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¿Son necesarias las visitas a proveedores? ¿Es necesario conocer su proceso de manufactura? ¿Influye de alguna manera en la relación con el proveedor? ¿Tiene algún impacto en mi gestión?…

Podríamos generar muchas preguntas más alrededor de este tema. Y abrir contenidos distintos al contestar cada una de ellas. Para al final determinar que es crucial conocer nuestros proveedores, visitar sus operaciones y poner rostro a la voz. Definitivamente hay un impacto no solo para la empresa sino para nosotros como expertos de compras. Por tal razón les invito a contestar las preguntas anteriores, y ver a donde nos llevan las respuestas que les ofrezco en base a la experiencia que he logrado acumular hasta ahora.

¿Por qué debo visitar a mis proveedores?

Lo primero es para fortalecer la relación de negocios. Nunca un correo o una llamada telefónica podrán sustituir el intercambio físico. Es en la interacción física donde se evidencia la forma de gestión, donde se crea empatía y además se define la disposición real de desarrollar una relación de negocios a largo plazo. Es donde se da la apertura para el intercambio profesional y personal que crea compromiso para ambas partes. Y donde identificamos oportunidades de mejora en los procesos y en el producto. Conocer en persona a nuestros proveedores nos permite definir relaciones de negocios a largo plazo.

¿Es necesario conocer su proceso de manufactura?

Definitivamente,  porque son los expertos en el producto que nos suplen y conocen como cualquier cambio requerido impacta en el desempeño de mismo. Son los que ante cualquier falla, pueden determinar en qué parte del proceso de manufactura hubo una variación. Es por ello que visitarles y entender a grandes rasgos su proceso de manufactura nos va a permitir entender el lenguaje del proveedor.

Además, a la vez nos permite acumular conocimiento técnico y experiencia. Y nos da la propiedad para manejar temas técnicos a lo interno de la empresa y poder explicar a nuestros clientes la situación.  También nos permite trabajar en conjunto con el proveedor para minimizar el impacto en nuestras operaciones. El conocer el proceso de manufactura del producto nos permite ofrecer a nuestro proveedor ideas de mejora y soporte técnico si hace falta. Para esto último, apoyándonos en otras áreas funcionales de la empresa.

¿Influye de alguna manera en la relación con el proveedor?

En la medida en que se fortalezca la relación con el proveedor, este se sentirá más cómodo al retroalimentarnos. De igual forma, nos permitirá a nosotros entender cuando hacemos un requerimiento si el mismo es factible o no. Nos mantendremos informados ante cambios a lo interno del proveedor y podremos de igual forma alertarles ante cambios en nuestros procesos. Esto minimiza riesgos en el servicio y entrega, y permite crear planes de contingencia de ser necesarios.

¿Tiene algún impacto en mi gestión?

Sin ninguna duda, claro que lo tiene. El impacto en la gestión se verá claramente ante la respuesta y el compromiso del proveedor ante necesidades inmediatas del negocio. En su disposición a cooperar con iniciativas de reducción de costos. En la transparencia en el manejo de su costeo de producto. Y sobre todo en la disposición a crecer juntos y crear relaciones de negocios a largo plazo. Podemos verlo incluso en la gestión de manufactura de productos socialmente responsable y en su disposición a cooperar con la comunidad en la que operan.

Para concluir, es importante conocer a nuestros proveedores. Porque así como nosotros queremos apoyar a nuestros clientes, también ellos quieren apoyarnos a nosotros y crear una cadena de abastecimiento sostenible. Al final, terminamos siendo uno reflejo del otro en nuestra forma de accionar y de operar. Con la finalidad de cumplir responsablemente con el buen uso de nuestros recursos humanos, de nuestra infraestructura y de nuestro planeta.

¿Qué se espera de un profesional de compras?

Para ser una posición a la que muchos llegamos por coincidencia, los requisitos para ser un profesional de compras son muchos y muy variados. Los mismos van desde las habilidades que debemos tener, pasando por el conocimiento, hasta el estilo de trabajo. Y a nosotros nos toca aprender sobre la marcha, algunos con la ventaja de recibir un mínimo de formación y otros aprendiendo por el método tradicional de ensayo y error.

No existe un día típico en nuestra gestión, cada día trae su propio afán multiplicado por nuestros clientes internos. En consecuencia, cada día nos exige la puesta en práctica de todo lo que sabemos y requiere de toda nuestra inteligencia emocional.

Tipos de Perfiles

Como decimos comúnmente, a cada quien lo suyo. Así que cada posición dentro de la estructura tendrá requisitos definidos y metas diferentes, dependiendo de su alcance e impacto en la organización. Los requisitos de cada perfil también estarán definidos por la industria en la que se participe. Para referencia les comparto algunas características básicas por tipo de posición.

Gerente de Compras

Es responsable del manejo de la gestión de compras. Estandarizar el proceso de compra y de la certificación de los suplidores, generar nuevas opciones de compra que cumplan con los requisitos exigidos por la organización y el manejo de proyectos de compras. Liderar el proceso de identificación de iniciativas de reducción de costos. Apoyar y supervisar a los integrantes del Departamento de Compras en la realización de sus funciones. Concienciar a los clientes internos de su responsabilidad sobre el proceso de compras. Es responsable de mantener la relación con los proveedores locales e internacionales, según aplique. Debe asegurar la capacidad de respuesta de los proveedores para que se mantenga un flujo continuo de materiales y no afectar la cadena de abastecimiento.

