Preguntas claves para conocer el proveedor

¿Cómo saber durante una visita cuales son las preguntas claves para conocer mi proveedor? ¿Qué información necesito para crear el perfil de mi proveedor? Y para entender cuál será mi postura como cliente, pasivo o activo en cuanto al nivel de participación. La información correcta nos permitirá estar claros de las capacidades de nuestro proveedor y proyectar la relación de negocios a futuro.

Nos permiten conocer más detalladamente al proveedor. Entender sus planes a futuro e identificar donde encajamos en el mismo. Nos ayuda a trabajar en equipo con el proveedor en el desarrollo de nuevas tecnologías, adquisición de maquinaria e implementación de programas de mejora continua.

A continuación les comparto las diez preguntas que considero básicas para conocer el proveedor e indicarnos nuestra posición en el mismo. Cada una acompañada de una breve explicación para mayor entendimiento.

10 preguntas claves para el proveedor

¿En qué fecha se estableció la empresa?

Conocer el tiempo de establecido del proveedor nos da una idea del tiempo de experiencia que tiene dentro de la industria. En el caso de empresas familiares usualmente se mide por la participación de las distintas generaciones en la misma. En el caso de empresas por acciones, sociedades o empresas globales, más que el tiempo de establecidas lo que importa es el nivel de rotación de los empleados.

¿Cuál es el monto de las ventas anuales?

Al conocer cuál es el monto de las ventas anuales y sacar el porcentaje con respecto a nuestro gasto podremos de inmediato saber cuál será nuestra participación en el proveedor. Esta información nos permitirá definir la estrategia de negociación en lo que se refiere a términos, condiciones, soporte, precio y servicio.

¿Cómo está distribuida su cartera de clientes?

Es importante saber en cuales industrias o sectores participa y que porcentaje ocupa el que representamos. Esto nos permitirá saber que tan desarrollado está el proveedor y cual industria es la que marca la pauta a lo interno del proveedor. Esto impacta en las certificaciones que tenga el proveedor y los controles internos de producción y calidad. Igualmente en las empresas de servicios determinara la orientación de conocimientos de los recursos.

¿Cuál es su tiempo de entrega para productos o servicios nuevos y recurrentes?

Esta información nos permite planificar apropiadamente nuestros requerimientos. Debemos compartir esta información a lo interno de nuestra empresa para no afectar nuestros procesos internos. Debe haber variación en el tiempo de entrega de nuevos y recurrentes por el nivel de experiencia y procesos que solo se agotan la primera vez.

¿Cuál es el esquema de su jornada laboral?

Nos permite validar los días, la cantidad de turnos y las horas de trabajo, para fines de planificación de colocación de órdenes. También nos permite determinar la capacidad de trabajar horas extras  y en fines de semana. Y confirmar si el proveedor cumple con la jornada establecida por ley en el país que opera.

¿Cuál es su capacidad actual?

Ningún proceso productivo se maneja a capacidad total, lo ideal es manejar un 85% de la capacidad. ¿Por qué? Porque solo así el proveedor podrá cubrir picos en la demanda y tendrá espacio para capturar nuevos clientes. Si el proveedor trabaja un solo turno, tendrá espacio para crecer y cubrir incrementos de demanda.

¿Cuáles son los términos y condiciones para las órdenes de compra?

Recordemos que la orden de compra es un documento con peso legal. Muchas empresas no dan importancia a la colocación de los términos y condiciones. Y ante la falta de una de las partes se inician procesos de reclamación que afectan la relación de negocios. Definir el tiempo y las condiciones de pago, la fecha y forma de entrega y cualquier otra condición crítica es necesario para asegurar un proceso limpio y eficiente.

¿Cómo manejan la calidad en los productos o servicios?

El porcentaje de defectos o nivel de servicios aceptado debe estar claramente establecido. Esto evita la pérdida de tiempo en reclamaciones de crédito, de reposición de productos o reemplazo de servicios. Se debe definir claramente las expectativas  al inicio de la negociación. Se harán revisiones según aplique y dependiendo del histórico.

¿Cómo manejan el mantenimiento de maquinaria y equipos?

Para procesos de manufactura de productos es importante que se lleven a cabo programas de mantenimiento de equipos. Y también para servicios que requieran equipos. Esto en atención a que cualquier falla en los equipos afectara de manera directa las entregas y el servicio.

¿Qué plan de entrenamientos manejan?

Es importante que en los procesos que requieran supervisión de empleados estos estén bien entrenados. Ya que de ellos dependerá la eficiencia del proceso y la constancia del mismo. Por tal razón es necesario que se lleven programas de entrenamiento periódicos para nuevos empleados y de refuerzo para empleados que realicen labores recurrentes a fin de asegurar la integridad de los métodos establecidos.

Podemos concluir diciendo que estas preguntas son básicas y pueden ser aplicadas a proveedores de productos o servicios. La cantidad de preguntas aumentara dependiendo de la industria que se evalúe y sus elementos críticos.  De igual manera estarán asociadas a la importancia del producto o servicio recibido y del nivel de gasto que represente para la empresa.

Sin embargo, para mí lo más importante es que el comprador en la medida que conoce sus proveedores y sus procesos se convierte en experto en su gestión.  Permitiéndole hacer juicios de valor más objetivos y ser más eficiente en sus procesos de negociación. Sin que esto lo convierta en experto de una industria en específico y que aun así agregue valor a su empresa.