Términos y condiciones de la orden de compra

La orden de compra es un documento con peso legal.  En muchas empresas este documento no se entrega al proveedor por desconocimiento. Es el documento que avala la transacción y en el que se establecen los términos y condiciones de la orden de compra. Las responsabilidades de las partes y las consecuencias ante las faltas.

Existen términos y condiciones que son estándares. Además, cabe mencionar que cada empresa ajusta los términos y condiciones dependiendo de su naturaleza. En este caso nos referimos a manufactura o servicio. Se considera que el Proveedor ha aceptado los términos al aceptar la Orden de compra, entregar la mercancía y / o prestar los servicios requeridos.

Términos comunes en la orden de compra

1. La aceptación de la orden de compra: para esto debe confirmar al comprador si podrá cumplir con el producto o servicio requerido en el tiempo esperado. El tiempo de confirmación de parte del proveedor no debe exceder las 48 horas.
2. Incumplimiento: el tiempo es esencial. Si el proveedor no cumple en el tiempo requerido, el comprador puede cancelar parcial o totalmente la orden. Si el incumplimiento afecta de alguna manera al comprador, el vendedor es responsable del pago de labor que se genere.
3. Precio: debe mantenerse hasta la entrega del producto o servicio. Si hace mucho tiempo que no se ordena el material o servicio. Entonces es válida la re-cotización del material o servicio.
4. Facturas, pago e impuestos: Los documentos relacionados a pago deben ser entregados conjuntamente con la orden de compra. Esto así, para garantizar el procesamiento oportuno de los pagos y evitar situaciones con el proveedor.
5. Empaque: el producto o servicio debe llegar con las condiciones acordadas al momento de cierre de la orden de compra. El empaque permite que el proceso de recibo sea más fluido.
6. Inspección de calidad: todo lo que se reciba, sea un producto o un servicio estará sujeto a inspección y pruebas previo a su liberación y aprobación final.

Los términos antes mencionados son solo algunos de los que podemos utilizar. Estarán directamente relacionados a la naturaleza de la empresa y su gestión.  Cláusulas de terminación de contrato, garantías, responsabilidad legal, confidencialidad de la información, son otros términos y condiciones que deben tener disponibles.

Para concluir, es muy importante definir en una orden de compra los niveles de responsabilidad en cada término y condición escogida. De ello dependerá que ante cualquier eventualidad las partes estén claras del compromiso asumido. Y que asuman su responsabilidad en caso de que sea necesario.