Comprador

Realizar procesos compras de la planta. Manejar los procesos de cotizaciones, negociaciones, acuerdos y gestión del rendimiento y las relaciones con proveedores aprobados o potenciales. Generar nuevas opciones de compra que cumplan con los requisitos exigidos por la organización y el manejo de proyectos de compras. Identificar iniciativas de reducción de costos.  Asegurar que  todas las compras lleguen a los clientes internos en tiempo oportuno. Llevar los registros auxiliares de los gastos por cada cuenta de presupuesto.

En adición a las características antes mencionadas, no podemos dejar de resaltar que el profesional de compras debe ser analítico, organizado, tener habilidades matemáticas y contables. Así como conocimiento del entorno económico en el que se desenvuelve la industria en la que participa.

Para concluir, tener un perfil de compras atractivo al mercado laboral nos exige formarnos y mantenernos en continuo aprendizaje. Las industrias cambian, el entorno cambia y con ambos también nosotros debemos cambiar. Al final, eso es lo que determinará qué tan exitosos seremos en la carrera profesional que elegimos desarrollar.

¿Cuáles son los materiales indirectos?

Los materiales indirectos son aquellos que se utilizan en el proceso de producción, sin embargo no son directamente rastreables en el producto final. Son considerados como parte de los gastos generales de administración y al igual que los materiales directos son parte de los gastos variables. Usualmente son pequeños, baratos y comprados en grandes cantidades.

Están sujetos a los requerimientos de los distintos departamentos de la empresa. Y aunque no van directamente al producto, pueden impactar la producción si se descuida su reposición. También están muy asociados a situaciones de urgencias y en ocasiones su impacto afecta la totalidad de los empleados. Además se le conoce como compras MRO (Maintenance, Repairs and Operations).

Importancia de los Materiales Indirectos

Aunque los materiales indirectos no tienen impacto directo sobre el producto. Cabe mencionar, que de no reponerse a tiempo pueden detener la producción. La gestión de compras de indirectos asociada a mantenimiento tiene un alto impacto en operaciones. Es decir, el mantenimiento oportuno a la maquinaria y a la infraestructura es clave para asegurar el flujo continuo de producción.

De igual manera, los materiales indirectos asociados a recursos humanos también pueden tener un alto impacto. Esto así, porque usualmente están asociados a actividades orientadas a mejorar la productividad y a motivar los empleados.

En resumen, a pesar de no ir directamente al producto pueden afectar su manufactura.

¿Cómo se miden los materiales indirectos? 

Este tipo de materiales se puede medir financieramente de dos formas:

La primera es incluirlos en los gastos generales de fabricación. En este caso, se asignan al costo de los bienes vendidos y al inventario final. Esta información se actualiza mensualmente y se asigna a las cuentas que se determinen al crear el presupuesto.

La segunda es cargar estos gastos a las cuentas predeterminadas en la medida en la que se incurre en ellos.

El método más utilizado es el primero ya que se considera más preciso. Aunque si la cantidad de materiales indirectos es pequeña, entonces se asumen como gastos tan pronto se incurre en ellos.

Para concluir, cabe mencionar que los materiales indirectos de producción usualmente no se manejan con un registro de inventario formal. En cambio, se utilizan sistemas informales de control para asegurar cuando reordenar estos materiales.

¿Cuáles son los materiales directos?

Los materiales directos son aquellos que se utilizan para la manufactura de un producto y que tienen trazabilidad. Estos están contenidos en la lista de materiales del producto. También la lista contiene el uso y el precio de los materiales para determinar el costo del producto. En algunos casos además se incluye algún cargo por gastos generales, aunque es atípico.

La clasificación de los mismos incluye los materiales que están físicamente en el producto, tanto material directo como sub-ensambles. Además, se considera también el desperdicio y desecho del proceso de manufactura. Por otro lado vale aclarar, que no se considera ningún material consumido como parte de los gastos generales necesarios para operar. Asimismo, son considerados como parte del gasto variable.

Importancia de los Materiales Directos

Los materiales directos usualmente representan un 50% del gasto de una empresa. Por tanto, su adecuada gestión es crítica para procesos de análisis de planeación y de finanzas. Tienen un alto impacto en el manejo de inventario y su falta detiene el proceso de producción. Lo que impacta directamente la labor directa.

Los materiales directos son identificables, medibles y se cargan directamente al costo de producción. Forman parte del producto final y su uso como factor de costos debe estar asociado a controles de uso de los mismos.

¿Cómo se miden los materiales directos?  

Los materiales directos usualmente se miden utilizando dos variantes, las cuales son:

Varianza del precio de compra: que se refiere a la diferencia entre el precio pagado (actual), para comprar un artículo y su precio estándar (costo), multiplicado por el número de unidades compradas en un periodo de tiempo específico.

Varianza del rendimiento de material: que se refiere a la diferencia entre la cantidad de material utilizado (actual) y la cantidad estándar que se espera usar (lista de materiales), multiplicada por el costo estándar de los materiales.

Para concluir, cabe mencionar que el seguimiento a los materiales directos es crítico. Esto así, porque su impacto en los resultados financieros de la empresa puede definir las ganancias o pérdidas de la misma.