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¿Conoces las 3F?

Suena casi igual que las 3B (bueno, bonito y barato) pero más complejo. También se refieren a ellas como FFF.  Las 3F no son más que la descripción y las características de un componente, ensamble o producto terminado. Cada una define un aspecto específico que ayuda a los ingenieros a asociar las partes con las necesidades.

El uso de método de las 3F permite hacer cambios mínimos al componente o producto terminado sobre la base de que ninguna de las características se vea afectada con el cambio. Es utilizado ampliamente en la industria automotriz y en la de dispositivos médicos.

Por su traducción en español, estaremos hablando de forma, ajuste y función. Veremos brevemente cada una de ellas y el porqué de su importancia. Como su implementación mejora la eficiencia en manufactura y permite una mejor evaluación del impacto de los cambios. Las reglas de este método especifican cuantas desviaciones podemos aceptar antes de crear una parte o producto nuevo.

La forma

En la forma se contemplan los parámetros visuales y físicos que caracterizan una pieza o producto. Se refiere a los parámetros técnicos que permiten validar el cumplimiento de la pieza o producto. Es el elemento que puede ser más afectado en los cambios por las elecciones estéticas que se hagan. Ya que los mismos pueden cambiar la apariencia del producto.

El Ajuste

Es la capacidad de la parte para conectarse físicamente, interactuar y ser parte de un ensamble. Como producto terminado, como se amolda al uso final. Aquí también consideramos las tolerancias que permiten que la pieza sea útil. Por tanto, se debe evitar que las desviaciones afecten el ajuste.

La Función

Este criterio se cumple una vez se confirma que la pieza o el producto cumple con la finalidad para la que fue creado. En ella se valida la funcionalidad del producto, que todos los atributos funcionen según lo establecido y cumplan con su propósito.

¿Qué implica un cambio en las 3F?

Cuando ingeniería quiere hacer un cambio que afecte alguna de las  debe hacer una evaluación del impacto. En base a los resultados entonces debe hacer lo siguiente:

1. Crear un nuevo componente con un número de parte: esto en atención a que el cambio hace que el actual no sea intercambiable con el anterior. Esto para poder dar trazabilidad al componente y al producto final.
2. Revisar el componente: si los cambios no afectan ninguna de las 3F, entonces solo se debe revisar el componente en cuestión sin que esto afecte el número de parte del mismo.

Para finalizar, podemos decir que cualquier cambio que afecte el ajuste, forma o función de un producto debe ser cuidadosamente justificado. Y que las nuevas revisiones deben ser compatibles con las previas. Todo con la finalidad de garantizar la trazabilidad adecuada y el bienestar del consumidor final.

Mitigación de riesgos… no lo creo. Como decimos en negocios, tener todos los huevos en una sola canasta no es saludable para la empresa. Sin embargo, esto sucede con más frecuencia de la que creemos. Las razones son múltiples… gestión inadecuada de la base de proveedores, material con condiciones únicas, disponibilidad de oferta, uso del material, diseño y comodidad entre otros.

Sucede también con nuevas tecnologías y materiales innovadores. Crea una posición de monopolio que también puede estar asociada a una decisión de negocios. Lo que no deja de ser un movimiento arriesgado, porque expone al cliente y da fuerza al proveedor en procesos de negociación.

¿Qué debemos considerar para mitigar este riesgo?

Podemos considerar las opciones a continuación:

1. ¿Cómo manejar el peor escenario?

Aunque el proveedor actual sea estable y cumpla con los requerimientos de servicio, calidad y precio. El departamento de compras es responsable de buscar un proveedor alterno a fin de garantizar la disponibilidad del producto. Si nuestro proveedor actual tiene problemas financieros o simplemente no nos puede cumplir, nos veremos afectados ya que fallaremos al cliente e impactaremos nuestra producción a la vez. Debemos hacer un levantamiento del riesgo que podemos tener y plantear escenarios alternos.

2. Desarrolle buenas relaciones de negocios con sus proveedores actuales

Ellos pueden ser la clave para ayudarle a salir de ser un cliente cautivo. Son los que pueden abrirle la oportunidad de aprovechar sus redes para encontrar nuevas fuentes de abastecimiento. De igual forma es responsabilidad de compras buscar de manera continua proveedores que permitan manejar el negocio de forma balanceada. Al buscar nuevas alternativas mejora el servicio, la calidad y los costos solo por generar competitividad entre los proveedores. Este acercamiento minimiza nuestra exposición al riesgo.

