Procesos de licitación

Los procesos de licitación son utilizados para determinar o enfocar el gasto de una determinada categoría de productos o servicios. Sin embargo en la mayoría de los casos, este tipo de  procesos no se ejecuta de manera adecuada. Por tanto se pierden oportunidades de ahorro, se hacen entregas de productos con mala calidad o los términos y condiciones no son los más favorables.

Para que un proceso de licitación sea exitoso es sumamente importante definir lo siguiente: las especificaciones deben ser acordadas con el usuario interno, desarrollar un proceso de RFx, evaluar las ofertas y negociar con el mejor proveedor, evaluar términos del contrato y siempre manejar procesos de licitación con un alto nivel de ética. De todo esto hablaremos en detalle a continuación.

Fases claves de un proceso de licitación

1. Desarrollo de la especificación: aquí consideramos cuales son las necesidades del cliente interno. Como “compradores” nos toca retar y traducir estas necesidades en especificaciones que el proveedor pueda comprender y convertir en entregables.
2. Evaluación de mercado: nos toca buscar información de oferta y demanda para poder evaluar nuestras opciones. Partiendo de la información obtenida se envían las solicitudes de información y/o de cotización según aplique.
3. Negociación: en esta fase se evalúan las propuestas recibidas y empezamos el proceso de negociación con los proveedores con mejores condiciones-precio.
4. Discusión del contrato: en esta fase se prepara un contrato formal con el proveedor en el cual queden claramente delimitadas

Cuando se trabaja un proceso de licitación, el comprador trabaja en colaboración con los clientes internos y/o dueños del presupuesto. En este proceso su intervención en la primera fase es del 70%, lo que decrece en las fases posteriores hasta el 30%.

Objetivos de un proceso de licitación

Los objetivos de un comprador en todo proceso de licitación varían de una fase a otra. Así en la primera fase, debe concentrarse en reducir el costo total del producto o servicio. Ademas de asegurarse que tiene suficientes competidores para la etapa de negociación. De igual forma, en la fase de evaluación del mercado debe asegurarse de manejar información confiable. En este caso puede considerar apoyarse en los proveedores como expertos en su industria y como una fuente de información confiable. Y pasar al proceso de RFx según se necesite.

En la fase de negociación debe analizar las ofertas y seleccionar las que más se ajusten a los requerimientos. Solo entonces nos preparamos para negociar. Es en este punto debemos tener definidos los resultados que esperamos obtener del proceso. Es importante retroalimentar a todos los participantes del proceso de licitación.

La última fase, que corresponde a formalizar un contrato que vincule al comprador y el proveedor. Debe estar apoyada por el departamento legal, el cual en muchas empresas ya maneja contratos base para estos procesos. Considere siempre incluir en su contrato la duración del mismo y cláusulas de salida que permitan minimizar el costo de cambiar de un proveedor a otro.

La ética en un proceso de licitación

En un proceso de licitación ambas partes comprador y proveedor están actuando en representación de su empresa. Por tanto, son responsables de mantener altos los códigos de conducta y los niveles de integridad en el proceso de negociación y hasta culminar la licitación.

En ese sentido es importante mantenerse dentro de las leyes del país en el cual su compañía opera y está establecida legalmente. Y asegurarse de mantener la confidencialidad del intercambio de información entre las partes. En estos casos debe limitarse a revelar esta información a terceros que no formen parte del proceso. Siempre que se observen las reglas de su empresa durante el proceso podrá garantizar su transparencia y lograr los objetivos esperados.

Para concluir, es importante que pensemos siempre que en cada proceso estamos como representantes de la empresa. Ademas de representarnos a nosotros mismos como marca profesional. El manejo de procesos de envergadura con altos niveles de ética e imparcialidad será parte de nuestros logros también. Mostrándonos como profesionales de valor, justos y enfocados a cumplir con nuestro rol dentro un marco ético impecable.