ComprasMentor

La gestión de compras en proyectos se refiere a la adquisición de bienes y servicios requeridos para cumplir con el objetivo del proyecto. Busca establecer y mantener relaciones con los proveedores durante el ciclo de vida del mismo. Es una parte esencial de la gestión del proyecto ya que es el enlace entre distintas áreas funcionales que dependen de su ejecución.

En esta gestión el gerente del proyecto debe trabajar conjuntamente con el departamento de compras en la planificación y gestión de las adquisiciones. Debe proveer a compras las informaciones de manera oportuna para lograr que la búsqueda de proveedores y materiales se cumpla según el plan de tiempo y dinero. La relación con los proveedores durante este tiempo puede manejarse de manera contractual mientras dure el proyecto.

Las 5 etapas de la gestión de compras en proyectos

El proceso de soporte de la gestión de compras en proyectos incluye las siguientes cinco etapas:

Especificaciones

Implica una comunicación con el gerente del proyecto a fin de revisar la lista de bienes y servicios requeridos. Validar las especificaciones de los mismos y remitirlos a los proveedores  escogidos para participar en el requerimiento de información (RFI). De necesitarse pruebas de validación de materiales debe especificarse los métodos y confirmar si deben hacerse en laboratorios certificados.

Selección

Una vez identificados los proveedores potenciales  se valida que puedan cumplir con las cantidades requeridas y con los costos esperados según el presupuesto. Se envían los requerimientos de cotización (RFQ). Y se establecen los criterios asociados a costos, calidad, tiempos de entrega y servicio al cliente.

Contratos

Hay proveedores que por la naturaleza del servicio brindado tangible o intangible, requieren una vinculación contractual.  El nivel del gasto también tendrá influencia sobre esta decisión. En el contrato se definen los tiempos que pueden afectar los tiempos de ejecución del proyecto. Se incluyen las fechas de entrega de las distintas etapas, las condiciones de pago y las penalizaciones en caso de falla. Se debe incluir un plan que esté aprobado por el gerente del proyecto y el gerente de compras.

Control

En esta etapa se monitorean los procesos de entrega y pagos. Se mantiene comunicación constante con los proveedores para asegurar su cumplimiento. La falla en las entregas puede retrasar la entrega del proyecto y afectar el presupuesto negativamente. En esta etapa un constante seguimiento y monitoreo es crucial, esto incluye inspección de obras físicas y maquinarias. Por lo tanto, se deben agendar reuniones de seguimiento con el proveedor para anticipar eventualidades.

Medición

Se refiere a los indicadores de desempeño del proyecto. Medidas para monitorear la eficacia y éxito del proyecto. La tabla de indicadores la desarrolla el gerente del proyecto y compras debe utilizarla para su medición. Se deben monitorear periódicamente a fin de evaluar las entregas por etapas, el desempeño de los compradores y el cumplimiento de las especificaciones. En este proceso se trabajan las desviaciones de materiales y los cambios de fecha de ser necesarios.

Podemos concluir diciendo que la interacción entre proyectos y compras, marcara el ritmo del proyecto. Donde el intercambio de información oportuna es clave para el desarrollo del mismo. La interacción entre las distintas áreas que impactan la ejecución del proyecto debe estar afinada. Y cada área debe entender su valor dentro del proceso. Una gestión de compras apropiada para un proyecto es responsabilidad de la organización. Sin embargo el conocimiento del proceso es responsabilidad del gerente del proyecto.

En el ambiente productivo una mercancía (commodity) se refiere a un bien básico, que puede ser intercambiable con otras mercancías del mismo tipo. Las mercancías pueden tener una fungibilidad total o sustancial. Las mismas se utilizan para la producción de otros bienes o servicios. Donde la calidad de este bien básico puede ser el diferenciador de una manufacturero a otro.

Este tipo de mercancía puede ser negociado en bolsa de valores. Para ello deben cumplir con estándares mínimos, que también se conocen como calificación básica. Aun así, debe existir poca diferencia entre los productores del mismo. Dentro de los ejemplos tradicionales de este tipo de mercancía podemos mencionar: metales (oro, plata, níquel), granos (maíz, soya, trigo), petróleo y sus derivados, entre otros.