3. De seguimiento al ciclo de vida de sus componentes críticos

En este punto nos referimos a validar el riesgo considerando la criticidad del componente. E iniciar las acciones que correspondan, en lo que se refiere a validación de diseño, parámetros y función en el producto final. Además de evaluar alternativas en caso de que el manufacturero decida obsoletizar el componente en cuestión. Un proceso de revisión de especificaciones es otra forma de mitigar riesgos en la disponibilidad de materiales.

Beneficios de la mitigación de riesgos en proveedor

A pesar de que no es bueno tener un porcentaje de proveedores alto que califiquen para mitigación de riesgos. Es bueno que entendamos que este proceso también puede tener acciones que nos favorezcan, tales como:

• Permite crear estrategias que conviertan el riesgo en una ventaja competitiva.
• Reduce costos en proveedor al tener acceso a su costeo.
• Son proveedores que debemos monitorear constantemente.

Para concluir cabe decir, que la mitigación de riesgos una parte de hacer negocios y debe contemplarse en la empresa. Por tal razón la misma debe estar alineada con los objetivos de la empresa.

¿Sabías que hay una relación directa entre el inventario y las compras? La hay porque es el comprador el responsable de negociar con el proveedor las cantidades de producto a producir. Además es quien asume la responsabilidad de la exposición de inventario en la empresa o en proveedor.

Compras debe dar seguimiento constante a la rotación del inventario y los materiales. También debe asegurarse de minimizar la obsolescencia de los mismos, a fin de evitar impactar negativamente el flujo de efectivo. Existen muchos métodos que ofrecen distintos beneficios tanto para el proveedor como para la empresa. Sin embargo es la gestión y no el método lo que marcara la diferencia en el resultado.

 

Tipos de inventario

Para cumplir con lo antes expuesto es importante conocer los distintos tipos e identificar el que más se ajuste a nuestras necesidades. Veamos brevemente algunos de ellos.

Justo a tiempo (JIT)

Método de inventario mundialmente conocido gracias a Toyota. En este modelo la gestión de compras apunta a no tener inventario ni en proveedor ni en la empresa. Cuenta con que el proveedor tenga un proceso de manufactura controlado y cumpla con las entregas a tiempo. Requiere un alto nivel de confianza en el proveedor y sus capacidades. En sistemas altamente organizados la diferencia entre recibo de orden y agotar la existencia en planta puede ser de horas.

Puerta a inventario (dock to stock)

En este método se requiere una confianza plena en la gestión de calidad en proveedor. Se recibe la mercancía y se pasa directo al inventario sin que se haga un proceso de inspección de calidad a la entrada. Podemos implementarlo en proveedores con los que históricamente no se tengan reportes de defectos de calidad. Considerando que puede cambiarse de presentarse una situación que impacte el proceso de manufactura.

Consignación (consignment)

Consiste en un acuerdo con el proveedor donde se coloca inventario en la empresa y se factura solo lo consumido mensualmente. Este tipo manejo implica cierto riesgo si no se monitorea adecuadamente. La disponibilidad de inventario en planta puede detonar un incremento en el consumo simplemente por tener material disponible. Aún así, es un método que mejora el flujo de efectivo ya que se utiliza el material cuando se necesita y se factura luego, lo que aumenta el ciclo de pago. También limita la exposición a material que puede obsoletizarse ya que el proveedor es el dueño del inventario aunque esté en nuestras instalaciones.

Kanban

Este manejo de inventario se utiliza para mover materiales en ambientes de producción con distintas etapas. Por tanto el material solo se mueve de una etapa a otra del proceso productivo cuando se necesita. Así se asegura un flujo de producción más limpio y sin cumulo de trabajo. Forma parte del método justo a tiempo, es una herramienta eficaz para ayudar a ejecutar un sistema de producción en su totalidad. Se considera además como una excelente manera de promover la mejora continua.

Manejo de inventario en proveedor (vendor managed inventory)

Es un enfoque simple de la administración de inventarios y el cumplimiento de órdenes. Esta gestión implica la colaboración entre los proveedores y sus clientes ya que cambia el proceso tradicional. Su objetivo es alinear la gestión comercial y optimizar las operaciones de la cadena de suministro para el proveedor y para la empresa. Que recibimos a cambio con este manejo de inventario: una mejor rotación de materiales y productos, un mejor servicio y más ventas al proveedor. Es un riesgo compartido entre las partes, el proveedor tiene acceso al comportamiento de la producción de su cliente. Esto le permite anteponerse a cambios en la demanda y hacer los ajustes adecuados en el manejo del inventario.

