La orden de compra es un documento con peso legal. En muchas empresas este documento no se entrega al proveedor por desconocimiento. Es el documento que avala la transacción y en el que se establecen los términos y condiciones de la orden de compra. Las responsabilidades de las partes y las consecuencias ante las faltas.
Existen términos y condiciones que son estándares. Además, cabe mencionar que cada empresa ajusta los términos y condiciones dependiendo de su naturaleza. En este caso nos referimos a manufactura o servicio. Se considera que el Proveedor ha aceptado los términos al aceptar la Orden de compra, entregar la mercancía y / o prestar los servicios requeridos.
Términos comunes en la orden de compra
- La aceptación de la orden de compra: para esto debe confirmar al comprador si podrá cumplir con el producto o servicio requerido en el tiempo esperado. El tiempo de confirmación de parte del proveedor no debe exceder las 48 horas.
- Incumplimiento: el tiempo es esencial. Si el proveedor no cumple en el tiempo requerido, el comprador puede cancelar parcial o totalmente la orden. Si el incumplimiento afecta de alguna manera al comprador, el vendedor es responsable del pago de labor que se genere.
- Precio: debe mantenerse hasta la entrega del producto o servicio. Si hace mucho tiempo que no se ordena el material o servicio. Entonces es válida la re-cotización del material o servicio.
- Facturas, pago e impuestos: Los documentos relacionados a pago deben ser entregados conjuntamente con la orden de compra. Esto así, para garantizar el procesamiento oportuno de los pagos y evitar situaciones con el proveedor.
- Empaque: el producto o servicio debe llegar con las condiciones acordadas al momento de cierre de la orden de compra. El empaque permite que el proceso de recibo sea más fluido.
- Inspección de calidad: todo lo que se reciba, sea un producto o un servicio estará sujeto a inspección y pruebas previo a su liberación y aprobación final.
Los términos antes mencionados son solo algunos de los que podemos utilizar. Estarán directamente relacionados a la naturaleza de la empresa y su gestión. Cláusulas de terminación de contrato, garantías, responsabilidad legal, confidencialidad de la información, son otros términos y condiciones que deben tener disponibles.
Para concluir, es muy importante definir en una orden de compra los niveles de responsabilidad en cada término y condición escogida. De ello dependerá que ante cualquier eventualidad las partes estén claras del compromiso asumido. Y que asuman su responsabilidad en caso de que sea necesario.
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