿Sabes lo que son consumibles o gastables? Son aquellos conocidos como bienes no duraderos o blandos. Los utilizamos en ambientes de manufactura y en la vida diaria. En su gran mayoría son bienes con una vida útil de corto plazo. Se utilizan de forma recurrente y su costo lo manejan los distintos gerentes de las áreas funcionales de la empresa. Los proveedores de este tipo de bienes y servicios tienden a ser menos formales que los de materiales directos de producción.

Su gestión de compras se mantiene separada de las compras de materiales directos. Su impacto se considera como parte del gasto de operaciones de las empresas. En muchos casos se manejan presupuestos fijos por departamento. La gestión de compras tiene un mayor reto por la fluctuación de precios y lo difícil del manejo de proyectos de reducción de costos.

Tipos de consumibles

Podemos hablar de dos tipos: recurrentes y desechables.

Los consumibles recurrentes se refieren a productos que los consumidores utilizan con cierta frecuencia. Entre ellos podemos mencionar los materiales de oficina y las piezas de máquinas. Aunque tienen una vida limitada y su tiempo de uso es relativamente corto, son bienes cuyo reemplazo no es diario o inmediato tras su uso.

Los consumibles desechables son un caso extremo de particular, ya que su vida útil se agota con el primer uso. En este caso tenemos los higiénicos, la comida y el agua. El costo de este tipo de productos fluctúa según la demanda de los consumidores y la calidad de los mismos.

Este tipo de bienes no tienen políticas de garantía ya que tendría un impacto sobre el costo de los mismos por la alta rotación de uso.

Diferencia entre Mercancía (Commodity) y Consumibles (Consumables)

A nivel financiero en una empresa la mercancía es parte de la inversión y el consumible es parte del gasto. Simplemente de uno recibo beneficio y el otro lo necesito para producir el producto que voy a comercializar. En ambos casos la atención financiera debe ser la misma ya que un descontrol en el gasto impacta el costo final de operaciones y por ende del producto.

Podemos concluir diciendo que ambos son importantes para una operación de manufactura. Ya que forman parte de la estructura de costos. De hecho si se consideran los servicios como parte de los consumibles, es crítico el seguimiento y cumplimiento de los mismos para con la gente, la infraestructura y la maquinaria, ya que pueden impactar directamente la productividad.