En conclusión, no existe un método mejor que otro. La naturaleza de nuestro negocio y que tan robusta sea la estructura de la cadena de abastecimiento, será lo que defina el método que utilizaremos. Considerando que sea el que más se ajuste a la necesidad de la empresa y a la realidad de nuestros proveedores. Un monitoreo apropiado del inventario es crucial para los resultados financieros de la empresa. Ya que esté en nuestra empresa o en  proveedor, somos responsables de la disposición del mismo. Y ultimo pero no menos importante destacar que el inventario es dinero y su impacto al flujo de efectivo es directo.

Las órdenes de compra son parte de la gestión transaccional de compra. Las mismas tienen peso legal, por ello la importancia de utilizarlas siempre. En ellas se define por escrito el compromiso entre el proveedor y la empresa para la entrega de un producto o servicio.

Es en las órdenes de compra donde se define la cantidad de producto  o tipo de servicio a necesitar. Las cantidades requeridas y el tiempo de entrega esperado. Los términos de pago y la forma de entrega. Contra los acuerdos plasmados en la misma es que se miden los niveles de servicio del proveedor. Y se completan las transacciones de trazabilidad a lo interno de la empresa.

Es un documento que interactúa con otras áreas de la empresa con distinto fin. Así en materiales se recibe la planificación y se hace el requerimiento de cantidad de producto o servicio y tiempo de entrega. En almacén se completa el recibo de la orden y se hace disponible para uso en manufactura. En contabilidad se confirma que la factura este de acuerdo a la orden para completar el pago.

Tipos de órdenes de compra

Por su tipo, tenemos varias opciones dependiendo de la necesidad de la empresa. Veremos estas a continuación.

Hecho contra orden (made to order)

En este tipo de órdenes el proveedor solo inicia su proceso de producción al momento de recibir la orden. Esto requiere que las cantidades a ordenar permitan un proceso de producción eficiente y evita que haya exposición de inventario en proveedor. La colocación a tiempo de las mismas es importante para manejar los tiempos de entrega sin afectar producción y minimizar las urgencias, e impactar los procesos internos en proveedor.

Para estas órdenes la medida del servicio es más estricta ya que demandan un proceso de planificación y organización robusto a lo interno de la empresa. Se utiliza mayormente en procesos de producción o servicios que manejan una demanda estable. Y por tanto permiten pronósticos de producción constantes. De igual forma, no generan ningún vinculo ni compromiso con el proveedor a largo plazo.

Hecho para guardar (make and hold)

En este tipo de órdenes se le coloca al proveedor una orden madre de la cual se emitirán órdenes de entrega según necesidad. En estas órdenes el proveedor debe producir la totalidad de la orden, lo que significa que una vez lista debe comunicar a la empresa para iniciar el proceso de órdenes de entrega según demanda de producción.

Estas órdenes cubren periodos de tiempo más largos. Crean una exposición de inventario en proveedor. Y  se pide al proveedor que debe mantener el inventario en su facilidad por lo menos por tres meses. Cumplido este tiempo se debe decidir qué hacer con el producto.

Con este proceso de orden tenemos la ventaja de que tenemos tiempos de entrega más cortos, ya que una vez disponible el inventario solo es hacer las órdenes de entrega. También mejora el manejo de flujo de efectivo ya que solo se generan pagos contra cada despacho. Sin embargo nos exponemos financieramente ya que somos responsables del producto aunque no esté en nuestra empresa. También corremos el riesgo de aumentar la obsolescencia de productos.

Ordenes abiertas (blanket order)

Este tipo de órdenes se coloca para cubrir periodos de un año. Con la finalidad de aprovechar un precio fijo y disponibilidad de materiales, productos o servicios. Permiten al proveedor invertir en insumos y definir una capacidad de producción fija en su planificación. Se utiliza en su mayoría para materiales y productos con consumo en grandes cantidades.

Este tipo de orden reduce los costos y aumenta el poder de negociación del comprador. Ya que permite consolidar volúmenes y garantizar precios. Mejora la eficiencia de producción en proveedor y los tiempos de entrega por su repetitividad. Facilita una operación más organizada y con mejor manejo de inventario por las entregas programadas.

Para concluir, cabe destacar que sin importar el tipo de orden que se escoja lo importante es que se ajuste a las necesidades de la empresa. Que se defina en las mismas los términos y condiciones de manera clara. Y que se establezcan condiciones de terminación de la misma ante cambios bruscos de demanda o de disponibilidad de materia prima. La orden es un vínculo con el proveedor que da formalidad a la relación de negocios y que debe ser monitoreada de acuerdo a lo establecido entre las partes.

