La gestión de compras en proyectos se refiere a la adquisición de bienes y servicios requeridos para cumplir con el objetivo del proyecto. Busca establecer y mantener relaciones con los proveedores durante el ciclo de vida del mismo. Es una parte esencial de la gestión del proyecto ya que es el enlace entre distintas áreas funcionales que dependen de su ejecución.
En esta gestión el gerente del proyecto debe trabajar conjuntamente con el departamento de compras en la planificación y gestión de las adquisiciones. Debe proveer a compras las informaciones de manera oportuna para lograr que la búsqueda de proveedores y materiales se cumpla según el plan de tiempo y dinero. La relación con los proveedores durante este tiempo puede manejarse de manera contractual mientras dure el proyecto.
Las 5 etapas de la gestión de compras en proyectos
El proceso de soporte de la gestión de compras en proyectos incluye las siguientes cinco etapas:
Especificaciones
Implica una comunicación con el gerente del proyecto a fin de revisar la lista de bienes y servicios requeridos. Validar las especificaciones de los mismos y remitirlos a los proveedores escogidos para participar en el requerimiento de información (RFI). De necesitarse pruebas de validación de materiales debe especificarse los métodos y confirmar si deben hacerse en laboratorios certificados.
Selección
Una vez identificados los proveedores potenciales se valida que puedan cumplir con las cantidades requeridas y con los costos esperados según el presupuesto. Se envían los requerimientos de cotización (RFQ). Y se establecen los criterios asociados a costos, calidad, tiempos de entrega y servicio al cliente.
Contratos
Hay proveedores que por la naturaleza del servicio brindado tangible o intangible, requieren una vinculación contractual. El nivel del gasto también tendrá influencia sobre esta decisión. En el contrato se definen los tiempos que pueden afectar los tiempos de ejecución del proyecto. Se incluyen las fechas de entrega de las distintas etapas, las condiciones de pago y las penalizaciones en caso de falla. Se debe incluir un plan que esté aprobado por el gerente del proyecto y el gerente de compras.
Control
En esta etapa se monitorean los procesos de entrega y pagos. Se mantiene comunicación constante con los proveedores para asegurar su cumplimiento. La falla en las entregas puede retrasar la entrega del proyecto y afectar el presupuesto negativamente. En esta etapa un constante seguimiento y monitoreo es crucial, esto incluye inspección de obras físicas y maquinarias. Por lo tanto, se deben agendar reuniones de seguimiento con el proveedor para anticipar eventualidades.
Medición
Se refiere a los indicadores de desempeño del proyecto. Medidas para monitorear la eficacia y éxito del proyecto. La tabla de indicadores la desarrolla el gerente del proyecto y compras debe utilizarla para su medición. Se deben monitorear periódicamente a fin de evaluar las entregas por etapas, el desempeño de los compradores y el cumplimiento de las especificaciones. En este proceso se trabajan las desviaciones de materiales y los cambios de fecha de ser necesarios.
Podemos concluir diciendo que la interacción entre proyectos y compras, marcara el ritmo del proyecto. Donde el intercambio de información oportuna es clave para el desarrollo del mismo. La interacción entre las distintas áreas que impactan la ejecución del proyecto debe estar afinada. Y cada área debe entender su valor dentro del proceso. Una gestión de compras apropiada para un proyecto es responsabilidad de la organización. Sin embargo el conocimiento del proceso es responsabilidad del gerente del proyecto.