La comercialización de estos productos en bolsa de valores usualmente se hace en mercados futuros. Por tanto, la venta está asociada a las cosechas y hace que este sea un mercado con cierta volatilidad. Estando la misma asociada al comportamiento de la naturaleza y el resultado final de la cosecha.

¿Cómo se determina su precio?

Se determina como una función del mercado en su conjunto. Impacta en este caso la oferta y demanda. Al ser productos básicos sus márgenes de ganancia son muy bajos y factores como la marca no tienen ninguna influencia.

Se dividen en mercancías suaves y duras. Ofreciendo esta clasificación una idea también del manejo de los precios. Las mercancías suaves son las cosechas o elementos vivos, cuyo precio varía dependiendo de la bonanza de la misma. Las mercancías duras están asociadas a la minería, cuyas fuentes pueden ser finitas hasta cierto punto, lo que hace que el comportamiento de precios este más orientado a la tendencia de disponibilidad del material y sus usos en la industria en la actualidad.

Índice de precios de mercancías (commodity Price index)

Es un índice de peso fijo o un promedio ponderado de precios que puede estar basado en precios a futuro o precios de contado. Este índice debe ser representativo de las distintas clases de activos o un conjunto específico de productos básicos. Busca informar a los inversionistas del desempeño de estos productos a nivel global y su comportamiento en las bolsas de valores en las que participan. La tendencia que puedan tener depende de su uso en productos subyacentes.

Finalmente podemos decir que para el comprador es importante conocer, entender y seguir el comportamiento de la materia prima asociada a su producto final. Un seguimiento apropiado puede preparar al comprador en sus procesos de negociación. Puede además permitirle anticipar incrementos de precios y incluso hacer planificación de presupuestos a futuro. Conocer las tendencias de las materias primas y el mercado en el que se participa es clave en la gestión actual de compras.

En la gestión de compras la precisión de los datos es crítica para poder tomar decisiones de manera acertada. La misma tiene un impacto directo en los indicadores de desempeño de la gestión. En la recopilación y análisis es crítica la precisión de los datos porque de ella depende la toma de decisiones.

En ese sentido, es importante que los departamentos críticos estén alineados. Debe haber una relación estrecha entre finanzas y compras, ya que uno depende de la información del otro. Hay que considerar no solo las compras de materiales directos, sino también las de indirectos. Estas últimas porque se manejan de forma menos estricta y pueden elevar el número de excepciones.

Entorno económico

A nivel global, los cambios en los mercados son constantes. La precisión de los datos es la guía del comprador para hacer pronósticos. Los mismos pueden estar orientados a: oferta y demanda de materia prima, comportamiento de precios, costos de labor y transportación, y manejo de riesgos. Debemos tener siempre en cuenta que una empresa invierte en compras alrededor de un 60% de su presupuesto. En las compras de materia prima es importante manejar información acertada y a tiempo.

Se le exige al profesional de compras reducir el gasto en ocasiones hasta en un 20%. Ahora más que nunca es visible en las organizaciones el impacto de la gestión de compras en su rentabilidad y desempeño.

Optimización del gasto

La optimización del gasto está asociada a un manejo de información acertada. La disponibilidad de inventario, el acceso a modelos de costo del proveedor, tener control sobre los gastos de transportación y la más importante el control de uso de materiales en el proceso de manufactura, impactan directamente en la rentabilidad de la empresa. La identificación de proveedores en países de costo óptimo y que puedan retar nuestras especificaciones en base al uso, hace que la gestión de compras sea efectiva.

Un sistema de planificación (ERP) que no sea robusto impacta la gestión. Si los datos no son acertados y tenemos números de productos duplicados, identificadores de productos obsoletos y descripciones de elementos inconsistentes, afectamos todos los niveles de la operación. Los datos que produce el sistema influyen en las decisiones que se toman, desde la planificación estratégica a largo plazo hasta las operaciones diarias.

En conclusión, la precisión de los datos es el corazón del proceso de análisis de compras. Un sistema con información errada nos llevara a tomar decisiones erradas. Retrasara los procesos de negociación, pondrá en duda ante los proveedores nuestro control de la información. Y hará más difícil alcanzar las metas trazadas. Un sistema robusto que abarque las funciones de la cadena de abastecimiento es crítico para una gestión efectiva y eficiente.