¿Cómo saber durante una visita cuales son las preguntas claves para conocer mi proveedor? ¿Qué información necesito para crear el perfil de mi proveedor? Y para entender cuál será mi postura como cliente, pasivo o activo en cuanto al nivel de participación. La información correcta nos permitirá estar claros de las capacidades de nuestro proveedor y proyectar la relación de negocios a futuro.

Nos permiten conocer más detalladamente al proveedor. Entender sus planes a futuro e identificar donde encajamos en el mismo. Nos ayuda a trabajar en equipo con el proveedor en el desarrollo de nuevas tecnologías, adquisición de maquinaria e implementación de programas de mejora continua.

A continuación les comparto las diez preguntas que considero básicas para conocer el proveedor e indicarnos nuestra posición en el mismo. Cada una acompañada de una breve explicación para mayor entendimiento.

10 preguntas claves para el proveedor

¿En qué fecha se estableció la empresa?

Conocer el tiempo de establecido del proveedor nos da una idea del tiempo de experiencia que tiene dentro de la industria. En el caso de empresas familiares usualmente se mide por la participación de las distintas generaciones en la misma. En el caso de empresas por acciones, sociedades o empresas globales, más que el tiempo de establecidas lo que importa es el nivel de rotación de los empleados.

¿Cuál es el monto de las ventas anuales?

Al conocer cuál es el monto de las ventas anuales y sacar el porcentaje con respecto a nuestro gasto podremos de inmediato saber cuál será nuestra participación en el proveedor. Esta información nos permitirá definir la estrategia de negociación en lo que se refiere a términos, condiciones, soporte, precio y servicio.

¿Cómo está distribuida su cartera de clientes?

Es importante saber en cuales industrias o sectores participa y que porcentaje ocupa el que representamos. Esto nos permitirá saber que tan desarrollado está el proveedor y cual industria es la que marca la pauta a lo interno del proveedor. Esto impacta en las certificaciones que tenga el proveedor y los controles internos de producción y calidad. Igualmente en las empresas de servicios determinara la orientación de conocimientos de los recursos.

¿Cuál es su tiempo de entrega para productos o servicios nuevos y recurrentes?

Esta información nos permite planificar apropiadamente nuestros requerimientos. Debemos compartir esta información a lo interno de nuestra empresa para no afectar nuestros procesos internos. Debe haber variación en el tiempo de entrega de nuevos y recurrentes por el nivel de experiencia y procesos que solo se agotan la primera vez.

¿Cuál es el esquema de su jornada laboral?

Nos permite validar los días, la cantidad de turnos y las horas de trabajo, para fines de planificación de colocación de órdenes. También nos permite determinar la capacidad de trabajar horas extras  y en fines de semana. Y confirmar si el proveedor cumple con la jornada establecida por ley en el país que opera.

¿Cuál es su capacidad actual?

Ningún proceso productivo se maneja a capacidad total, lo ideal es manejar un 85% de la capacidad. ¿Por qué? Porque solo así el proveedor podrá cubrir picos en la demanda y tendrá espacio para capturar nuevos clientes. Si el proveedor trabaja un solo turno, tendrá espacio para crecer y cubrir incrementos de demanda.

¿Cuáles son los términos y condiciones para las órdenes de compra?

Recordemos que la orden de compra es un documento con peso legal. Muchas empresas no dan importancia a la colocación de los términos y condiciones. Y ante la falta de una de las partes se inician procesos de reclamación que afectan la relación de negocios. Definir el tiempo y las condiciones de pago, la fecha y forma de entrega y cualquier otra condición crítica es necesario para asegurar un proceso limpio y eficiente.

¿Cómo manejan la calidad en los productos o servicios?

El porcentaje de defectos o nivel de servicios aceptado debe estar claramente establecido. Esto evita la pérdida de tiempo en reclamaciones de crédito, de reposición de productos o reemplazo de servicios. Se debe definir claramente las expectativas  al inicio de la negociación. Se harán revisiones según aplique y dependiendo del histórico.

¿Cómo manejan el mantenimiento de maquinaria y equipos?

Para procesos de manufactura de productos es importante que se lleven a cabo programas de mantenimiento de equipos. Y también para servicios que requieran equipos. Esto en atención a que cualquier falla en los equipos afectara de manera directa las entregas y el servicio.

¿Qué plan de entrenamientos manejan?

Es importante que en los procesos que requieran supervisión de empleados estos estén bien entrenados. Ya que de ellos dependerá la eficiencia del proceso y la constancia del mismo. Por tal razón es necesario que se lleven programas de entrenamiento periódicos para nuevos empleados y de refuerzo para empleados que realicen labores recurrentes a fin de asegurar la integridad de los métodos establecidos.

