Políticas y Procedimientos en la Gestión de Compras

Toda empresa define las reglas que van a regir su modo de operación. Las mismas están claramente definidas a fin de asegurar continuidad en los procesos. Además de implementar controles destinados a facilitar el proceso de toma de decisiones y la transparencia de las mismas. En ese sentido compras no es la excepción. Por tal razón tiene dentro de la organización sus propias políticas y procedimientos. Los cuales están orientados a garantizar un proceso eficiente y que fluya.

Las Políticas de Compras

Dentro de las políticas de compras se define el alcance de las decisiones y su impacto en el negocio. Y aunque en ocasiones estas políticas inician en otras áreas nos impactan de manera directa. Dentro de las más conocidas podemos mencionar las siguientes:

• La definición de tiempo de cobertura de inventario, nos da un horizonte de colocación de órdenes de compras basado en la cobertura.
• La política de firma de órdenes según el monto, nos indica quien tiene que aprobar la orden y que tan detallado debe ser el expediente de compras.
• Los términos y condiciones de pago, están asociados directamente al manejo del flujo de efectivo que desea lograr la empresa.
• La definición de la política para gastos de capital y la medición del retorno de la inversión.
• Y las compras en mercados a futuro.

Las políticas antes mencionadas son solo algunas de ellas y pueden variar de acuerdo a la naturaleza de la empresa. A su tamaño y al mercado en el que participe.

Los Procedimientos de Compras

Los procedimientos están creados para definir la gestión transaccional del proceso. Cubren el flujo de las distintas actividades que se realizan en el departamento y definen sus responsables. Los procedimientos son documentos vivos que se actualizan en la medida de lo necesario. Si la empresa tiene alguna certificación, los mismos pasan a ser documentos controlados.

Un procedimiento bien estructurado consta de las siguientes partes: propósito, objetivo, responsables, flujograma, descripción del proceso, documentos y formas anexas, e historial de revisión. Debe estar escrito en un lenguaje llano, ser claros, precisos y concisos, atendiendo al impacto que tienen en finanzas e inventarios. Por tal razón, es muy importante que cada integrante del área los conozca, ya que los mismos definen el alcance de la gestión.

Para concluir, las políticas y procedimientos definen y facilitan la gestión. Y en el caso de empresas multinacionales garantizan la estandarización en el manejo de áreas críticas que requieren niveles de control estrictos.