¿Qué hace que un proveedor sea preferido? ¿Es un proveedor preferido un proveedor estratégico? ¿Qué marca la diferencia?… Un proveedor es preferido cuando se habla de condiciones que no necesariamente están relacionadas al costo o al servicio.

Un proveedor preferido debe ofrecer un valor agregado a la empresa. Se espera que pueda trabajar con la empresa en la mejora o innovación de los productos o servicios que esta ofrece al público. La vinculación de estos proveedores atada a contratos con tiempos de vigencia predefinidos por las partes. De igual forma hay una relación entre los departamentos de desarrollo de nuevos productos de ambas partes… cliente y proveedor.

¿Qué hace a un proveedor preferido?

Pues  podríamos decir que una característica es el conocimiento de la industria en la que participa. A esta se suman sus capacidades de desarrollo de nuevos productos. El manejo de un sistema de calidad robusto. Tienen una cadena de abastecimiento madura y modelos de costos de los productos o servicios que manufactura. Se espera que sea un proveedor que pueda proveer respuestas oportunas y a tiempo. Por ultimo, debe manejar un programa de mitigación de riesgos que asegure el cumplimiento de las entregas.

¿Es un proveedor preferido un proveedor estratégico?

No necesariamente, un proveedor es estratégico por la singularidad del producto o servicio que nos provea. Sin que esto quiera decir que producto o servicio en cuestión cumpla con los requisitos mencionados anteriormente. Un proveedor puede ser estratégico simplemente por el nivel de gasto, sin que el producto o servicio ofrecido tenga un alto nivel de criticidad. Así pues, los requisitos para considerar un proveedor estratégico difieren de los de un proveedor preferido. Sin embargo, debemos monitorear constantemente nuestra clasificación de proveedores para poder migrarlos de una condición a otra en caso de ser necesario.

¿Qué aspectos debemos monitorear constantemente?

Debemos entender su modelo de planificación, ver qué tipo soporte y el grado de compromiso que nos ofrecen ante situaciones que pueden afectar nuestros resultados, conocer cuál es el impacto de nuestro negocio en su cartera de clientes, monitorear los avances en el desarrollo de una relación de negocios que conlleve una mayor cooperación e interacción entre las partes, validar si ambas partes se benefician de la relación de negocios y lo más importante , conocer nuestra base de datos de proveedores para tomar decisiones acertadas para la empresa.

Para finalizar, debemos enfocarnos en definir y clasificar correctamente nuestros proveedores nos permite agregar valor a la empresa.  Y a nosotros como departamento de compras nos ayuda a determinar nuevas formas de reducir costos, consolidar productos y servicio, y obtener ideas de los expertos (proveedores). El enfoque colaborativo en la relación con los proveedores ofrece relaciones de negocios más estables y resultados tangibles en el largo plazo.

La gestión de categorías se refiere a la gestión estratégica de los materiales directos de producción a través de acuerdos comerciales y asociaciones. La finalidad de esta gestión es maximizar los beneficios de los distintos grupos de interés dentro de la organización. En cada categoría se definen objetivos que buscan obtener los mejores resultados en relación a costos, mitigación de riesgos, términos de pago y disponibilidad de materia prima.

Según Nielsen (1992), Category Management es un proceso de administración de categorías de productos como unidades de negocios separadas y su personalización para satisfacer las necesidades de los consumidores.

 

¿Por qué la gestión de categorías?

• Una es que no todos los artículos tienen el mismo nivel de importancia ni generan los mismos beneficios al proveedor. Algunos artículos pueden tener poco volumen pero alto valor y otros manejar grandes volúmenes con márgenes de ganancias muy bajos. Al combinarlos se puede lograr un equilibro en la rentabilidad total.
• También podemos considerar que se pueden hacer proyecciones más acertadas, relacionadas a proyectos de reducción de costos y al comportamiento de la categoría a mediano plazo.
• Y no menos importante, es que permite desarrollar una relación de colaboración con el proveedor que permite desarrollar las categorías.