Podemos concluir diciendo que estas preguntas son básicas y pueden ser aplicadas a proveedores de productos o servicios. La cantidad de preguntas aumentara dependiendo de la industria que se evalúe y sus elementos críticos.  De igual manera estarán asociadas a la importancia del producto o servicio recibido y del nivel de gasto que represente para la empresa.

Sin embargo, para mí lo más importante es que el comprador en la medida que conoce sus proveedores y sus procesos se convierte en experto en su gestión.  Permitiéndole hacer juicios de valor más objetivos y ser más eficiente en sus procesos de negociación. Sin que esto lo convierta en experto de una industria en específico y que aun así agregue valor a su empresa.

Las auditorías a proveedores nos ayudan a reducir los riesgos que pueden existir en los procesos internos del proveedor. Este proceso busca garantizar que el proveedor cumpla con los requerimientos de los productos o servicios que se le solicitan. Y que en ocasiones están asociados a certificaciones y estándares similares a los de la empresa que los audita.

Los procesos de auditoria exigen al proveedor que provea acceso al cliente a sus records de producción, controles de calidad, trazabilidad, manejo del producto o servicio ofrecido y gestión medioambiental. La auditoría será más o menos estricta dependiendo de la industria en la que se participe.

La periodicidad de las mismas estará asociada al nivel de criticidad de los productos o servicios ofrecidos. Por tanto, pueden programarse anualmente o cada tres años según se requiera. De igual forma, la periodicidad puede variar de presentarse situaciones de calidad o servicio recurrentes.

A continuación veremos la diferencia entre las auditorias físicas, las auditorias de escritorio y los cambios de estatus en proveedor. Considerando que un proveedor puede ser aprobado, rechazado o colocado en prueba.

Auditorías Físicas

Las auditorias físicas se requieren para todo proveedor nuevo de materiales críticos. En la auditoría inicial se validan las certificaciones del proveedor si las tiene. Se evalúan sus procesos de manera detallada y se compara la ejecución física con la que indica su manual de calidad. Estas auditorías requieren un recorrido por la planta de producción o el área de servicios de parte del auditor, previo a la validación de documentos.

En estas auditorías se evalúa todo el proceso del proveedor, desde el recibo de materia prima y componentes, producción, empaque y despacho. Dependiendo de los estándares de calidad que tenga el proveedor, se exigirán más o menos evidencias como soporte a la auditoria. La duración de las mismas puede tomar uno o dos días, a menos que el proceso requiera mas tiempo.

Auditorías de Escritorio

Las mismas se realizan como su nombre lo indica vía electrónica, sin interacción física entre el cliente y el proveedor. Este tipo de auditorías se realiza para productos o servicios que representan niveles de riesgo bajo para el producto o servicio que recibimos del proveedor. Para proveedores de productos o servicios críticos, no puede hacerse para la primera aprobación del proveedor. Sin embargo una vez aprobados, la siguiente auditoria puede manejarse bajo este esquema.

Este tipo de auditorías se puede aplicar a productos de empaque, manejo de servicios y a consultores. Se toma como parámetro para validar la aplicación de las mismas el desempeño del proveedor para entregas a tiempo y nivel de defectos. Ante casos de faltas recurrentes a cualquiera de estos indicadores, este tipo de auditoria queda descartada y se procede con la auditoria física.

Estatus del proveedor en la auditoria

Aprobado – en este estatus el proveedor pasa a formar parte de la lista oficial de la empresa de proveedores aprobados. En el caso de empresas con presencia global, esta lista permite a otras localidades utilizar el proveedor sin tener que realizar procesos de auditoria y validación de proveedores independiente.

Rechazado – en este estatus el proveedor no entra a la lista de proveedores aprobados. Si por alguna circunstancia ya teníamos una relación con el proveedor, se le notifica, se cubren los pendientes y se inactiva el proveedor o se saca de la lista. Para cambiar el estatus hace falta completar el proceso de auditoria física.

A prueba – este estatus se asocia a la cantidad y tipo de observaciones encontradas en la auditoria. Así un proveedor con una observación mayor cae automáticamente a prueba por un periodo de seis meses. Hasta que corrija la observación, de no hacerlo queda fuera de la lista de proveedores aprobado. Con observaciones menores se debe enviar un plan de acción y el tiempo de cierre depende de la constancia de las acciones.

Para concluir, las auditorías a proveedores son parte importante para tener una base de suplidores certificados. Donde el cumplimiento de procedimientos se lleve a cabo según lo establecido. Esto para garantizar que nuestros productos, componentes o servicios cumplan con los requerimientos y expectativas de nuestro cliente final.