Relaciones interdepartamentales en la cadena de suministros

Las acciones tomadas en cualquier punto de la Cadena de Suministros afectan directa o indirectamente todas las áreas. Es importante que exista una sincronización en las acciones de las áreas que interactúan en ella y los individuos deben tener una visión del impacto de sus decisiones sobre la misma sin importar su área de responsabilidad.

Esto así, porque una acción puede causar una reacción que afecte nuestro bien más preciado… “el cliente”. Segregando la amplitud que puede tener este tema, me gustaría abordar la relación existente entre Orden de Materiales o Servicios – Recibos – Cuentas por Pagar. Estas tres áreas impactan la cadena de suministros y afectan el flujo de manufactura. Si colocamos  una orden de compras y una vez esta es recibida en nuestra facilidad, se procede a consumir el material sin hacer recibo en el sistema… qué cree usted que pasará después?

Proceso Interdepartamental de la Cadena de Suministros

¿Qué pasa cuando no seguimos la relación de las áreas en la Cadena de Suministros?  Lo que pasa es que se “arma un lío”, porque… bueno por lo siguiente:

1. Se recibe la mercancía y no hay constancia de recibo interno.
2. Se consume la mercancía, en este punto ya pasado un tiempo… ni recordamos si llego o no llego… viene la duda.
3. .. la factura llega a Cuentas por Pagar y es retenida para pago porque no se ve recibo en el sistema. Comienza la película.
4. Cuando se vence la factura que el proveedor reclama el pago… y comienzan las averiguaciones.
5. Hay que contactar al proveedor y pasar la vergüenza de pedirle una prueba de entrega, porque aquí no se puede confirmar internamente si llego la mercancía.
6. Y una vez enviada entonces requerir que se digite el recibo en sistema… qué pasa con nosotros?

Imagen en Proveedor

¿Qué proyecta nuestra cadena de suministros? Después de “desarmado el lío”, la imagen nuestra es la que sigue:

1. Inexactitud de inventarios porque lo físico no concuerda con el sistema.
2. Malestar interdepartamental por la naturaleza de la situación… yo pido, tu no recibes, no se gestiona el pago a tiempo, etc.
3. Fallos de producción por falta de materiales.
4. Retención de despachos de parte del proveedor, por falta de pago.
5. Imagen de la empresa afectada ante el proveedor… somos una gran empresa, pero no somos organizados.
6. El proveedor no confía en la información que proveemos e incluso hace juicios de nuestros recursos internos.

Por estas razones, hay que alejar el zoom de la cámara! Es importante que todos veamos más allá de nuestra área funcional y evaluemos el impacto de las decisiones de manera general. Cuidar nuestros productos y nuestra marca, es cuidarnos a nosotros como profesionales. El nivel de manejo de las operaciones de las empresas es un reflejo de cada uno de nosotros.

Nos toca a nosotros como compradores, ser guía interna y externa para ayudar a alinear procesos. Para educar nuestros clientes internos y nuestros proveedores, a trabajar para el beneficio mutuo. Es nuestro rol agregar valor a la Cadena de Abastecimiento y ayudar a nuestros proveedores a crecer. En la medida que ellos tengan procesos más robustos, en esa misma medida podrán apoyar nuestros procesos de manufactura y movernos juntos al siguiente nivel.