¿Cómo impacta la gestión de compras la gestión de categorías?

• Aumenta el poder de negociación de materiales.
• Mejora el manejo de inventarios a consignación o en proveedor.
• Fortalece la relación de negocios proveedor-empresa.
• Mejora el retorno de la inversión (ROI).
• Disminuye las posibilidades de falta de materiales.
• En empresas multinacionales, fortalece el vínculo entre las distintas localidades.
• Ofrece al proveedor la oportunidad de moverse de local a global.

Los ocho pasos del proceso de gestión de categorías

Siendo este un proceso compartido entre el proveedor y el manufacturero, los pasos del proceso de implementación de la gestión de categorías pueden estar entrelazados entre ambos. Y aunque es un proceso repetitivo promueve el trabajo multifuncional entre compañías con la participación de profesionales de áreas muy diversas como compras, finanzas, cadena de suministro, mercadeo, operaciones y ventas. Los pasos a seguir son los que siguen a continuación:

1. Definir la categoría
2. Importancia o nivel de criticidad de los números de parte incluidos en la categoría
3. Evaluación de la categoría
4. Nivel de desempeño de la categoría
5. Estrategia de la categoría
6. Tácticas de la categoría
7. Implementación de la categoría
8. Revisión de la categoría

Cada paso conlleva un trabajo de análisis preciso y conciso. Las categorías varían de acuerdo a la tendencia y los cambios dentro de la empresa. La adición o eliminación de productos crearan la necesidad de hacer ajustes para asegurarnos de mantener la categoría actualizada. De igual forma requerirán ajustes en la estrategia o el enfoque de la categoría, a fin de lograr los objetivos propuestos.

Para concluir, podemos decir que los planes del negocio serán determinantes para la gestión de categorías. Por tanto, la gestión debe modificarse para adecuarse a los cambios requeridos sin demora.

¿Por qué entrelazar la gestión de compras, toma de decisiones, la inteligencia emocional?

Y se preguntaran… de que viene esta mezcla de decisiones, emociones y gestión de compras. Pues simple, viene de entender que como seres humanos integrales que somos, no podemos separar una de otra y que su manejo impacta los resultados del negocio.

Como líderes de una empresa o de un área funcional de la misma, el proceso de toma de decisiones debe siempre sopesar el impacto en los resultados del negocio. Y para asegurarnos de que la decisión que se esté tomando sea la mejor, debemos mantener la inteligencia emocional bajo control en la gestión de compras.

En el entorno laboral la inteligencia emocional es más importante que las habilidades técnicas o el nivel de inteligencia. Esto así porque una decisión tomada bajo influencia emocional no sopesa las implicaciones que tendrá a futuro en los resultados de la empresa.

¿Cómo se afecta la gestión de compras?

La gestión de compras en su proceso de decisiones es altamente lógica y analítica. El comprador debe ser capaz de proyectar el impacto de sus decisiones a lo largo de la cadena de suministros. Por tanto, si se debe tomar una decisión respecto a un componente crítico, lo más importante es tener bajo control las emociones. Plantear distintos escenarios y escoger el que nos asegure un menor impacto en el flujo de producción.

Se debe tener especial cuidado en bases de proveedores cuyo comportamiento este orientado a la exclusividad de suministros. Con esto me refiero, a tener un solo proveedor por componente. En este caso nos convertimos en clientes cautivos. Cuya cautividad dependerá de la especificación del componente y de la disponibilidad de oferta en el mercado.

En sectores industriales con altos niveles de especialización es común desarrollar vínculos con proveedores, que nos limitan en la distribución del volumen entre dos proveedores.  Aun así la recomendación es evaluar tantas fuentes alternas sea necesario. Siempre y cuando cumpla con los requisitos del negocio.

Para finalizar, entiendo que un balance apropiado entre la decisión, la emoción y la gestión aportara beneficios al negocio. Dentro de los beneficios podemos mencionar disponibilidad de componentes, competitividad en los precios, mejores niveles de calidad, mejores condiciones de entregas y términos de pago. Cuando los proveedores saben que tienen competencia se esfuerzan por ofrecer valor agregado a sus clientes. Propicie este ambiente en su base de proveedores y vera los resultados.